1. Como cadastrar o usuário?
2. Quais são os níveis de acesso disponíveis?
3. Como aceitar convites?
4. Como configurar o usuário?
5. Como definir em massa os grupos de trabalho e níveis de acesso dos usuários?
6. Como definir custos de mão de obra?
7. Como cadastrar o custo da hora extra?
8. Como adicionar a disponibilidade do usuário?
9. Como cadastrar as ausências do usuário?
10. Como adicionar o modelo de visualização do Artia
11. Como adicionar as competências dos usuários?
12. Como associar o usuário a equipes?
13. Como vincular um centro de custo a um usuário?
14. Como definir em massa os grupos de trabalho e níveis de acesso para usuários?
15. Como remover em massa os usuários?
16. Como suspender e reativar usuários?
17. Como importar usuários
18. Como exportar a lista de usuários?
19. Como cadastrar usuários terceiros?
20. Como utilizar os filtros na seção de usuários?
21. Como cadastrar equipes?
22. Como cadastrar competências?
Configurar usuários corretamente no Artia é essencial para garantir que cada pessoa tenha acesso às ferramentas e informações necessárias para desempenhar seu papel, sem comprometer a segurança ou organização dos dados. Essa configuração otimiza a gestão de projetos, evitando erros operacionais, assegurando o cumprimento de responsabilidades e promovendo um fluxo de trabalho eficiente e colaborativo.
1. Como cadastrar o usuário?
O primeiro passo é acessar o menu superior à esquerda da tela, clicar no nome da sua organização e selecionar "Configurar Organização", conforme imagem abaixo:
Figura 1 - Tela inicial com o menu de Organização e opção para Configurar Organização
Clique em Usuários e em Novo usuário:
Figura 2 - Menu de configuração na seção de Usuários e opção de Novo Usuário
Insira o nome e o e-mail do usuário (preferencialmente um e-mail corporativo):
Figura 3 - Janela para inserção do nome do novo usuário e e-mail
Em Tipo de Usuário, selecione qual tipo será:
Figura 4 - Opções disponíveis de Tipo de Usuário
2. Quais os níveis de acesso disponíveis?
Em níveis de acesso, você pode personalizar as permissões conforme a necessidade da organização. O grupo de trabalho é uma área onde equipes podem organizar e gerenciar projetos e tarefas de forma colaborativa. Ele permite definir níveis de acesso e personalizar permissões para cada membro, de acordo com suas responsabilidades, garantindo um controle eficiente sobre as atividades e informações compartilhadas no projeto.
Por exemplo, um usuário pode ter o nível de acesso de Líder em um grupo de trabalho e um acesso Restrito em outro. Além disso, em cada nível de acesso, há permissões adicionais que também podem ser configuradas para atender requisitos específicos de cada um.
2.1 Tipos de Usuário:
Externo
O usuário Externo é uma opção gratuita e flexível, ideal para terceiros que precisam acompanhar atividades e projetos, como clientes ou parceiros externos. Esse tipo de usuário não possui permissão para gerenciar atividades, registrar horas, ou visualizar dados como início e término real de uma tarefa. Ele tem acesso limitado e só consegue visualizar as informações planejadas, como prazos e descrições, além de interagir com comentários e inserir arquivos nas atividades.
Para que o Externo tenha visibilidade de algo, ele deve ser especificamente associado às atividades ou projetos desejados, garantindo um controle seguro e direcionado do que será acessado.
Líder / Colaborador / Restrito
O usuário Líder tem total liberdade no Grupo de Trabalho. Ele pode gerenciar projetos, configurar cronogramas, definir prazos, recursos e acessar relatórios. Além disso, o Líder visualiza todas as atividades e pode alterar ou adicionar informações conforme necessário para o bom andamento do projeto.
O usuário Colaborador possui permissões para executar somente atividades quem foram atribuídas a ele dentro do Grupo de Trabalho. Ele poderá registrar horas, trocar situação da atividade que estiver associado, caso o usuário colaborador tenha o acesso de alterar a situação, porém se não estiver associado à atividade, ele não irá conseguir altera-la,fazer comentários, atualizar o projeto (cálculo), anexar arquivos, criar e editar visões de listas seja na lista de atividades ou no kanban. No entanto, o Colaborador não tem permissão para visualizar o Gantt, criar e editar lançamentos financeiros, exceto para criar e editar Report de Despesas.
O usuário Restrito possui permissões limitadas, podendo visualizar somente as atividades e projetos aos quais foi associado. Poderá registrar horas, alterar a situação das atividades - se permitido pelo líder em permissões adicionais, fazer comentários. Além disso, o usuário Restrito também não tem acesso ao Gantt, não pode criar ou editar lançamentos financeiros.
Administrador
O usuário Administrador tem permissões amplas para gerenciar e configurar o sistema, com acesso a diversas funcionalidades essenciais. Ele pode realizar configurações da organização, criar e gerenciar Grupos de Trabalho, além de visualizar e cadastrar custos de mão de obra. O Administrador também tem a permissão de criar contratos dentro do sistema.
Embora o Administrador seja um tipo de usuário e não um nível de acesso, normalmente ele possui um nível de Líder nos grupos de trabalho, o que garante permissões avançadas para gerenciar e acompanhar as atividades dentro desses grupos. Esse perfil permite uma gestão completa da organização, incluindo configurações e ajustes cruciais para o bom funcionamento da plataforma.
2.2 Permissões adicionais
Cada tipo de usuário possui permissões adicionais que permitem um controle mais flexível sobre as funcionalidades da plataforma. Essas permissões são configuradas para atender às diferentes necessidades e responsabilidades de cada usuário, tornando-o mais autônomo e menos restrito em suas ações. No entanto, a liberação dessas permissões adicionais é responsabilidade do Administrador, que tem o controle total para ajustar as configurações e garantir que os usuários tenham acesso aos apps necessárias para realizar suas funções de forma eficaz, respeitando as políticas de segurança e as necessidades da organização.
Figura 5 - Tela de ajuste de Permissões Adicionais
2.3 Como permitir realizar apontamentos para outros usuários?
Esta funcionalidade somente permite os usuários com perfil de Administrador ou Líder a realizar apontamentos para outros usuários (Restrito, Colaborador e Líder), desde que sejam participantes da atividade.
Importante: Não será possível apontar para usuários terceiros / externos.
Para conceder a autorização de apontamentos para outro usuário, basta permanecer na edição do usuário selecionado, na opção Segurança e ir até a opção Permissões Adicionais;
Selecione o nível de acesso líder e libere a opção de Apontar para outro Usuário;
3. Como aceitar convites?
O usuário receberá o convite via e-mail com um link que te redirecionará a tela de login do Artia, para acessar a organização:
Figura 7 - Convite recebido via e-mail com o link de acesso ao Artia
Na tela de login, o usuário deve preencher os campos solicitados, inserindo o e-mail utilizado para receber o convite e a senha de acesso.
Após realizar o cadastro, o usuário deve acessar sua organização e no canto superior direito da tela, clicar no ícone de Notificações. Lá, ele verá o convite para ingressar no grupo de trabalho ao qual foi convidado.
Figura 10 - Notificação enviada quando há um convite ao usuário para um grupo de trabalho
Importante: Para enviar convites, checar o item 1. Como cadastrar o usuário.
4. Como configurar o usuário?
Na tela de Configuração da Organização, na seção Usuários, o administrador pode acessar o menu ao lado direito de cada usuário, clicando no ícone de engrenagem. Nesse menu, estão disponíveis três opções: Histórico, Editar e Remover:
Na opção Histórico, o administrador poderá acessar o registro completo das movimentações de cada usuário, visualizando todas as ações realizadas.
5. Qual é a finalidade da opção de segurança?
Permite alterar o nível de acesso do usuário nos diferentes grupos de trabalho, garantindo o controle sobre as permissões de visualização e execução de tarefas.
Figura 13 - Tela da seção de Segurança
Importante: Ao alterar o tipo de usuário, será exibido um aviso informando a permissão atual e a nova permissão do usuário. Após ler o aviso, clique em OK para confirmar a ação. A troca pode aumentar ou diminuir as permissões do usuário, como no exemplo de alteração de Administrador para Líder/Colaborador/Restrito. Não se esqueça de salvar a alteração clicando no botão Salvar ao final da tela.
6. Como definir custos de mão de obra?
Na opção "Financeiro", o administrador pode permitir ou restringir o acesso do usuário à visualização da listagem de lançamentos financeiros, incluindo registros de recursos.
Na opção de “Aprovador”, o administrador poderá designar o usuário como aprovador de reportes de despesas.
O administrador pode configurar o custo da mão de obra de cada usuário, especificando o valor da hora e o período de validade para o cálculo. Esse valor será sempre registrado como negativo, refletindo seu caráter de gasto. Essa configuração permite o acompanhamento das horas previstas e realizadas, contribuindo para uma análise mais precisa dos custos.
7. Como cadastrar o custo da hora extra?
Ao acessar Configuração da Organização > Usuário > Aba 'Horas Extras', o administrador pode configurar as regras de horas extras para a organização. Nessa tela, é possível definir as regras para classificação das horas normais e extras, além de configurar os acréscimos aplicados ao custo do usuário. A interface oferece flexibilidade para ajustar as opções de acordo com as necessidades da organização, garantindo uma gestão eficiente das horas extras.
Na opção nome adicione o título para identificar a hora extra
Em hora extra defina regra de classificação das horas extras. O campo oferece três opções:
- Definir no apontamento: Oferece um campo no modal de apontamento, permitindo que o usuário escolha manualmente se a hora será normal ou extra.
- Apontamentos fora do período de trabalho: Considera o horário de trabalho definido para a organização ou, se configurado, o horário personalizado do usuário.
- Apontamentos acima da capacidade diária: Considera as horas disponíveis no dia, independentemente do período de trabalho definido.
Importante: As regras "Apontamento fora do período de trabalho" e "Apontamentos acima da capacidade diária", separa os apontamentos de horas normal e extra ao rodar o cálculo de apontamento
Em % de acréscimo inclua o acréscimo no custo do usuário quando houver hora extra.
Após criar a regra, você conseguirá realizar algumas ações na tela:
Para vincular um usuário à regra de hora extra, selecione o ícone abaixo. Ao fazer isso, será exibido um modal com a lista de todos os usuários ativos:
Para editar as informações das regra de hora extra, selecione o seguinte ícone:
Para excluir a regra de hora extra, selecione o seguinte ícone:
8. Como adicionar a disponibilidade do usuário?
Permite configurar a carga horária e a capacidade do usuário, ajustando limites para apontamentos e bloqueios de horas em períodos específicos. O administrador pode optar por aplicar os Padrões da Organização ou personalizar a configuração de acordo com a carga horária específica do usuário, desativando a opção padrão.
Figura 20 - Seção de Disponibilidade, mostrando as configurações possíveis e como Salvar
9. Como cadastrar as ausências do usuário?
O administrador pode registrar ausências programadas, como férias, folgas ou dias de ausência por atestado, garantindo que o sistema saiba quando o usuário estará indisponível para atribuição de tarefas. Isso também permite replanejar o cronograma, levando em consideração as ausências dos recursos nos cálculos de Término Estimado das Atividades, Cálculo de Atividade e Cálculo de Projetos.
Basta inserir o título da ausência e período de início e fim, conforme imagem abaixo:
Figura 21 - Tela de configuração de Ausências no usuário
Importante: Ausências serão contabilizadas apenas para usuários associados como Responsável e Participante das Atividades. Além disso, a duração máxima de uma ausência pode ser de até 1 (um) ano.
10. Como adicionar o modelo de visualização do Artia
Na opção APPS, o administrador poderá escolher entre a visualização padrão de apps da organização ou escolher a visão já personalizada para o usuário.
Figura 22 - Tela de escolha de visualização de Apps
11. Como adicionar as competências dos usuários?
O sistema permite escolher quais competências o usuário possui, para melhor alinhamento com as tarefas e funções atribuídas dentro dos projetos.
Figura 23 - Tela de configuração de Competências
Observação: Para criação das competências de seus usuários, basta verificar o tópico 10. como cadastrar competências?
12. Como associar o usuário a equipes?
O administrador pode associar o usuário a equipes específicas, garantindo sua participação nas atividades e projetos corretos.
Observação: Para criação das equipes, verifique o tópico 9. Como cadastrar equipes?
Figura 24 - Tela de configuração de Equipes
13. Como vincular um centro de custo a um usuário?
Esse campo permite que centros de custo sejam atribuídos por períodos específicos para cada usuário.
O campo disponibiliza um cadastro rápido, simplificando o registro de novos centros de custo ao informar o período. É importante ressaltar que não é permitido criar dois períodos com datas conflitantes. Quando um centro de custo está vinculado ao perfil do usuário durante um período específico, essa informação será aplicada aos apontamentos realizados nesse intervalo.
O administrador poderá escolher o centro de custo existente na listagem ou cadastrar de forma rápida. Basta clicar em Novo centro de custo, preencher os campos Nome e Código que são obrigatórios para o cadastro, sendo possível utilizar nomes repetidos, mas com a exigência de que cada código seja único. Ambos os campos permitem a inserção de números, letras e caracteres especiais.
Figura 25 - GIF demonstrando como configurar o Centro de Custo
14. Como definir em massa os grupos de trabalho e níveis de acesso para usuários?
Na seção de usuários, na parte central da tela, o botão Ações permite definir grupos de trabalhos e níveis de acesso de forma massiva ou selecionar usuários específicos.
Na lista exibida, escolha e selecione os usuários que deseja incluir na configuração.
Certifique-se de marcar todos aqueles que compartilharão o mesmo grupo de trabalho e nível de acesso. Em seguida, clique no botão "Ações", localizado na parte central da tela, e selecione a opção Definir Grupo de Trabalho.
Uma janela será exibida, permitindo escolher os grupos de trabalho que serão atribuídos aos usuários selecionados.
Escolha os grupos desejados, podendo incluir um ou mais, conforme necessário.
Após definir os grupos, configure o nível de acesso para esses usuários, selecionando a opção que melhor se adequa. Para finalizar, clique em Convidar para aplicar as alterações.
Todos os usuários selecionados serão atualizados com os grupos e níveis de acesso definidos, facilitando a gestão de permissões de forma prática e eficiente.
15. Como remover em massa os usuários?
Na seção de usuários, na parte central da tela, selecione quais usuários deseja remover.
Após selecionar, clique no botão "Ações" e escolha a opção "Remover".
Importante: O usuário só poderá ser removido se não tiver histórico registrado. Caso haja histórico, ele será suspenso, as informações serão mantidas, mas o usuário suspenso não poderá mais acessar o sistema.
16. Como suspender e reativar usuários?
16.1 Como suspender usuários?
Para suspender um usuário, acesse Organização > Configurar Organização > Usuários. Em seguida, clique na engrenagem no canto direito, ao lado do usuário que deseja suspender e em remover.
Importante: O usuário só poderá ser removido se não tiver histórico registrado. Caso haja histórico, ele será suspenso: o histórico será mantido, mas o usuário não poderá mais acessar o sistema.
16.2 Como reativar um usuário suspenso
Acesse a opção "configurar organização":
Figura 31 - Onde localizar a funcionalidade configurar organização.
Figura 32 - Menu usuários.
Utilize o filtro de tipos de usuários e selecione a opção "Suspenso".
Clique em filtrar:
Figura 34 - Botão de filtrar.
Para localizar o usuário suspenso, você pode procurar pelo nome, e-mail ou navegar na lista de usuários. Após encontrá-lo, clique na engrenagem e selecione a opção "Editar".
Ao abrir o painel com as informações do usuário, selecione o tipo de usuário e o nível de acesso em cada grupo de trabalho. Em seguida, clique na bolinha de ativação para que ela fique verde.
Clique em "Salvar" e o usuário receberá um convite para retornar ao Artia. Em seguida, siga o tópico 3, "Como aceitar convites".
17. Como importar uma planilha de usuários?
Na seção de usuários, na parte central da tela, clique sobre o botão Importar:
Uma janela será exibida com um link para download de um modelo de planilha de usuários, disponível no formato CSV, localizado no canto superior esquerdo da guia. Além do modelo, estará disponível o campo para selecionar o arquivo CSV preenchido, que será importado.
Na mesma janela, há um campo para escolher o Separador. Certifique-se de escolher ponto e vírgula para a importação.
No campo Delimitador, não é necessário preencher.
Na mesma tela, aparecerá o histórico de importações dos usuários.
17.1 Como preencher a planilha modelo de usuários?
Clique em “Modelos de arquivo usuário.csv”, baixe a planilha modelo e preencha com o nome, e-mail e tipo do usuário:
Após realizar o preenchimento da planilha modelo com os usuários que serão importados, baixe a planilha no formato CSV. Importe o arquivo, clicando no botão importar e escolha o arquivo CSV.
18. Como exportar a lista de usuários?
Na seção de usuários, na parte central da tela, clique sobre o botão "exportar":
Importante: As informações exportadas não refletem exatamente a lista exibida na tela. Na exportação, sempre serão incluídos todos os usuários que aceitaram o convite para ingressar na organização.
Além disso, a exportação em formato CSV considera apenas:
Usuários não pendentes (ou seja, que já aceitaram o convite);
Usuários que possuem um e-mail definido como padrão;
Usuários associados a grupos de trabalho que não foram apagados.
A planilha exportada mostrará as seguintes informações: ID, Nome, E-mail, Histórico - Mês anterior, Logins - Mês anterior, Histórico - Mês atual, Logins - Mês atual e Permissão.
19. Como cadastrar usuário terceiro?
O cadastro de terceiros é uma funcionalidade que permite incluir o nome de pessoas que, apesar de não serem usuários ativos, estão envolvidas no projeto ou atividade para fins de visibilidade e organização. Esses terceiros não executam ações no sistema, dessa forma não precisam que sejam inserido e-mail em seu cadastro. Sua inclusão serve apenas para que o gerente de projetos tenha conhecimento de sua participação e possa alocá-los no cronograma ou na equipe, garantindo uma visão completa dos recursos disponíveis e envolvidos.
Para cadastrar um usuário terceiro, siga os passos abaixo:
Permaneça na seção de usuários e vá em Selecione um Grupo de Trabalho localizado na parte central da tela no qual deseja cadastrar o usuário terceiro;
Clique no botão Filtrar, localizado no canto direito da tela, para buscar e confirmar o grupo de trabalho onde o usuário terceiro será cadastrado;
Após selecionar o grupo de trabalho onde deseja cadastrar o usuário terceiro, acesse o canto inferior direito da tela e clique no botão Adicionar Terceiro, insira o nome e clique em salvar.
Ao cadastrar um usuário terceiro, você também terá opções adicionais disponíveis ao lado do nome. No canto inferior direito, clicando no botão de engrenagem, é possível Editar, Transformar em Usuário Pagante ou Remover o terceiro cadastrado.
20. Como utilizar os filtros na seção de usuários?
Selecionar o Grupo de Trabalho: Escolha o grupo desejado e clique em Filtrar;
Definir o Tipo de Usuário: Escolha o tipo de usuário que deseja configurar e clique novamente em Filtrar;
Selecionar o Nível de Acesso: Escolha o nível de acesso desejado e finalize clicando em Filtrar;
Importante: Para visualizar corretamente os níveis de acesso disponíveis no grupo de trabalho, é fundamental seguir a ordem informada anteriormente.
Seguir este fluxo garante que as informações sejam exibidas corretamente e que você configure os usuários de forma precisa.
21. Como cadastrar equipes?
Permaneça na seção Usuários e navegue até a aba Equipes, localizada na parte superior da tela, selecione a aba Equipes.
No campo Nome, digite o nome da equipe que deseja cadastrar;
Após inserir o nome, clique no botão Salvar para registrar a nova equipe;
Use os botões ao lado de cada equipe para:
Adicionar usuários (ícone de pessoas);
Editar o nome da equipe (ícone de lápis);
Excluir a equipe (ícone de lixeira);
22. Como cadastrar competências?
Permaneça na seção Usuários e navegue até a aba Competências, localizada na parte superior da tela, selecione a aba Competências.
No campo Nome, digite o nome da competência que deseja cadastrar;
Após inserir o nome, clique no botão Salvar para registrar a nova competência;
Use os botões ao lado de cada competência para:
Adicionar usuários (ícone de pessoas);
Editar o nome da competência (ícone de lápis);
Excluir a competência (ícone de lixeira);
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