1. O que são situações?
2. Como cadastrar situações pela Configuração da Organização?
3. Como cadastrar situações pela capa do projeto?
4. Como cadastrar situações pela capa da atividade?
5. Como habilitar situações no grupo de trabalho?
1. O que são situações?
A situação no Artia permite controlar o status das atividades e projetos dentro do seu fluxo de trabalho. Uma situação representa o estágio em que uma atividade ou projeto se encontra, e ela pode ser ajustada de acordo com a necessidade do seu processo.
2. Como cadastrar situações pela Configuração da Organização?
O primeiro passo é acessar a configuração da organização, que fica no canto superior esquerdo sobre o nome da sua empresa e clicar em Configurar Organização.
Figura 1 - Menu com lista suspensa ao clicar no nome da Organização com a opção Configurar organização destacada
O segundo passo é acessar a aba Configurações, localizado ao lado esquerdo da tela e clicar sobre o menu Personalização.
Na parte superior da tela, clique na segunda aba chamada Situação.
Figura 2 - Menu de Configurações com o caminho de Personalização e aba de Situação destacada
Ao criar uma situação, é necessário preencher cinco campos. Siga as instruções abaixo para garantir que todos os campos sejam configurados corretamente:
Primeiro campo: escolha entre atividade ou projeto.
Atividade: Caso a situação esteja vinculada a uma tarefa específica;
Projeto: Se a situação for referente ao projeto como um todo;
Segundo campo: escolha o nome da situação. Informe um nome que identifique claramente a situação. Este será o título exibido na listagem.
Terceiro campo: escolha em qual estado a situação permanecerá
Selecione o estado da situação, que pode ser:
Pendente: é o estado utilizado para criação de situações que precisam manter o projeto/atividade abertos;
Encerrado: é o estado utilizado para criação de situações que precisam manter o projeto/atividade fechados (100% completo).
Quarto campo: selecione o Grupo de Trabalho que deseja cadastrar a situação.
Importante: ao cadastrar uma situação e vinculá-la a um grupo de trabalho específico, é importante observar que, se um novo grupo de trabalho for criado, será necessário editar cada situação e inclui-los no novo grupo.
Quinto campo: ordenação. Defina a ordem numérica da situação. Esse número será utilizado para organizar as situações de forma sequencial ou prioritária.
Após cadastrar a situação, clique em adicionar.
Figura 3 - GIF demonstrando como criar uma situação
Após criar as situações, elas serão listadas com as seguintes colunas:
Situações criadas para Atividades
Ord. (ordem definida); Situação; Estado e Ativo
Observação: Se a situação for para atividades ou projetos, a exibição segue o mesmo padrão.
Situações criadas para Projetos
Ord. (ordem definida); Situação; Estado e Ativo
No lado direito de cada situação, estarão disponíveis os seguintes botões
Ícone Ativar e Desativar: é possível desativar a situação da atividade ou projeto;
Editar (ícone de lápis): Permite alterar o nome e a ordem da situação;
Importante: O estado de uma situação não pode ser modificado. A opção "Alterar" permite apenas editar o nome e a ordem. Caso precise utilizar um estado diferente, crie uma nova situação com as configurações desejadas. Depois disso, se a situação anterior não for mais necessária, recomendamos desativá-la.
Apagar (ícone de lixeira): Para remover a situação, caso ela não tenha sido utilizada.
Figura 4 - Aba de Situação mostrando a listagem de situações criadas e ícones para ações
Observação: se houver uma situação desativada na configuração da situação, ela não será apresentada nessa tela dentro do grupo de trabalho em que foi desativado. Além disso, somente as situações habilitadas no grupo de trabalho serão apresentadas como opção de situação no projeto e/ou atividade.
Importante: Para que uma situação possa ser excluída, ela não deve estar vinculada a nenhuma atividade, checklist ou apontamento.
3. Como cadastrar situações pela capa do Projeto?
Localize o grupo de trabalho que fica ao lado esquerdo da tela, e clique no projeto que deseja cadastrar a situação.
Figura 5 - Tela mostrando a seleção de grupo de trabalho e projeto destacado
Localize o app Informações para acessar a capa do projeto. Caso não esteja no menu acima de aplicativos, adicione o app informações localizadas no botão +.
Figura 6 - Capa do Projeto com a aba Informações destacada
Localize o campo de situação que fica na capa do projeto (ao lado da opção de apagar) e clique sobre a opção de Nova situação.
Figura 7 - Lista suspensa ao clicar na situação com a opção de Nova situação destacada
Ao clicar sobre a opção nova situação, aparecerá uma tela para inserir o nome da situação e em que estado ela ficará.
Figura 8 - Modal de Nova situação com campos de Nome da Situação e Estado para preenchimento e botão de Cadastrar destacado
4. Como cadastrar situação pela capa da Atividade?
Localize o grupo de trabalho que fica ao lado esquerdo da tela, clique no projeto e busque o app Atividades na lista acima de aplicativos que deseja cadastrar a situação.
Caso não esteja no menu acima de aplicativos, adicione o app Atividades através do botão +.
Figura 9 - Tela de projeto mostrando a aba de Atividades e o botão para Adicionar aplicativos destacados
Acesse a capa da atividade no app Atividades clicando sobre o nome da atividade. Localize o campo de situação que fica na capa da atividade e clicar sobre a opção de nova situação.
Figura 10 - GIF demonstrando como acessar a atividade e criar uma situação
Ao clicar sobre a opção nova situação, aparecerá uma tela para inserir o nome da situação e em que estado ela ficará.
Observação: As situações criadas são refletidas como colunas no Kanban.
Figura 11 - Exemplo de situações no Kanban como colunas.
5. Como habilitar situações no grupo de trabalho?
Para habilitar ou desabilitar situações em um grupo de trabalho no Artia, siga estes passos:
Acesse o grupo de trabalho onde deseja realizar a alteração, localizado na lateral esquerda da tela.
Localize o app Informações. Se o app não estiver visível, clique no botão + no canto superior direito da tela para adicioná-lo.
Após acessar o app Informações, vá até a aba Situação.
No lado direito da tela, habilite ou desabilite a situação desejada.
Figura 12 - Tela mostrando o caminho para habilitar ou desabilitar uma situação no grupo de trabalho.
Esse processo permite personalizar as situações de acordo com as necessidades específicas do grupo de trabalho.
Observação importante sobre movimentação de atividades e projetos entre grupos de trabalho:
Para mover atividades, projetos ou pastas entre grupos de trabalho no Artia, é necessário que todas as situações habilitadas no grupo de origem também estejam habilitadas no grupo de destino. Abaixo, explicamos as regras para cada tipo de movimentação:
Regra 1 (Apenas atividades): Todas as situações de atividade do grupo de origem devem estar habilitadas no grupo de destino.
Regra 2 (Apenas projetos): Todas as situações de projeto do grupo de origem devem estar habilitadas no grupo de destino.
Regra 3 (Projetos com atividades): Todas as situações (de projeto e de atividade) do grupo de origem devem estar habilitadas no grupo de destino.
⚠️ Importante: Não basta habilitar somente a situação em que a atividade/projeto está no momento da movimentação. É preciso habilitar todas as situações que estão ativas no grupo de origem
Exemplo: se o grupo de origem possui 10 situações de atividades habilitadas, e você deseja mover 3 atividades que estão como “Concluído”, o grupo de destino também deve ter essas 10 situações habilitadas, não apenas a “Concluído”.
Caso contrário, a movimentação será bloqueada e uma mensagem de erro será exibida.
Figura 13 - Mensagem de aviso sobre as situações não disponíveis ao mover pela Tree view
Se as situações forem iguais: A movimentação ocorrerá sem nenhuma interferência.
Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]