1. Como funciona a lista de atividades?

2. Como criar visões na lista de atividades?

3. Para que serve o ID da atividade?

4. Como utilizar o indicador de prazo?

5. Como criar um relatório em PDF Nova guia ou Excel?

6. Para que serve o IDP?

7. Como o IDP das atividades é calculado no Artia?

1. Como funciona a lista de atividades no Artia? 

A lista de atividades facilita o gerenciamento das atividades, garantindo que elas sejam concluídas dentro do prazo estipulado e com a qualidade esperada. Para visualizar as atividades já criadas, ou para criar novas, basta acessar o menu superior Atividades > Lista de Atividades. Na tela, serão exibidas as atividades cadastradas, de acordo com o escopo selecionado na Tree View (menu lateral esquerdo) e a visão aplicada. 

Figura 1 - Tela da Lista de Atividades

Para facilitar a navegação no Artia, é possível realizar algumas operações nas atividades diretamente da Lista de Atividades. Os três primeiros botões permitem, respectivamente: comentar, apontar horas e concluir a atividade: 

Figura 2 - Opções de ações nas atividades 

É possível também abrir um pequeno menu com as opções para Editar, Associar Pessoas, Alterar a situação, Adicionar às Favoritas, Apagar e Alocação Parcial. 

Figura 3 - Menu de alteração de atividades

Botão de ações: No menu superior está localizado o botão de Ações, além das opções de exportar e imprimir.

Figura 4 - Menu superior da lista de atividades

Clicando em Ações, o Artia permite realizar ações em massa sobre as atividades listadas, como associar pessoas, alterar categorias, alterar situação, alterar tipo, adicionar às favoritas e enviar para reporte offline. No entanto, não é possível realizar a edição em massa da descrição das atividades, sendo essa alteração disponível apenas de forma individual.

Figura 5 - Opções existentes ao selecionar Ações

Como utilizar a  de maneira mais simples o andamento das Atividades do Projeto (Estimado x Realizado)? 

Para adicionar uma nova coluna, é necessário acessar a Lista de Atividades e em seguida, selecionar a opção "Criar uma nova visão" ou editar uma visão existente, clicando no ícone: 

Figura 6 - Tela de Visões na Lista de Atividades

Dentro da visão insira as colunas: Título, Início Estimado, Início Real, Término Estimado Término Real, Esforço Estimado, Esforço Real, % Completo e Situação. 

Figura 7 - Tela de edição da visão para acompanhamento do progresso das atividades

Em cada coluna, você pode analisar se os prazos estão sendo cumpridos, quanto de esforço já foi desempenhado nas atividades e como estão as situações delas no momento. 

Figura 8 - Visão mostrando o progresso das atividades na Lista de Atividades

Essas informações permitirão acompanhar o progresso das atividades e se há necessidade de alinhamento com sua equipe sobre as ações para garantir a entrega do projeto dentro do prazo determinado. 

Obs: Para editar uma atividade pela lista, clique sobre a atividade desejada. Um modal será aberto — clique em "Editar" para atualizar as informações, como título e prazos.

2. Como criar visões na lista de atividades

3. Para que serve o ID da atividade? 

A atividade poderá ser localizada usando o ID correspondente, que estará disponível como uma coluna na lista de atividades. Dentro da Personalização de Visão acessar a tela de Colunas (clique 1), depois digitar o nome do filtro “ID da Atividade” na busca e marcar o checkbox (clique 2). Após o processo clique em “Salvar e Aplicar”. 

Figura 9 - Tela de personalização de visão

Após a alteração aparecerá uma confirmação de inclusão da nova coluna. 

Figura 10 - Mensagem de confirmação da inserção da nova coluna

Na Lista de Atividades, a coluna "ID da Atividade" será exibida, mostrando as respectivas IDs de cada atividade listada na tela. 

Figura 11 - Tela mostrando a coluna de ID das atividades 

3. Como utilizar o indicador de prazo? 

O indicador de prazo está diretamente ligado às datas de Início e Término estimado das atividades. Para visualizá-lo corretamente, estas datas precisam estar ajustadas nas atividades e a coluna de Prazo adicionada na visão. Como mostra a imagem a seguir, a coluna de prazo possui quatro tipos de símbolos e cores: 

Figura 12 - Símbolos da coluna de Prazo

Cinza: Término estimado não informado. A atividade não tem a data de término estimada e por isso o prazo não pode ser contabilizado.  

Verde: No prazo. A data atual é anterior à data de término estimado ou a atividade foi encerrada antes/no dia do término estimado. O % Completo é maior ou igual ao % Completo Calculado Estimado.  

Amarelo: Risco de atraso. A data atual está próxima da data de término estimada e não tivemos um % Completo relevante. O % Completo é menor que o % Completo Calculado Estimado.  

Vermelho: Atrasado. A data atual é posterior à data de término. A atividade não foi concluída na data determinada como término estimado.  

4. Como criar um relatório em PDF, Nova guia ou Excel no Artia?  

Os relatórios da lista de atividades são utilizados para que o gerente de projetos e os stakeholders analisem como estão os andamentos das atividades e do projeto. A opção também está disponível na lista de projetos. O Artia oferece três opções para gerar relatórios: em PDF, Excel ou em uma nova guia, tanto para atividades quanto para projetos. 

4.1. Como emitir um relatório em PDF pela lista de atividades? 

Vá para a tela de Atividades: 

Figura 13 - Tela de Atividades

Na barra de Visões é necessário inserir todas as colunas que devam estar incluídas no relatório, para inserir as informações clique em criar nova visão, selecione todas as colunas desejadas e por fim clique em “salvar e aplicar”.

Figura 14 - Tela mostrando a opção para criação de nova visãoFigura 15 - Tela de criação e personalização de visão

Após realizar a criação da visão, é necessário clicar na impressora (no canto superior direito): 

Figura 16 - Tela mostrando o ícone de impressora

Selecione o tipo de relatório: "Relatório de Atividades para Aprovação" ou "Relatório de Atividades". Em seguida, na opção "Orientação de Página", escolha entre modo retrato ou paisagem conforme sua preferência. Defina também a seção de comentários: se será nenhum, todos os comentários ou limitados. Por fim, clique em Gerar PDF. 

Figura 17 - Opções de configuração de relatório e de Gerar PDF.

Aguarde alguns segundos para a geração do relatório. Em seguida, clique no "x" para fechar a aba. No canto superior direito do Artia, ao lado da sua foto de perfil, clique no ícone do sino de notificações. Aparecerá a notificação: Seu relatório PDF foi exportado. Clique aqui para realizar o download do arquivo. 

Figura 18 - Notificação de relatório exportado

4.2. Como emitir um relatório em uma nova guia pela lista de atividades? 

Selecione o projeto, pasta ou grupo de trabalho na Tree View (lateral esquerda da tela do Artia). 

Figura 19 - Tree view do Artia

Vá em Atividades: 

Figura 20 - Tela de Atividades

Na barra de visão é necessário inserir todas as colunas que devam estar incluídas no relatório, para inserir as informações clique em criar nova visão, selecione todas as informações e por fim clique em “gerar em nova guia”. 

Figura 21 - Opções de geração de relatório e opção de Gerar em nova guia

Aguarde alguns segundos, o Artia irá abrir uma nova guia no seu navegador com o relatório de atividades. 

4.3. Como emitir um relatório em Excel pela lista de atividades? 

Selecione o projeto, pasta ou grupo de trabalho na Tree View (lateral esquerda da tela do artia):

Figura 22 - Tree view do Artia 
Vá em Atividades: 

Figura 23 - Tela de Atividades

Clique no ícone com uma seta em exportar (lado superior direito), ao lado da impressora. 

Figura 24 - Botão de exportação de relatórios na lista de atividades

Na coluna, selecione as colunas que devem constar no relatório e clique em Exportar. 

Figura 25 - Tela de opções de geração de relatório 

Aguarde alguns segundos para a geração do relatório. Em seguida, clique no "x" para fechar a aba. No canto superior direito do Artia, ao lado da sua foto de perfil, clique no ícone do sino de notificações. Aparecerá a notificação: Sua exportação CSV foi concluída. Clique aqui para realizar o download do arquivo. 

Importante: Caso a mensagem de que a consulta retornou mais de 500 registros para exportação apareça na sua tela, verifique se você está com a opção "Ver tudo" selecionada na Tree View e tente novamente selecionando apenas um Grupo de Trabalho. Caso já tenha um Grupo de Trabalho selecionado, experimente filtrar ainda mais as informações através da Visão para realizar a exportação para respeitar a limitação de 500 registros. 

Figura 26 - Aviso de consulta com um resultado maior que os 500 registros permitidos

Se necessário, selecione escopos menores ou entre em contato com o time de suporte pelo e-mail [email protected]. A equipe avaliará o plano da sua empresa e verificará se é necessário um upgrade para liberar as funcionalidades de BI ou Excel, que não possuem limites de linhas para exportação, ao contrário do Artia. 

5. Para que serve o IDP? 

É comum que as atividades tenham prazos curtos de acordo com o escopo alinhado, os quais precisam ser cumpridos para garantir o máximo aproveitamento. Para isso, recomenda-se que a avaliação do IDP seja realizada. O Índice de desempenho de prazo (IDP) mede o grau de eficiência com que as atividades estão sendo executadas. O cálculo de IDP é dado por uma divisão do valor agregado (VA) das entregas, sobre o valor planejado (VP) das entregas — ou seja: VA/VP. 

6. Como o IDP das atividades é calculado no Artia? 

Para o cálculo do IDP, é necessário que as atividades possuam as datas de "Início Estimado", "Término Estimado" e o "% Completo Estimado Calculado" maior que 0. O cálculo do IDP é realizado da seguinte forma: 

Atividades pendentes:  IDP = %Completo / %Completo Estimado Calculado 

Atividades encerradas:  

No Prazo: Término Estimado = Término Real  

Atrasadas: Término Real >= Término Estimado 

Adiantadas: Término Real < Término  Estimado 

IDP = Duração* / Duração Total 

Onde: 

Duração = Término Estimado - Inicio Estimado; 

Duração Total = Término Real - Inicio Estimado. 

IDP = % Completo / % Completo que deveria ter sido realizado na data de Término Real 

O IDP pode ser consultado nas visões de atividades, sendo exibido como uma coluna, exportado para CSV, impresso em relatórios PDF e também apresentado nas Views de Atividades. 

Para garantir que os dados estejam atualizados, é necessário realizar o cálculo das atividades. Para isso, basta acessar Atividades > Cálculo, habilitar a opção "Calcular Atividades" e clicar no botão Calcular. 

Observação: caso as atividades não possuam data de "Início Estimado" ou "Término Estimado", o IDP não será calculado, e o valor na coluna será exibido como "vazio". 

Também é possível calcular o IDP com base nas informações da Linha de Base do projeto, permitindo exibir esse valor como uma coluna na Lista de Projetos. Para exibir o valor do IDP da Linha de Base, é necessário rodar o cálculo do projeto. 

Fórmula utilizada para o cálculo: 
% Completo (atual do projeto) / % Completo Estimado Calculado da Linha de Base. 

As colunas serão identificadas com o prefixo LB seguido do número da Linha de Base correspondente, permitindo identificar a qual Linha de Base o valor pertence, conforme o exemplo abaixo: 

LB01 – IDP 

LB02 – IDP 

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