1. O que é a Alocação de Equipe?
2. Como Acessar a Tela de Alocação de Equipe
3. Como criar atividade na tela de Alocação de Equipe?
4. Como utilizar a visão Gráfica da Alocação de Equipe?
5. Como Realizar a Alocação Parcial de Esforços
1. O que é a Alocação de Equipe?
A alocação de equipe permite visualizar, de forma prática, como as horas de trabalho dos membros da equipe estão distribuídas nas atividades, ajudando a garantir que todos os recursos sejam utilizados de forma eficiente e dentro das capacidades. A funcionalidade facilita a análise entre a capacidade (horas disponíveis dos membros da equipe) e a demanda (esforço necessário para concluir as atividades).
Com a alocação de equipe no Artia, você pode: Monitorar a disponibilidade de cada colaborador, filtrar a alocação por equipe ou por competência, definir prazos e o esforço estimado para cada atividade e visualizar o progresso das atividades e o esforço real gasto.
Figura 1- Tela de alocação de equipe
2. Como Acessar a Tela de Alocação de Equipe
Acesse a Tela de Alocação: No menu lateral esquerdo, selecione o contexto desejado na Tree View. Para visualizar todos os projetos nos quais o usuário está envolvido, recomendamos a opção "Ver Tudo". Em seguida, localize a opção Alocação de Equipes no menu de aplicativos. Caso não a encontre, clique no símbolo de "+" no canto superior direito para adicionar a tela de alocação de equipe.
Figura 2 - Acesso a alocação de equipe
2.1 Visualizações Disponíveis
No Artia, existem duas formas de visualização: a visualização em lista e a visualização em gráfico. A visualização em lista permite acompanhar as atividades nas quais o usuário está alocado, com filtros de Esforço Estimado, Esforço Real e Esforço Calculado. Nessa visualização, é possível comparar as horas registradas com as horas previstas. Já a visualização em gráfico exibe de maneira visual a capacidade de cada recurso, permitindo o controle das demandas com opções de visualização diária, semanal ou mensal. O gráfico proporciona uma visão clara e intuitiva da carga de trabalho de cada recurso.
Figura 3 - Lista de alocação de equipe
2.2 Menus apresentados na tela de alocação
Figura 4 - Menu de alocação de equipe
2.2.1 Data
Neste campo, você define a partir de qual data deseja visualizar as atividades. Esse filtro é fundamental para garantir que as alocações sejam exibidas de acordo com o período desejado.
Figura 5 - Campo Data na alocação de equipe
2.2.2 Visualizar
Esse filtro permite ajustar o período de exibição da distribuição de atividades e da disponibilidade dos recursos. Na Visão Lista, o período pode ser configurado em um intervalo de 1 a 20 dias, enquanto na Visão Gráfico as opções de visualização são apresentadas nos formatos Diário, Semanal e Mensal, oferecendo uma análise personalizada e adaptada às suas necessidades de acompanhamento. Exemplo: Suponha que a Atividade A tenha início estimado em 22/11/2024 e término em 14/12/2024. Se você aplicar o filtro de Data com a data de início em 20/11/2024 e configurar a visualização para 20 dias, a Atividade A será exibida, pois ela se encaixa no período selecionado.
Figura 6 - Campo Visualizar na alocação de equipe
2.2.3 Recursos/Equipe
Permite selecionar um usuário individual para visualizar a sua disponibilidade, se já tiver criado equipes, poderá filtrar todos os recursos que estão associados nessa equipe e visualizar a disponibilidade.
Figura 7 - Campo Recurso na alocação de equipe
2.2.4 Competências
O Artia permite filtrar os usuários de acordo com suas competências específicas, facilitando a distribuição das tarefas para os profissionais mais adequados.
Figura 8 - Campo competências na alocação de equipe
2.2.5 Esforço
Permite selecionar quais tipos de esforço você deseja visualizar. Os tipos incluem:
Figura 10 - Campo esforço na alocação de equipe
Esforço Estimado: É o número de horas que se espera que um colaborador ou equipe trabalhe em uma atividade. Esse valor é crucial para o cálculo da alocação e deve ser preenchido ao criar ou editar cada tarefa. O esforço estimado será utilizado para calcular a carga horária total necessária para a execução da atividade.
Esforço Real: É a métrica que indica o tempo efetivo trabalhado nas atividades (esforço apontado) e é fundamental para ajustar a alocação de equipe, melhorar as estimativas de tempo e monitorar a produtividade dos colaboradores. Ele permite que você faça ajustes dinâmicos na alocação de tarefas, otimize o uso de recursos e evite sobrecargas ou subutilização da equipe.
Esforço Calculado: Relaciona as horas alocadas do usuário com as horas realmente realizadas durante a execução da atividade. O esforço calculado ajusta essa distribuição de horas conforme o progresso real da atividade, refletindo a dinâmica da execução:
Redistribuição de carga de trabalho: Se no primeiro dia nenhuma hora for registrada, o sistema redistribui a carga de trabalho daquele dia entre os dias restantes.
Execução no último dia: Se o usuário deixar para executar toda a tarefa no último dia, o esforço calculado consolidará as horas para esse dia final.
Exemplo Prático: Se uma atividade tem 5 dias de duração e 5 horas estimadas:
Planejamento Inicial (Esforço Estimado): 1 hora por dia durante os 5 dias.
Execução Real: Se o usuário não registrar horas nos primeiros dois dias, as 2 horas não realizadas serão redistribuídas entre os três dias restantes. No terceiro dia, se o usuário ainda não registrar horas, o esforço restante será concentrado nos dois últimos dias.Se tudo for deixado para o último dia, o esforço calculado mostrará as 5 horas acumuladas para o dia final.
Benefícios do comportamento: Esse comportamento permite maior flexibilidade e precisão no acompanhamento, ajudando a identificar gargalos e alinhar expectativas.
2.2.6 Nível do Usuário
Permite filtrar os recursos por nível de acesso do usuário.
Figura 11 - Campo nível do usuário na alocação de equipe
2.2.7 Status das Atividades
Permite filtrar as com base no status atual de cada uma, como "Pendente", "Encerrado" etc.
Figura 12 - Campo status das atividades na alocação de equipe
2.2.8 Aplicar
Depois de configurar os filtros desejados, basta clicar em Aplicar para visualizar as informações conforme os critérios escolhidos.
Figura 13 - Campo aplicar na alocação de equipe
3. Como criar atividade na tela de Alocação de Equipe?
Para adicionar uma nova atividade usando a tela de alocação de equipe na visão Lista, localize a linha do recurso ao qual deseja adicionar a atividade. Passe o mouse sobre a linha e clique no ícone de "+" que aparecerá para abrir uma nova janela. Na nova janela, insira os detalhes da atividade e clique em "Salvar". Após salvar, uma nova tela será exibida com as informações da atividade criada. Feche a tela de confirmação e a atividade aparecerá no cronograma, no período que você especificou.
Figura 14 - Criação de atividade na tela de alocação de equipe
4. Como utilizar a visão Gráfica da Alocação de Equipe?
A visão gráfica da Alocação de Equipe é uma ferramenta essencial para a gestão e visualização do esforço dedicado pelos membros da equipe. Ela facilita o monitoramento da disponibilidade e do progresso das atividades de forma intuitiva, permitindo identificar rapidamente se os colaboradores estão sobrecarregados ou subutilizados. Para que a visualização gráfica funcione corretamente, é necessário preencher o esforço estimado nas atividades. Esse valor, que representa o número de horas previstas para que um colaborador conclua uma tarefa, é crucial, pois é com base nele que o Artia calcula a alocação de recursos.
Importante: Se você não preencher o esforço estimado corretamente, as barras na visão gráfica não serão atualizadas corretamente.
A visualização gráfica permite comparar o esforço estimado com o esforço real. Quando você insere o esforço estimado em uma atividade, a barra correspondente sobe para refletir o total de horas planejadas. Conforme o colaborador começa a trabalhar e registrar o esforço real, a barra azul irá subir, representando as horas efetivamente trabalhadas. A diferença entre as barras cinza (esforço estimado) e azul (esforço real) fornece uma visualização clara de como a execução está se alinhando com o planejamento. Por exemplo, se você tem um colaborador com 8 horas alocadas para o dia, a barra azul irá refletir essas 8 horas quando o colaborador registrar as horas trabalhadas. Se ele registrar menos de 8 horas ou mais, o gráfico refletirá essa diferença.
Figura 15 - Esforço estimado e real
Dentro da Configuração de Recursos, você pode determinar a jornada de trabalho para cada colaborador. Por exemplo, se a jornada de trabalho de um colaborador for de 8:30 horas diárias, isso será refletido na linha do gráfico - linha laranja destacada no gráfico, mostrando a quantidade total de horas disponíveis para ele durante o dia. Além disso, você pode configurar diferentes jornadas de trabalho para diferentes colaboradores. Se, por exemplo, um colaborador é um estagiário e trabalha apenas 6 horas por dia, essa configuração será refletida na visualização gráfica, com a linha de disponibilidade ajustada para 6 horas. 
Importante: Se um colaborador estiver ausente, como no caso de férias, você pode marcar essa ausência na configuração do recurso. Nesse caso, a linha de disponibilidade no gráfico será ajustada automaticamente, indicando que o colaborador não estará disponível para alocar esforço naquele período.
Figura 17 - Ausência do colaborador
A visão gráfica também permite acompanhar a alocação de esforços entre diferentes colaboradores para uma mesma atividade. Quando você tiver mais de um usuário alocado em uma tarefa, o esforço será automaticamente dividido entre os recursos. No entanto, você pode visualizar como cada colaborador está alocado, comparando o esforço estimado e o esforço real de forma individualizada. Além disso é possível identificar facilmente quando um colaborador está superalocado ou subalocado. As cores das barras ajudam a entender a distribuição do esforço alocado em relação à disponibilidade de cada colaborador.
Figura 18 - Exemplo de distribuição de esforço entre os colaboradores
Barras Verdes: Quando a barra é verde, isso significa que a alocação está abaixo de 75% da capacidade do colaborador, ou seja, ele está sublocado. Nesse caso, o colaborador está com uma carga de trabalho menor do que sua capacidade total, e pode assumir mais tarefas.
Barras Laranja: Quando a barra é laranja, isso indica que a alocação está entre 75% e 100% da capacidade do colaborador. Esta é uma alocação balanceada, onde o colaborador está trabalhando dentro de sua capacidade, sem problemas de sobrecarga ou falta de tarefas. A alocação está equilibrada, o que significa que o colaborador está utilizando a maior parte de sua carga horária sem exceder sua capacidade.
Barras Vermelhas: Quando a barra é vermelha, isso significa que a alocação está acima de 100%, o que caracteriza uma superalocação. Nesse caso, o colaborador está sobrecarregado e está sendo alocado para trabalhar mais horas do que sua capacidade disponível. Isso pode ser um indicativo de que o colaborador pode precisar de ajuda ou de ajustes na alocação de tarefas.
Figura 19 - Exemplo de Visão Gráfica da alocação de equipe
4.1 Como Realizar o Cálculo de Alocação de Equipe?
Para que a alocação de equipe seja feita de forma eficaz, é importante rodar o cálculo de alocação. O cálculo de alocação de equipe consolida os dados de esforço estimado, esforço real e esforço calculado e atualiza as barras gráficas, refletindo as alocações de acordo com o que foi registrado. Para realizar esse cálculo. Clique no símbolo de + ao lado dos aplicativos e localize o aplicativo “Cálculo”. Selecione a opção Calcular Alocação de Equipe. Escolha rodar o cálculo para “Todas” ou “Somente Atividades novas ou replanejadas”. Clique em Rodar Cálculo para atualizar a alocação com base nos registros de horas e nas atividades planejadas.
Importante: Certifique-se de selecionar apenas a opção Calcular Alocação de Equipe, sem adicionar outras opções de cálculo, para que a atualização seja focada somente nas alocações de recursos.
Figura 20 - Cálculo de alocação de equipe
Após rodar o cálculo, as barras de alocação serão atualizadas automaticamente e você poderá ver uma visão consolidada do esforço alocado, permitindo que você faça ajustes de forma eficiente, como: Remanejar tarefas para colaboradores que não estão sobrecarregados e ajustar a duração das atividades para distribuir melhor o esforço entre os colaboradores.
5. Como Realizar a Alocação Parcial de Esforços
A alocação parcial de esforços permite distribuir o esforço de uma atividade entre os membros da equipe. Existem duas maneiras de acessar essa funcionalidade:
Acessando pela linha da atividade: Clique nos três risquinhos à esquerda da linha da atividade e selecione a opção Alocação Parcial.
Figura 21 - Acesso a alocação parcial pela lista de atividades
Acessando pela capa da atividade: Abra a atividade e localize a seção de alocação parcial. Se você desejar distribuir o esforço de maneira automática, marque a opção "Distribuir alocação automaticamente". O sistema dividirá igualmente o esforço entre todos os recursos da atividade. Para uma distribuição manual, desmarque essa opção. Assim, você poderá definir o esforço de cada participante, seja por percentual de alocação ou inserindo valores diretamente em Esforço Estimado.
Figura 22 - Acesso a alocação parcial direto pela capa da atividade
VÍDEO SOBRE COMO UTILIZAR A ALOCAÇÃO DE EQUIPE:
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