O que são situações?

As situações no Artia são utilizadas para controlar o andamento de atividades e projetos dentro do fluxo de trabalho da organização. Elas representam o estágio atual de uma atividade ou projeto, permitindo acompanhar sua evolução de forma organizada e padronizada.

Com as situações, é possível identificar rapidamente se uma atividade está, por exemplo, pendente, em andamento, aguardando aprovação ou encerrada, facilitando o acompanhamento das demandas e o gerenciamento dos processos. Cada organização pode personalizar suas próprias situações de acordo com a necessidade operacional e metodologia utilizada.

Como cadastrar situações pela Configuração da Organização?

Para cadastrar novas situações, o primeiro passo é acessar o menu localizado no canto superior esquerdo da tela, clicar sobre o nome da sua organização e selecionar a opção Configurar Organização.

Menu com lista suspensa ao clicar no nome da Organização com a opção Configurar organização destacada

Em seguida, acesse o menu Configurações, localizado no lado esquerdo da tela, e clique na seção Personalização. Na parte superior da página, selecione a aba Situação.

Menu de Configurações com o caminho de Personalização e aba de Situação destacada

Ao criar uma nova situação, será necessário preencher cinco informações principais:

No primeiro campo, defina se a situação será utilizada para Atividades ou Projetos. Situações de atividade serão exibidas apenas em tarefas, enquanto situações de projeto poderão ser utilizadas diretamente nos projetos.

No segundo campo, informe o nome da situação. Esse nome será exibido nas listagens e deverá identificar claramente o status correspondente.

No terceiro campo, escolha o estado da situação. Existem duas opções disponíveis:

• Pendente: mantém a atividade ou projeto em aberto;
• Encerrado: define a atividade ou projeto como concluído, considerando-o com 100% completo.

No quarto campo, selecione os grupos de trabalho que poderão utilizar essa situação. É importante lembrar que, ao criar novos grupos de trabalho futuramente, será necessário editar as situações já existentes para vinculá-las aos novos grupos, caso deseje disponibilizá-las nesses ambientes.

No quinto campo, defina a ordenação da situação. Esse número determina a sequência em que ela será exibida nas listagens e seleções do sistema.

Após preencher todas as informações, clique em Adicionar para concluir o cadastro.

GIF demonstrando como criar uma situação

Como funcionam as situações cadastradas?

Depois de criadas, as situações passam a ser exibidas em uma listagem contendo as colunas:

• Ordem;
• Nome da situação;
• Estado;
• Status de ativação.

A estrutura da listagem é a mesma tanto para situações de atividades quanto para situações de projetos.

No lado direito de cada situação, estarão disponíveis algumas ações importantes:

• Ativar/Desativar: permite habilitar ou ocultar a situação para determinados grupos de trabalho;
• Editar: possibilita alterar apenas o nome e a ordem da situação;
• Apagar: remove a situação, desde que ela nunca tenha sido utilizada.

Aba de Situação mostrando a listagem de situações criadas e ícones para ações

Importante: o estado da situação não pode ser alterado após sua criação. Caso seja necessário utilizar outro estado, será preciso criar uma nova situação com a configuração desejada e, se necessário, desativar a situação antiga.

Além disso, uma situação só poderá ser excluída se não estiver vinculada a atividades, checklists ou apontamentos. Situações desativadas também deixam de aparecer como opção dentro dos grupos de trabalho em que foram desabilitadas.

Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]