Neste artigo:

1. O que é a Lista de Apontamentos?
2. O que é a função de aprovação de apontamentos?
3. Como usar a Gestão de Contrato para aplicar regras de apontamento?
4. Como aprovar ou reprovar apontamentos?
5. Como aprovar ou reprovar apontamentos em massa?
6. Como informar horas faturáveis?

1. O que é a lista de apontamentos?

A Lista de Apontamentos é um recurso que permite visualizar todos os registros de horas realizados pelos usuários. Assim como em outras listagens do Artia, é possível personalizar a visualização de acordo com suas preferências, escolhendo entre as opções predefinidas ou criando uma visão exclusiva para o seu usuário.

Tela da lista de apontamentos

2. O que é a função de aprovação de apontamentos?

A aprovação de apontamentos é uma funcionalidade que permite visualizar os registros realizados em uma pasta ou projeto e aprovar aqueles que estão pendentes.

💡 Importante

A funcionalidade de aprovação estará disponível apenas quando o parâmetro Gestão de contrato estiver habilitado.

3. Como usar a contrato de gestão para aplicar regras de apontamento?

Para mais detalhes sobre como usar a gestão de contratos, acesse aqui.

A Gestão de Contrato permite definir regras de aprovação de horas nas atividades, controlando se todos os apontamentos ou apenas as horas excedentes ao esforço estimado precisarão de aprovação de um líder antes de serem contabilizados, sendo um ótimo aliado quando falamos de apontamentos.

Para realizar a definição da regra, faça:

1. Crie o contrato acessando o Dashboard, clicando em (+) e adicionando o aplicativo Gestão de Contrato.
2. Defina as regras na aba Regras do Contrato, informando o tipo de atividade, o período de validade, selecionando Aprovação de Horas e escolhendo quais líderes serão os aprovadores.
3. Aplique como padrão acessando Configurar Organização, indo em Configurações, depois em Geral e clicando em Definir contrato padrão para que as regras sejam aplicadas automaticamente a todos os projetos da organização.

Com isso, os apontamentos dos colaboradores passarão pelo fluxo de aprovação conforme as regras definidas no contrato.

Configurando as regras do contrato

Na aba Regras do Contrato, defina as configurações de aprovação de apontamentos:

1. Informe o Tipo de atividade e o período de Validade da regra.
2. No campo Regra, selecione Aprovação de Horas.
3. Defina o que precisa ser aprovado: todos os apontamentos ou somente as horas excedentes.
4. No campo Aprovadores, selecione Líderes selecionados e escolha quais líderes poderão aprovar os apontamentos.
5. Clique em Salvar regra.

Tela de Regras do Contrato com as opções de configuração

Após salvar, uma mensagem de sucesso será exibida na tela.

💡 Importante

Caso seja selecionada a opção de aprovar apenas os apontamentos excedentes, os apontamentos dentro do esforço estimado serão aprovados automaticamente. Quando essa configuração estiver ativa e um colaborador registrar um apontamento que ultrapasse o esforço estimado, o sistema gerará dois registros separados:

• Primeiro apontamento: referente às horas dentro do esforço estimado, aprovado automaticamente
• Segundo apontamento: referente às horas excedentes, que ficará aguardando aprovação

Definindo um contrato padrão para a organização

O contrato pode ser configurado como padrão para toda a organização, sendo aplicado automaticamente a todos os projetos.

1. Clique no nome da organização no canto superior esquerdo e selecione Configurar Organização.
2. Acesse Configurações e clique em Geral.
3. Em Configurações Gerais, clique em Definir contrato padrão e escolha um contrato previamente criado para aprovação de horas.
4. Clique em Salvar para confirmar.

Tela de Configuração Geral com a opção de definir contrato padrão

4. Como aprovar ou reprovar apontamentos?

Os apontamentos pendentes ficam disponíveis diretamente na lista de apontamentos.

Na primeira coluna da lista, caso você esteja configurado como aprovador, estarão os botões para aprovar ou reprovar cada registro. Esses botões aparecem apenas para apontamentos que estiverem aguardando aprovação.

Botões de aprovar ou recusar na lista de apontamentos

• Para aprovar um apontamento:

Clique no botão de aprovação. Um modal será exibido com as informações do apontamento. Se necessário, ajuste o esforço da atividade e clique em Salvar.

• Para reprovar um apontamento:

Clique no botão de reprovação. Um modal será exibido com as informações do registro. O preenchimento do campo de comentário de reprovação é obrigatório. Após preencher, clique em Salvar.

💡 Importante

Apenas usuários com perfil de Líder do grupo de trabalho terão permissão para aprovar ou reprovar apontamentos, de acordo com a configuração do contrato.

5. Como aprovar ou reprovar apontamentos em massa?

Para aprovar ou reprovar vários apontamentos de uma vez, selecione os registros desejados marcando as caixas de seleção na lista. Em seguida, clique em Ações e escolha a opção desejada.

Aprovação em massa:

Um modal de confirmação será exibido com as informações detalhadas dos apontamentos selecionados, como nome, esforço real e esforço aprovado. Se necessário, ajuste o esforço estimado das atividades. Após revisar, clique em Salvar.

Aprovação em massa de apontamentos

Reprovação em massa:

Um modal será exibido com as informações das atividades, incluindo nome, esforço real, esforço reprovado e campo de comentário de reprovação. Caso o motivo da reprovação seja o mesmo para todos os registros, marque o checkbox para repetir o comentário nos demais. Após revisar, clique em Salvar.

Reprovação em massa de apontamentos

💡 Importante

Se os apontamentos não forem aprovados ou reprovados até a data de validade do contrato configurado, os botões de ação serão desativados e os apontamentos serão aprovados automaticamente.

6. Como informar horas faturáveis?

Para sinalizar as horas faturáveis na lista de apontamentos, é necessário que o contrato de horas faturáveis tenha sido criado e que o projeto esteja vinculado a esse contrato. Saiba como realizar esse cadastro clicando aqui.

Com o contrato configurado:

1. Acesse a lista de apontamentos.
2. Selecione os apontamentos que deseja identificar.
3. Clique em Ações e depois em Horas Faturáveis.
4. Indique se a hora é faturável ou não.

Identificação de horas faturáveis na lista de apontamentos

Para visualizar se um apontamento foi marcado como faturável, atualize a visão da lista de apontamentos e adicione a coluna Faturável. Saiba como personalizar visões clicando aqui.

Coluna Faturável na lista de apontamentos

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