Neste artigo:

1. Como funciona o Controle de alterações
2. Como cadastrar uma regra
3. Como vincular a regra a um projeto
4. Quais usuários ficam sujeitos à regra
5. Como solicitar uma alteração
6. Onde a solicitação é acionada
7. Como analisar, aprovar e reprovar uma demanda
8. Como funciona o App "Controle de alterações"
9. Como acompanhar solicitações e pendências de demandas
10. Quando uma solicitação é cancelada automaticamente

Importante: Funcionalidade disponível a partir do plano Enterprise.

1. Como funciona o Controle de alterações

O Controle de Alterações exige aprovação antes que campos importantes de uma atividade sejam alterados. Em vez de editar direto, o usuário abre uma solicitação dizendo qual campo quer mudar, para qual valor e por quê. O novo valor só é aplicado depois que os aprovadores aprovam.

Como funciona, em 4 passos

1. O Administrador da organização cria uma regra com os campos protegidos e os aprovadores.
2. O Líder do grupo de trabalho vincula a regra a um projeto.
3. Quando um usuário sujeito à regra tenta alterar um campo protegido, ele abre uma solicitação de alteração.
4. Os aprovadores aprovam ou reprovam. Se aprovada, o valor é aplicado à atividade.

Quando a regra vale em uma atividade

A regra só atua quando as quatro condições abaixo são verdadeiras ao mesmo tempo:

• O recurso está habilitado para a organização.
• O projeto da atividade tem uma regra vinculada e ativa. Ela vale para todas as atividades do projeto, inclusive as que estão em pastas dentro dele.
• O tipo da atividade está no escopo da regra.
• O usuário está sujeito à regra (veja a seção 4).

Importante: atividades que não estão em nenhum projeto nunca têm regra.

Dica: se o recurso for desabilitado para a organização, as regras e os vínculos continuam salvos, mas nada é bloqueado. Ao reativar, tudo volta a valer.

Tipos de usuário citados neste artigo

2. Como cadastrar uma regra

A regra define quais campos exigem aprovação, para quais tipos de atividade e quem aprova. Somente o Administrador da organização cria regras.

Passo a passo

1. Acesse Configurações da organização e abra a aba Controle de alterações.
2. Clique em + Regra.
3. Preencha o Nome (único na organização) e, se quiser, a Descrição.
4. Em Tipo de atividade, escolha para quais tipos a regra vale.
5. Em Campo, marque os campos que passam a exigir aprovação.
6. Em Aprovadores, adicione um ou mais usuários.
7. Defina a Obrigatoriedade dos motivos e, se for o caso, marque Definir regra como padrão.
8. Salve.

Importante: a aba só aparece para organizações com o recurso habilitado, no novo visual.

Tela de regras de Controle de alterações

Campos do formulário

Dica: ao marcar "Todos os tipos de atividades", os demais são limpos. "Sem tipo de atividade definido" pode ser combinado com tipos específicos.

Formulário de criação de regra

Quais campos podem ser protegidos

Uma regra pode exigir aprovação para os seguintes campos:

• Início estimado e Término estimado
• Título
• Situação
• Tipo de atividade
• Categoria
• Prioridade
• Esforço estimado
• % Completo
• Campos personalizados de atividade

Não podem ser protegidos: Descrição, Responsável e Projeto/Pasta, Campos personalizados do tipo lista de valores.

Restringir a valores específicos

Para Situação, Tipo de atividade e Categoria (quando configurada como lista), você pode exigir aprovação só para alguns valores. Exemplo: exigir aprovação apenas quando a situação mudar para "Concluída". Mudanças para outros valores seguem a permissão normal.

Bloco de valores específicos do campo Situação

Importante: ao marcar o campo, todos os valores vêm pré-selecionados, e é preciso manter ao
menos um valor. Como os valores são gravados individualmente, um valor criado depois da
regra não é incluído automaticamente — para cobri-lo, edite a regra e marque o novo valor.

Regra padrão

• Existe no máximo uma regra padrão por organização. Marcar outra desmarca a anterior.
• A regra padrão exibe o selo Padrão e o link Remover padrão.
• Todo projeto novo já nasce com a regra padrão vinculada e ativa.
• Não é retroativa: projetos já existentes não são vinculados, e remover o padrão não desvincula nenhum projeto.
• Projeto criado a partir de um modelo: se o modelo tem regra vinculada, o novo projeto
  recebe a regra do modelo; se não tem, recebe a regra padrão da organização.
  

Editar ou excluir uma regra

• Editar: Editar uma regra não invalida as solicitações já abertas: elas continuam válidas com o
  conteúdo que tinham quando foram criadas. Ajustes na lista de aprovadores passam a valer
  para as próximas solicitações.
  
• Excluir: Ao excluir uma regra, todas as solicitações pendentes vinculadas a ela são canceladas e os projetos ficam sem regra. O sistema pede confirmação com a mensagem: "Ao apagar essa
  regra, todas as solicitações vinculadas a ela serão canceladas. Deseja apagar essa regra?"

3. Como vincular a regra a um projeto

Uma regra só passa a valer depois de vinculada a um projeto. Quem faz o vínculo é o Líder do grupo de trabalho, na capa do projeto, no novo visual.

Passo a passo

1. Abra a capa do projeto.
2. Na barra de ações, clique no ícone Controle de alterações.
3. No painel lateral, ative a chave Regra ativa da regra desejada.
4. Clique em Salvar (o botão só fica habilitado quando algo foi alterado).

Ícone e drawer de vínculo da regra na capa do projeto

Bom saber

• O ícone aparece só para o Líder do grupo de trabalho e só em projetos, nunca em pastas.
• Cada projeto tem uma regra ativa por vez: ativar uma desativa a outra.
• Para deixar o projeto sem regra, desative a regra que está ativa.
• A regra vale para todas as atividades do projeto, inclusive as de pastas internas.
• Trocar ou remover a regra não cancela as solicitações pendentes. As novas alterações passam a seguir a nova regra (ou nenhuma).

Sem regras cadastradas? O Administrador vê o botão Configurar regras, que leva às configurações. O Líder que não é administrador é orientado a pedir ao Administrador que crie uma regra.

4. Quais usuários ficam sujeitos à regra

Quem define se o usuário passa pelo fluxo é o nível de acesso dele no grupo de trabalho da atividade. Colaborador e Restrito ficam sujeitos à regra; o Líder edita direto.

Comportamento por perfil

Em uma atividade de projeto com regra vigente cobrindo o campo:

Importante: ser Administrador da organização não isenta da regra. Um Administrador que é Colaborador ou Restrito no grupo precisa solicitar como qualquer outro.

A permissão "Permite solicitar alterações"

Para abrir solicitações, o Colaborador ou Restrito precisa da permissão adicional Permite solicitar alterações. Ela vem habilitada por padrão.

Para alterá-la, o Líder do grupo de trabalho (ou o Administrador da organização) edita o participante no grupo e marca ou desmarca a permissão.

Permissão "Permite solicitar alterações" na edição do participante

Quem está vinculado à atividade

Além da permissão, o usuário precisa ser o responsável ou estar atribuído como participante/executor da atividade. Quem é apenas informado, aprovador da atividade ou quem só a criou não pode solicitar.

5. Como solicitar uma alteração

Quando você está sujeito a uma regra, o botão Editar da capa e do float da atividade é substituído por Solicitar alteração. O valor da atividade só muda depois da aprovação.

Botão "Solicitar alteração" no lugar de "Editar"

Passo a passo

1. Na capa ou no float da atividade, clique em Solicitar alteração.
2. Em Campo, escolha o campo que deseja alterar. Se a regra protege um único campo, ele já vem selecionado.
3. Confira o Valor atual e informe o Novo valor.
4. Preencha o Motivo (até 250 caracteres). Ele é obrigatório apenas quando a regra exigir.
5. Clique em enviar. O sistema confirma: "Solicitação enviada. Você será notificado quando o aprovador tomar uma decisão."

Drawer de solicitação de alteração

Campos da solicitação

Dica: cancelar ou fechar o painel descarta a solicitação.

Solicitação a partir de outras telas

A solicitação também pode nascer de uma ação, como arrastar um card no Kanban. Nesse caso, o painel abre já preenchido e só o Motivo é editável. O card volta para a posição de origem e o valor antigo continua valendo até a aprovação.

Interceptação no Kanban, com o drawer já preenchido

Solicitação em lote

Em alterações em massa (Situação ou Tipo de atividade pela lista, ou mover todas as atividades de uma coluna no Novo Kanban), abre-se um único painel. Mesmo assim, o sistema gera uma solicitação por atividade. As atividades sem regra são alteradas na hora.

6. Onde a solicitação é acionada

O Controle de Alterações atua em várias telas do Artia. Em todas, a alteração só é gravada após a aprovação: o card volta para a coluna de origem, o checkbox não é marcado e o valor antigo continua visível.

Importante: não passam pelo Controle de Alterações a criação de atividades, o Gantt Avançado (usado apenas para simular), as importações e a API/integrações.

7. Como analisar, aprovar e reprovar uma demanda

Só quem está na lista de aprovadores da regra pode analisar uma solicitação. Ser Líder, Administrador ou responsável pela atividade não dá, por si só, o poder de aprovar, é preciso estar na lista de aprovadores da regra.

Onde analisar

• Pelo ícone Solicitações de alteração na capa da atividade. Ele aparece só para aprovadores e mostra um ponto vermelho quando há pendência.
• Pelo App Controle de alterações (veja a seção 8).
• Pelo botão Ver impactos, que abre o Gantt Avançado em modo simulação.

Ícone "Solicitações de alteração" na capa da atividade

Passo a passo

1. Abra a solicitação pelo ícone da capa ou pelo App.
2. Na tela Analisar solicitação, confira a atividade, o campo, o solicitante, o valor atual, o novo valor e o motivo.
3. Se for alteração de data ou situação, clique em Ver impactos para avaliar o cronograma.
4. Preencha o Motivo, se a regra exigir.
5. Clique em Aprovar ou Reprovar.

Tela de análise da solicitação

Regras da decisão

Ver impactos e replanejamento

O Ver impactos está disponível para Início estimado, Término estimado e Situação. Ele abre o Gantt Avançado em modo simulação (somente leitura), com a atividade nas datas propostas e as sucessoras replanejadas. As células e barras alteradas ficam destacadas.

Gantt Avançado em modo simulação

Ao aprovar uma alteração que mexe no cronograma, o sistema replaneja as sucessoras dentro do projeto, respeitando dias úteis, ausências e o tipo de vínculo. Cada sucessora replanejada ganha um registro no histórico.

8. Como funciona o App "Controle de alterações"

O App Controle de alterações é o painel central das solicitações. Ele não entra sozinho no menu: é preciso adicioná-lo pelo catálogo de aplicativos (grupo Projetos), no nível de organização, grupo de trabalho, projeto ou pasta.

App "Controle de alterações"

O que a lista mostra

• Todas as solicitações das atividades no escopo onde o App foi adicionado (a pasta selecionada e tudo abaixo dela).
• Carregamento de 25 em 25 itens com rolagem infinita.
• Colunas padrão: Nome da atividade, Solicitante, Data da solicitação, Motivo da solicitação, Campo, Tipo de atividade, Situação e Ações.
• Colunas opcionais: ID, Objeto, Valor atual, Novo valor, motivos e datas de aprovação/reprovação e Projeto.
• Colunas e visualizações são configuráveis por usuário.
• A busca procura por nome da atividade e motivo da solicitação. Há filtro avançado e ordenação por qualquer coluna, exceto Ações.

Situações da solicitação

Ação por linha

A ação Analisar solicitação fica habilitada apenas para o aprovador com pendência naquela solicitação, e somente quando não há solicitação mais antiga do mesmo campo na fila.

9. Como acompanhar solicitações e pendências de demandas

Você acompanha as solicitações por notificações, pelo histórico da atividade e pelo indicador "Alteração pendente".

Notificações

As notificações chegam pelo sino do Artia e por push no celular. Não há notificação por e-mail.

Importante: aprovações parciais e cancelamentos automáticos não geram notificação.

Histórico da atividade

O histórico registra a solicitação, a aprovação e a reprovação, sempre citando o solicitante original. Quando a alteração é aplicada, ela aparece como uma alteração normal da atividade.

Indicador "Alteração pendente"

A coluna Alteração pendente (Sim/Não) mostra se a atividade tem alguma solicitação pendente. Ela está disponível em:

• Lista de atividades (coluna, filtro, agrupador, ordenação e exportação)
• Analytics
• Views de BI
• Relatório de atividades em PDF

Coluna "Alteração pendente" na lista de atividades

10. Quando uma solicitação é cancelada automaticamente

O próprio sistema cancela solicitações pendentes quando o que elas pedem deixa de existir. Nesses casos, a solicitação aparece como Cancelada (cinza) no App.

• Quando a regra é excluída — todas as solicitações pendentes dela são canceladas. 
• • Quando um campo personalizado usado na solicitação é excluído. 
• • Quando a situação escolhida como novo valor é excluída. 
• • Quando o checklist que originou a solicitação é alterado (item desmarcado, item excluído ou checklist trocado). 
• Trocar ou remover a regra do projeto, assim como excluir ou encerrar a atividade, não cancela as solicitações pendentes. 

Ainda tem dúvidas? Fale com um de nossos consultores pelo chat em artia.com ou pelo e-mail [email protected].