1. O que são os lembretes?
2. Para que servem os lembretes automáticos?
3. Como configurar lembretes
4. O que precisa ser definido no lembrete?
5. Como editar ou excluir um lembrete
6. Como a função funciona na prática?
7. Como utilizar os lembretes nas atividades?
8. Como utilizar os lembretes através do Kanban?
9. Como utilizar os lembretes pelo Gantt Avançado?
10. Em quais situações os lembretes não são aplicados automaticamente?
1. O que são os lembretes?
Na prática, eles funcionam como notificações que avisam você antes de uma tarefa começar ou antes de terminar. Isso facilita a organização do dia a dia e ajuda a evitar atrasos.
Você pode usar lembretes tanto para atividades simples quanto para tarefas mais críticas, garantindo que tudo seja acompanhado no tempo certo.
2. Para que servem os lembretes automáticos?
Os lembretes automáticos permitem que você defina um padrão para toda a organização.
Isso significa que, ao criar uma nova atividade, o sistema já sugere lembretes com base nas configurações feitas anteriormente. Assim, você não precisa configurar manualmente cada atividade.
Esse recurso é especialmente útil para equipes, pois mantém um padrão de acompanhamento e reduz falhas no processo.
Na prática, isso ajuda a:
- Economizar tempo no cadastro de atividades
- Garantir que nenhuma etapa importante seja esquecida
- Padronizar o uso de lembretes entre os usuários
Ao definir um lembrete, todos os usuários participantes dessa atividade receberão a notificação correspondente. Ao clicar na notificação, o usuário será redirecionado para a página
principal da atividade.
Quando um lembrete é configurado, todos os usuários participantes dessa atividade recebem a notificação correspondente, onde essas notificações podem ser enviadas de duas formas:
- Por e-mail
- Pelo próprio sistema (notificação interna)
O recebimento dessas notificações depende das preferências de cada usuário. Ou seja, cada pessoa pode escolher como deseja ser notificada.
Para ajustar essas preferências, basta acessar:
Notificações (ícone de sino) > Configurações de notificações
Nesse local, o usuário pode definir quais notificações deseja receber e por qual canal.
3. Como configurar lembretes
A configuração dos lembretes padrão é feita nas configurações da organização.
Para acessar:
- Acesse Configurações da Organização
- Vá em Configurações
- Clique em Personalização
- Abra a aba Lembretes
- Clique em + Lembrete
Ao clicar em adicionar, será aberto um painel lateral onde você poderá preencher as informações do lembrete.
O sistema valida os campos obrigatórios antes de permitir o salvamento. Além disso, não é possível criar lembretes duplicados com as mesmas configurações, evitando inconsistências.
4. O que precisa ser definido no lembrete?
Ao criar um lembrete, você precisa configurar alguns campos importantes. Esses campos determinam quando e como o lembrete será aplicado.
Os campos são: "Tipo de atividade", "Quando enviar" e "Tempo".
1. Tipo de atividade (opcional)
Esse campo permite definir para quais tipos de atividade o lembrete será utilizado.
Se você selecionar um ou mais tipos, o lembrete será aplicado somente a eles. Isso é útil quando diferentes atividades exigem acompanhamentos diferentes.
Se nenhum tipo for selecionado, o lembrete será aplicado apenas a atividades que não possuem tipo definido.
Isso garante mais flexibilidade na configuração.
2. Quando enviar (obrigatório)
Aqui você define o momento em que o lembrete será disparado.
Você pode escolher entre:
- Antes do início da atividade
- Antes do término da atividade
Essa configuração é importante porque determina o objetivo do lembrete. Por exemplo, lembrar alguém de começar uma tarefa ou avisar que o prazo está próximo do fim.
3. Tempo (obrigatório)
Neste campo, você define com quanto tempo de antecedência o lembrete será enviado.
Você pode escolher o valor e a unidade de tempo:
- Minutos
- Horas
- Dias
Por exemplo, você pode configurar um lembrete para 30 minutos antes do início ou 1 dia antes do término.
Essa definição ajuda a garantir que o aviso chegue no momento mais útil para quem vai executar a atividade.
5. Como editar ou excluir um lembrete
Caso precise fazer ajustes em um lembrete já criado, isso pode ser feito de forma rápida e simples.
Na lista de lembretes configurados, você encontrará as opções de edição e exclusão para cada item.
Editar um lembrete:
Ao clicar no ícone de editar 
, você pode alterar as configurações do lembrete, como tipo de atividade, momento de envio ou tempo.
Essas alterações passam a valer para novas atividades criadas a partir daquele momento.
Importante: atividades que já possuem esse lembrete não serão impactadas pelas mudanças realizadas.
Excluir um lembretes:
Ao clicar no ícone de excluir 
, o lembrete será removido da configuração da organização.
Isso significa que ele não será mais sugerido automaticamente em novas atividades.
Importante: atividades já criadas que possuem esse lembrete continuarão com ele normalmente.
6. Como a função funciona na prática?
Os lembretes configurados são adicionados automaticamente quando você cria uma atividade, mas isso depende de algumas informações estarem preenchidas corretamente.
Para que isso funcione, é importante que a atividade tenha um "Tipo de Atividade" definido e datas com horário informadas. Sem esses dados, o sistema não consegue aplicar os lembretes automaticamente.
Veja como funciona na prática:
- Lembretes definidos como “antes do início” só serão aplicados se a atividade tiver uma data de início com horário preenchido
- Lembretes definidos como “antes do término” só serão aplicados se a atividade tiver uma data de término com horário preenchido
Além disso, ao selecionar um tipo de atividade, o sistema verifica se existem lembretes configurados para esse tipo e os adiciona automaticamente.
Se você alterar o tipo da atividade durante a criação, os lembretes também são atualizados. O sistema recalcula tudo e substitui os lembretes conforme a nova seleção, de forma automática e imediata.
7. Como utilizar os lembretes nas atividades?
Durante a criação de uma atividade, você já consegue visualizar os lembretes diretamente na capa da atividade. Nesse momento, é possível ajustar tudo conforme a sua necessidade antes de salvar.
Você pode, por exemplo, editar um lembrete sugerido, remover algum que não faça sentido ou até adicionar novos lembretes manualmente. Essas alterações são simples e ajudam a adaptar a atividade ao que realmente precisa ser acompanhado.
É importante destacar que qualquer mudança feita nesse momento vale apenas para aquela atividade. Ou seja, isso não altera os lembretes padrão configurados na organização.
Depois que a atividade é salva, todos os lembretes definidos, tanto os automáticos quanto os ajustados manualmente, ficam registrados nela de forma independente. Isso garante que futuras mudanças nas configurações gerais não afetem o que já foi definido na atividade.
8. Como utilizar os lembretes através do Kanban?
Quando uma atividade é criada pelo Kanban, os lembretes não aparecem durante a criação, mas podem ser acessados logo depois que a atividade é criada.
Para isso, basta clicar no ícone de lembretes disponível na atividade. Ao clicar, um painel lateral será aberto com todas as informações.
Nesse painel, você consegue visualizar os lembretes que foram adicionados automaticamente, caso existam, e também pode gerenciar tudo de forma simples.
Você pode:
- Editar os lembretes existentes
- Remover lembretes que não forem necessários
- Adicionar novos lembretes manualmente
Isso permite que você ajuste os lembretes de acordo com a necessidade da atividade, mesmo após ela já ter sido criada no Kanban.
9. Como utilizar os lembretes pelo Gantt Avançado?
Ao criar uma nova atividade no Gantt, adicionando as informações de:
- Inicio Estimado
- Termino Estimado
- Hora inicio estimado
- Hora termino Estimado
Colunas de horas no Gantt avançado
Com esses dados, de acordo com a configuração de lembrete já existente na sua empresa, será criado um lembrete para a atividade.
Caso acesse pela modal da atividade, também poderá visualizar as colunas de horas para preenchimento, facilitando ainda mais a estruturação do seu Gantt.
Preenchimento de horas via modal através do Gantt
Importante: O lembrete será aplicado apenas na criação de novas atividades, a edição de atividades já existentes não adicionará o lembrete.
10. Em quais situações os lembretes não são aplicados automaticamente?
Apesar dos lembretes funcionarem de forma automática na maioria dos casos, existem alguns cenários em que essa aplicação não acontece.
Isso ocorre porque, nesses fluxos, nem sempre todas as informações necessárias estão disponíveis no momento da criação, ou o próprio fluxo não suporta essa automação.
Veja em quais casos isso acontece:
- Criação rápida de atividades
- Criação via API
- Importação de atividades
Além disso, é importante saber que, ao editar uma atividade já existente, os lembretes não são recalculados automaticamente, independentemente do fluxo utilizado.
Nessas situações, se necessário, os lembretes podem ser adicionados ou ajustados manualmente dentro da própria atividade.