Sua equipe recebe pedidos por e-mail ou planilha e sente que algo sempre se perde no caminho? O Portal de Demandas resolve isso: ele centraliza as solicitações em um formulário simples e transforma cada uma delas, automaticamente, em uma atividade ou projeto no Artia. Neste artigo, mostramos como configurar e usar o Portal.
Neste artigo:
- O que é o Portal de Demandas?
- Onde configurar o Portal de Demandas?
- Como cadastrar um tipo de demanda?
- Quem fica responsável pela demanda?
- Como montar o formulário do tipo de demanda?
- Como criar condições nos campos do formulário?
- Como definir quem pode usar o Portal?
- Como abrir e acompanhar demandas no Portal?
- Como anexar arquivos a uma demanda?
1. O que é o Portal de Demandas?
O Portal de Demandas é um formulário personalizado e simplificado, ligado diretamente à criação de atividades e projetos no Artia.
Com ele, sua organização recebe pedidos de pessoas que não precisam ter acesso completo ao Artia. Cada demanda enviada pelo Portal vira, automaticamente, uma atividade ou um projeto, conforme a configuração feita pelo administrador.
É ideal para equipes que prestam serviços internos e hoje recebem solicitações por e-mail ou planilhas. Com o Portal, todo esse fluxo fica centralizado e integrado à gestão de trabalho do Artia.
2. Onde configurar o Portal de Demandas?
Acesse Configuração da Organização → Portal de Demandas, no menu lateral. A configuração é dividida em três abas:
Aba | Para que serve |
|---|---|
Configurações Gerais | Nome do Portal e link de acesso |
Tipos de Demanda | Os tipos de pedido que as pessoas podem abrir e seus formulários |
Permissões | Quem pode ver e enviar cada tipo de demanda |
Configurações Gerais
Aqui você define o nome do portal, que aparece na parte superior do Portal de Demandas, e encontra o link de acesso.
- Salvar: salva o nome definido para o portal.
- Copiar link: copia o link do portal para a área de transferência, prontinho para compartilhar.
Aba Configurações Gerais do Portal de Demandas
Pode ficar tranquilo: o Portal só é liberado para usuários com acesso configurado no Artia. Isso impede acessos externos e garante a segurança da funcionalidade.
3. Como cadastrar um tipo de demanda?
O tipo de demanda é o "modelo" de cada pedido. Ele define onde a demanda será criada, se ela vira uma atividade ou um projeto e qual formulário a pessoa vai preencher.
Passo a passo
- Na aba Tipos de Demanda, clique em + Tipo.
- No painel lateral, preencha os campos (veja a tabela abaixo).
- Salve. O tipo passa a aparecer na lista.
- Clique em Formulário para montar os campos que o solicitante vai preencher (veja a seção 5).
Formulário de criação de um Tipo de Demanda
Campos do cadastro
Campo | Obrigatório? | O que define |
|---|---|---|
Nome | Sim | O nome que as pessoas verão no Portal |
Descrição | Não | Um texto que ajuda a entender para que serve o tipo |
Tipo de Criação | Sim | Se a demanda vai gerar uma atividade ou um projeto |
Responsável pela demanda | Não | Quem será o responsável pelo que for criado (veja a seção 4) |
Tipo de atividade / Tipo de projeto | Não | O tipo do item criado. Aparece depois que você escolhe o Tipo de Criação |
Local de abertura da demanda | Sim | Onde a demanda será criada no Artia |
Situação do tipo de demanda | – | Habilita ou desabilita o tipo no Portal |
Local de abertura: as opções mudam conforme o Tipo de Criação.
Tipo de Criação | Onde pode ser criada |
|---|---|
Projeto | Em um Grupo de Trabalho ou em uma Pasta/Projeto |
Atividade | Somente em uma Pasta/Projeto |
Bom saber: se você definir um Tipo de atividade/projeto no cadastro, esse campo não fica disponível para o formulário. Se definir depois, ele é removido do formulário junto com as condições que o utilizam.
Gerenciar os tipos cadastrados
Os tipos aparecem em uma tabela. Você pode arrastar os registros para definir a ordem em que aparecem no Portal, ou ordenar a tabela pelos valores das colunas.
Aba Tipos de Demanda com a lista de tipos cadastrados
Ação | O que faz |
|---|---|
Formulário | Monta o formulário do tipo, combinando campos padrão com campos personalizados da organização |
Editar | Altera o tipo de demanda. Grupo de Trabalho e Tipo de Criação ficam bloqueados após a criação; os demais campos podem ser editados a qualquer momento |
Apagar | Remove o tipo de demanda do Portal |
Atenção: não é possível restaurar um tipo de demanda apagado.
4. Quem fica responsável pela demanda?
No cadastro do tipo de demanda, o campo Responsável pela demanda é opcional. Você pode escolher um único usuário entre os que têm acesso ativo ao grupo de trabalho do tipo de demanda, e pode trocar a qualquer momento.
Campo Responsável pela demanda no cadastro do tipo de demanda
Como o Artia escolhe o responsável
Se houver um responsável definido, a atividade ou o projeto criado fica com ele. Se o campo estiver vazio, ou se essa pessoa não tiver mais acesso ativo ao grupo, o Artia segue esta ordem:
- O próprio solicitante, se ele tiver permissão para criar atividades no grupo de trabalho de destino.
- O líder mais antigo do grupo, caso contrário.
Bom saber: independentemente de quem for o responsável, o campo Solicitante da atividade ou do projeto é sempre preenchido com quem abriu a demanda pelo Portal.
Atenção: se o grupo de trabalho não tiver um responsável válido configurado nem um líder ativo, o tipo de demanda é desativado automaticamente e deixa de aparecer no Portal. Na tela de configuração, um ícone de atenção avisa que é preciso vincular usuários ao grupo e/ou configurar um responsável para reativá-lo.
5. Como montar o formulário do tipo de demanda?
O formulário é o que o solicitante preenche no Portal. Ao clicar em Formulário, você entra no construtor de campos.
Tela de cadastro de campo no formulário
Passo a passo
- No construtor, clique em + Campo.
- Em Fonte do campo, escolha entre Campo do Artia (campos padrão) ou Campo customizado (campos personalizados da organização).
- Selecione o campo e ajuste as opções (veja a tabela abaixo).
- Salve. Repita para cada campo que quiser incluir.
Ações em tela
Ação | Descrição |
|---|---|
+ Campo | Abre o painel lateral (drawer) para adicionar um novo campo ao formulário. |
Cadastro de campo no formulário
Opções de cada campo
Opção | O que define |
|---|---|
Fonte do campo | Permite selecionar a origem do campo que será adicionado ao formulário. É possível escolher entre Campo do Artia e Campo customizado. |
Campo do Artia | Apresenta os campos padrão disponíveis no Artia para o objeto selecionado. |
Campo customizado | Apresenta os campos personalizados cadastrados na organização. |
Nome do campo | O nome exibido no formulário. Se ficar vazio, usa o nome padrão do Artia |
Valor padrão | Um valor já preenchido quando o formulário abre |
Texto de exemplo | Uma dica dentro do campo para orientar o preenchimento |
Campo obrigatório | Uma chave que torna o preenchimento obrigatório |
Campos disponíveis
Os campos mudam conforme o Tipo de Criação:
Atividade | Projeto |
|---|---|
|
|
Importante: o campo Título é obrigatório por padrão. Não é possível mudar sua obrigatoriedade nem suas condições.
Bom saber: se o campo Categoria estiver configurado como texto no Artia, essa configuração não é refletida no formulário do Portal.
O campo Arquivos
O campo Arquivos permite que o solicitante anexe arquivos de apoio à demanda. Ele pode ser adicionado uma vez por tipo de demanda.
Como o Portal mostra um componente fixo de upload, ao selecionar Arquivos as opções Nome do campo, Valor padrão e Texto de exemplo somem. A opção Campo obrigatório continua disponível.
Campo Arquivos na tela de adição de campo
6. Como criar condições nos campos do formulário?
As condições deixam o formulário "inteligente": um campo pode aparecer, ficar obrigatório ou ter suas opções filtradas de acordo com o que o solicitante preencheu em outro campo.
Passo a passo
- Depois de adicionar o campo ao formulário, clique em Expandir para abrir o painel de condições.
- Monte a condição escolhendo a Ação, o Campo, o Operador e o Valor.
- Salve.
Painel de condições de campo
Ação | Descrição |
|---|---|
Expandir | Exibe o painel de condições configuradas para o campo, permitindo sua visualização e gerenciamento. |
Ícone ‘ | Permite alterar as configurações do campo. Caso o tipo de campo seja alterado, todas as condições previamente configuradas para ele serão removidas. |
Ícone ‘ | Remove o campo do formulário. |
Parte da condição | O que define | Opções |
|---|---|---|
Ação | O que acontece com o campo quando a condição for atendida | Mostrar, Tornar obrigatório, Filtrar opções |
Campo | Qual campo do formulário serve de referência | Qualquer campo já adicionado ao formulário |
Operador | Como o campo é comparado ao valor | É igual a, É diferente de, Contém, Está em |
Valor | O valor usado na comparação | Depende do tipo do campo escolhido |
Atenção: se você mudar o tipo de um campo, todas as condições configuradas para ele são removidas.
7. Como definir quem pode usar o Portal?
São duas etapas: primeiro você habilita o usuário para o Portal, depois escolhe quais tipos de demanda ele pode ver e enviar.
Etapa 1: habilitar o usuário
- Acesse Configuração da Organização → Usuários.
- Abra a Configuração do participante e vá em Funcionalidades.
- Habilite o campo Portal de Demanda e salve.
Configuração do participante
Essa opção vale para qualquer tipo de usuário e nível de acesso. Depois de salvar, a pessoa passa a aparecer na aba Permissões.
Etapa 2: escolher os tipos de demanda
- Em Configuração da Organização → Portal de Demandas, abra a aba Permissões.
- Clique em Configurar ao lado do usuário.
- Selecione os tipos de demanda que ele poderá ver e enviar, e salve.
Aba Permissões — usuários e tipos de demanda permitidos
Bom saber: se você não configurar nenhuma permissão para um usuário, ele tem acesso, por padrão, a todos os tipos de demanda ativos.
8. Como abrir e acompanhar demandas no Portal?
Depois de entrar, você chega à tela inicial do Portal de Demandas. No primeiro acesso, se ainda não houver nenhuma demanda, a tabela não aparece. Ela passa a ser exibida assim que a primeira demanda é criada.
Tela inicial do Portal de Demandas com demandas cadastradas
Quem vê quais demandas
Perfil | O que pode ver |
|---|---|
Administrador | Todas as demandas da organização |
Demais usuários | Apenas as demandas criadas por eles |
Ações da tela
Ação | O que faz |
|---|---|
+ Demanda | Abre o painel para escolher o tipo de demanda e criar uma nova |
Visão | Personaliza a tabela, escolhendo quais informações aparecem |
| Abre a atividade ou o projeto no Artia em uma nova guia |
| Abre o painel para ver e adicionar comentários à demanda |
| Remove a demanda do Portal |
Dica: use a Visão para deixar a tabela só com as informações mais importantes para o seu acompanhamento.
Edição e sincronização com o Artia
- As demandas não podem ser editadas pelo Portal. Para alterar alguma informação, edite direto no Artia.
- Alterações e comentários feitos no Artia são sincronizados automaticamente com o Portal.
Atenção: a exclusão não é sincronizada. Uma demanda apagada no Portal continua existindo no Artia. E uma demanda apagada no Artia continua aparecendo no Portal, com a coluna Situação mostrando apenas "-".
9. Como anexar arquivos a uma demanda?
Quando o tipo de demanda tem o campo Arquivos configurado, o formulário exibe o componente Anexar arquivos.
- Clique no componente para selecionar os arquivos, ou arraste-os até ele. Dá para enviar vários de uma vez.
- Confira os arquivos: cada um aparece em um card com nome e tamanho.
- Envie a demanda. Os arquivos são anexados automaticamente à atividade ou ao projeto criado no Artia.
Componente Anexar arquivos no formulário da demanda
Importante: só é possível anexar arquivos na criação da demanda. Depois de enviada, não dá para incluir ou trocar anexos pelo Portal.
Formatos aceitos
Tipo | Formatos |
|---|---|
Texto e dados | .txt, .csv, .pdf |
Documentos | .doc, .docx |
Planilhas | .xls, .xlsx |
Apresentações | .ppt, .pptx |
Imagens | .gif, .jpg, .jpeg, .png, .bmp |
Vídeo | .mp4 |
Ver os arquivos de uma demanda
Os anexos ficam na seção Arquivos dos detalhes da demanda. Os dois primeiros aparecem de cara; se houver mais, clique em Ver mais para ver a lista completa e em Ver menos para recolher.
Arquivos exibidos nos detalhes da demanda
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