Neste artigo:
- O que é a Ordem de Serviço?
- Qual permissão é necessária?
- Como criar uma Ordem de Serviço?
- Como funciona a lista de Ordens de Serviço?
- Como funciona a edição rápida?
- Como visualizar lançamentos financeiros e apontamentos na OS?
- Como vincular lançamentos financeiros e apontamentos a uma OS?
- Quais regras existem?
- Como funciona a criação rápida pelo envio de lançamentos?
- Como personalizar a visualização da Ordem de Serviço?
- Como funcionam as integrações na Ordem de Serviço?
1. O que é a Ordem de Serviço?
A Ordem de Serviço (OS) é um documento que registra os dados financeiros e operacionais de um serviço, interno ou externo. Ela permite lançar receitas, registrar apontamentos e identificar responsáveis, garantindo organização, transparência e controle das informações. O sistema calcula automaticamente o valor total e permite vincular o cliente, incluir observações e descrições, assegurando rastreabilidade em todo o processo.
2. Qual permissão é necessária?
A Ordem de Serviço está vinculada à permissão adicional Visualizar informações financeiras. As ações disponíveis variam conforme o nível de acesso do usuário:
- Líder: com a permissão habilitada, pode criar, editar, excluir, visualizar e exportar todas as ordens de serviço do grupo de trabalho configurado
- Colaborador e Restrito: com a permissão habilitada, pode apenas visualizar e exportar as ordens de serviço
Usuários de qualquer nível sem a permissão adicional ficam impossibilitados de utilizar a funcionalidade.
Permissão adicional financeiro
3. Como criar uma Ordem de Serviço?
Para criar uma OS, acesse o escopo de um Projeto ou Pasta e abra o aplicativo Ordem de Serviço, disponível exclusivamente na nova interface do Artia.
Clique em + Ordem de Serviço para abrir o modal de cadastro e preencha os campos:
- Nome: nome que identifica a ordem de serviço
- Responsável: usuário responsável pela OS. Podem ser selecionados usuários ativos com nível Líder, Colaborador, Restrito ou Terceiros
- Situação: define o status da OS. As opções disponíveis são Pendente (padrão), Aguardando aprovação, Aprovada, Reprovada, Faturada, Paga e Cancelada
- Cliente: permite vincular um cliente previamente cadastrado na organização
- Número: campo opcional para inserção manual de um número identificador
- Descrição do serviço: detalha o conteúdo ou objetivo da OS
- Observação: espaço para informações complementares sobre o serviço prestado
Modal de criação da Ordem de Serviço
4. Como funciona a lista de Ordens de Serviço?
Ao criar uma OS, o sistema exibe automaticamente a listagem de ordens cadastradas. As ações disponíveis na lista são:
- Editar: abre a OS para edição de todos os dados
- Exportar: permite exportar os dados em relatório PDF ou CSV
- Apagar: exclui a OS do sistema
Lista de Ordens de Serviço
5. Como funciona a edição rápida?
Na listagem de Ordens de Serviço, é possível editar rapidamente alguns campos passando o mouse sobre eles:
- Nome: ao passar o mouse, o modo de edição rápida é ativado
- Número: ao passar o mouse, o modo de edição rápida é ativado
- Situação: ao passar o mouse, o modo de edição rápida é ativado
Edição rápida na lista
6. Como visualizar lançamentos financeiros e apontamentos na OS?
Para visualizar os lançamentos e apontamentos vinculados a uma OS, clique no nome da ordem. Um modal será exibido com os dados vinculados, permitindo remover vínculos ou acessar o objeto correspondente. Caso não haja registros, o sistema exibirá atalhos para adicionar novos.
Modal de dados vinculados
As ações disponíveis no modal são:
- Nome: acesso rápido à lista de lançamentos financeiros vinculados
- Remover: retira o vínculo do dado com a OS
- Ir para lista de lançamentos: acesso rápido à lista de lançamentos financeiros
- Ir para lista de apontamentos: acesso rápido à lista de apontamentos
7. Como vincular lançamentos financeiros e apontamentos a uma OS?
Acesse a lista do objeto desejado, selecione os registros que deseja vincular e, no menu Ações, escolha Enviar para a Ordem de Serviço. Os vínculos criados podem ser consultados nas colunas Ordem de Serviço, Número da Ordem de Serviço e Situação da Ordem de Serviço na listagem do objeto.
Envio de dados para a OS
💡 Importante
Apenas ordens de serviço com situação Pendente ou Aguardando aprovação podem receber novos envios.
8. Quais regras existem?
- Regras de envio: Apenas lançamentos classificados como Realizado e com a classificação Receita podem ser enviados para uma OS. Cada dado pode ser associado a apenas uma única ordem de serviço, garantindo a integridade das informações.
- Regras de associação automática: Quando o lançamento for do tipo mão de obra e houver vínculo entre apontamento e lançamento financeiro, o sistema fará a associação automática entre ambos, desde que o lançamento esteja classificado como Realizado e Receita.
- Regras de edição e manutenção de vínculo: Para ordens com situação Pendente, Aguardando aprovação, Reprovada ou Cancelada, alterações que violem as regras de vínculo resultam na remoção automática do vínculo.
Para ordens com situação Aprovada, Faturada ou Paga, o sistema bloqueia qualquer modificação nos lançamentos ou apontamentos associados, exibindo um aviso de que a ordem está encerrada.
9. Como funciona a criação rápida pelo envio de lançamentos?
No modal de envio para OS, é possível criar uma nova ordem rapidamente sem sair do fluxo. Basta digitar o nome da nova OS no campo de pesquisa e selecionar a opção Criar novo item que será exibida automaticamente.
Criação rápida no modal de envio
10. Como personalizar a visualização da Ordem de Serviço?
O Artia permite criar visões personalizadas da tabela de Ordens de Serviço, com colunas e filtros configurados conforme a necessidade.
Ao acessar a tela de OS, clique em Visualização para abrir o menu lateral, onde é possível criar novas visões ou gerenciar as existentes, editando, duplicando, compartilhando ou excluindo conforme necessário.
Para aplicar filtros diretamente na tabela, utilize a opção + Filtro, que permite filtrar por Cliente, Data de Criação, Descrição, Nome, Número, Observação e Responsável.
Filtros na tabela
Por padrão, o sistema exibe a visão Todas as Ordens de Serviço, com as colunas Nome, Descrição, Cliente, Observação, Situação e Total.
As ações disponíveis para gerenciamento de visões são:
- + Filtro: aplica filtros na tabela
- Visualização: abre o menu lateral para personalizar a visão
- + Visualização: cria uma nova visão personalizada
- Editar: altera nome, filtros ou colunas de uma visão existente
- Duplicar: cria uma cópia da visão selecionada
- Compartilhar: disponibiliza a visão para outros usuários
- Excluir: remove a visão do sistema
💡 Importante
Não é possível excluir uma visão que esteja sendo utilizada no momento.
As colunas disponíveis para personalização são: Nome, Número, Descrição, Cliente, Observação, Situação, Valor Total, Total de Horas, Responsável e Data de Criação. É possível organizar a ordem das colunas arrastando os campos.
Colunas disponíveis para personalização
11. Como funcionam as integrações na Ordem de Serviço?
Os campos da Ordem de Serviço foram incorporados às APIs, Views de BI e Analytics, abrangendo apontamentos e lançamentos financeiros.
Os novos campos disponíveis são:
- Views de BI:
service_order_number,service_order_name,service_order_status - API:
serviceOrderNumber,serviceOrderName,serviceOrderStatus
Para mais detalhes sobre as alterações, consulte a documentação em API GraphQL do Artia.
💡 Observação
No Analytics, na API de apontamentos e nas Views de BI, a validação de permissões para esses campos ainda não foi implementada.
Ainda tem dúvidas? Fale com um de nossos consultores pelo chat em artia.com ou pelo e-mail [email protected].