Neste artigo:
- O que é o Portal de Demandas?
- Como acessar as configurações?
- Como configurar as informações gerais do Portal?
- Como cadastrar Tipos de Demanda?
- Como configurar o formulário do Tipo de Demanda?
- Como configurar condições de campo no formulário?
- Como configurar permissões de acesso?
- Como habilitar usuários para o Portal de Demandas?
- Como utilizar o Portal de Demandas?
1. O que é o Portal de Demandas?
O Portal de Demandas é uma forma de disponibilizar um formulário personalizado e limitado, integrado à criação de projetos e atividades no Artia. Ele permite que uma organização receba demandas de usuários sem que esses usuários precisem ter acesso completo à plataforma. Cada demanda submetida gera automaticamente uma atividade ou um projeto, conforme configurado pelo administrador.
Resolve um problema comum em equipes que prestam serviços internos e recebem solicitações via e-mail ou planilhas. Com o Portal de Demandas, esse fluxo passa a ser centralizado e integrado diretamente à gestão de trabalho do Artia.
2. Como acessar as configurações?
As configurações do Portal de Demandas são acessadas pelo caminho Configuração da Organização, clicando em Portal de Demandas no menu lateral. A seção apresenta três abas: Configurações Gerais, Tipos de Demanda e Permissões.
Aba Configurações Gerais do Portal de Demandas
3. Como configurar as informações gerais do Portal?
Na aba Configurações Gerais é possível alterar o nome exibido no Portal e visualizar o link de acesso a ele.
Os campos e ações disponíveis são:
- Nome do portal: define o nome da organização no Portal. O nome informado será exibido na parte superior da tela para os usuários.
- Salvar: salva o nome definido para o portal.
- Copiar link: copia para a área de transferência o link de acesso ao portal.
4. Como cadastrar Tipos de Demanda?
Na aba Tipos de Demanda são cadastrados os tipos de demanda disponibilizados no Portal. Cada tipo define o local de destino, o tipo de criação (atividade ou projeto) e permite a configuração do formulário apresentado aos usuários.
Aba Tipos de Demanda com a lista de tipos cadastrados
Após o cadastro, os tipos de demanda são exibidos em uma tabela, onde é possível reordená-los arrastando os registros para definir a ordem de exibição no Portal.
Para cadastrar um novo tipo, clique em + Tipo. O painel lateral será aberto com os seguintes campos:
- Nome: nome do tipo de demanda exibido no Portal. Campo obrigatório.
- Descrição: descrição opcional para auxiliar os usuários na identificação da finalidade do tipo de demanda.
- Tipo de Criação: define se a demanda resultará na criação de uma atividade ou de um projeto. Campo obrigatório.
- Tipo de atividade / Tipo de projeto: define o tipo de atividade ou projeto conforme o Tipo de Criação selecionado. Exibido somente após a definição do Tipo de Criação.
- Local de abertura da demanda: define onde a demanda será criada no Artia. Para demandas que criam projetos, é possível selecionar um Grupo de Trabalho ou uma Pasta/Projeto. Para demandas que criam atividades, é possível selecionar apenas uma Pasta/Projeto. Campo obrigatório.
- Situação do tipo de demanda: permite habilitar ou desabilitar o tipo de demanda, controlando sua disponibilidade no Portal.
Formulário de criação de um Tipo de Demanda
As ações disponíveis na listagem de tipos são:
- Formulário: permite configurar um formulário personalizado para o tipo de demanda
- Ícone Editar: permite alterar as informações do tipo. Os campos Grupo de Trabalho e Tipo de Criação ficam bloqueados após a criação
- Ícone Apagar: remove o tipo de demanda do Portal. Essa ação não pode ser desfeita
5. Como configurar o formulário do Tipo de Demanda?
Ao acessar a opção Formulário de um tipo de demanda, o usuário é direcionado ao construtor de campos, onde é possível adicionar e configurar os campos que serão exibidos no formulário.
Tela de cadastro de campo no formulário
Para adicionar um campo, clique em + Campo. O painel lateral será aberto com as seguintes opções:
- Fonte do campo: define a origem do campo, podendo ser Campo do Artia ou Campo customizado
- Nome do campo: define o nome exibido no formulário. Se não informado, será usado o nome padrão do campo no Artia
- Valor padrão: define um valor preenchido automaticamente ao abrir o formulário
- Texto de exemplo: texto de apoio para orientar o usuário durante o preenchimento
- Campo obrigatório: define se o preenchimento do campo será obrigatório
Cadastro de campo no formulário
Os campos disponíveis variam conforme o Tipo de Criação definido:
- Para Atividade: Título, Tipo de atividade, Descrição, Categoria, Prioridade e Campos personalizados da organização.
- Para Projeto: Título, Tipo de projeto, Descrição, Categoria, Prioridade, Justificativa, Premissas, Restrições, Número do projeto, Últimas informações, Cliente, Centro de custo e Campos personalizados da organização.
💡 Observação
O campo Título é obrigatório por padrão e não permite alterações em sua obrigatoriedade ou condições. Se o campo Categoria for configurado como campo de texto, essa configuração não será refletida no formulário do Portal.
6. Como configurar condições de campo no formulário?
Após adicionar um campo ao formulário, é possível criar condições para definir seu comportamento dinâmico com base no valor de outros campos.
Painel de condições de campo
Os parâmetros disponíveis para configuração de condições são:
- Ação: define o comportamento aplicado ao campo quando a condição for atendida. As opções são Mostrar, Tornar obrigatório e Filtrar opções.
- Campo: permite selecionar um campo já adicionado ao formulário para ser usado como referência da condição.
- Operador: define a forma de comparação. As opções são É igual a, É diferente de, Contém e Está em.
- Valor: valor utilizado na comparação, de acordo com o tipo do campo selecionado.
As ações disponíveis no gerenciamento de campos são:
- Expandir: exibe o painel de condições configuradas para o campo
- Ícone Editar: permite alterar as configurações do campo. Ao alterar o tipo de campo, todas as condições previamente configuradas serão removidas
- Ícone Apagar: remove o campo do formulário
7. Como configurar permissões de acesso?
Na aba Permissões são exibidos todos os usuários habilitados para o Portal de Demandas. Para cada usuário, é possível definir quais tipos de demanda estarão disponíveis para visualização e submissão.
Aba Permissões com usuários e tipos de demanda permitidos
Para configurar as permissões de um usuário, clique em Configurar ao lado do seu nome e selecione os tipos de demanda que ele poderá acessar.
💡 Importante
Caso nenhuma configuração seja realizada para um usuário, ele terá acesso, por padrão, a todos os tipos de demanda ativos.
8. Como habilitar usuários para o Portal de Demandas?
Para que um usuário apareça na aba Permissões, é necessário habilitá-lo previamente. Acesse Configuração da Organização, vá em Usuários, abra a Configuração do Participante e em Funcionalidades, habilite o campo Portal de Demanda.
Configuração do participante
Após salvar, o usuário passará a ser exibido na aba Permissões, onde será possível definir os tipos de demanda que poderá visualizar e submeter. Essa configuração pode ser aplicada a usuários de qualquer tipo e nível de acesso.
9. Como utilizar o Portal de Demandas?
Após a autenticação, o usuário é direcionado à tela inicial do Portal. No primeiro acesso, caso ainda não exista nenhuma demanda criada, a tabela não será exibida. Após a criação da primeira demanda, a listagem passa a ser apresentada.
Tela inicial do Portal de Demandas com demandas cadastradas
Para criar uma nova demanda, clique em + Demanda, selecione o tipo desejado e preencha o formulário correspondente.
As ações disponíveis na tela são:
- + Demanda: abre o painel para seleção do tipo de demanda e criação de uma nova solicitação
- Visão: permite personalizar a visualização da tabela, selecionando as informações que serão exibidas
- Ícone Acessar atividade: abre a atividade ou projeto correspondente no Artia em uma nova guia
- Ícone Comentário: abre o painel para visualizar e adicionar comentários à demanda
- Ícone Apagar: remove a demanda do Portal
Após a demanda ser criada pelo portal de demandas, quem irá receber a demanda dentro do Artia é o colaborador mais antigo que tiver acesso ao grupo de trabalho, com permissão mínima de líder. Essa configuração não é alterável.
💡 Importante
1. Usuários do tipo Administrador podem visualizar todas as demandas da organização. Os demais usuários visualizam e gerenciam apenas as demandas criadas por eles.
2. As demandas criadas pelo Portal não podem ser editadas por ele. Caso seja necessário alterar informações, a edição deve ser feita diretamente no Artia. As alterações e comentários realizados no Artia são sincronizados automaticamente com o Portal.
3. A exclusão de uma demanda no Portal não é sincronizada com o Artia: demandas excluídas no Portal permanecem no Artia, e demandas excluídas no Artia continuam aparecendo no Portal com a coluna Situação exibindo apenas o caractere "-".
Ainda tem dúvidas? Fale com um de nossos consultores pelo chat em artia.com ou pelo e-mail [email protected].