Neste artigo:
- Qual o objetivo da gestão de contratos?
- Como criar um contrato no Artia?
- Como utilizar as regras do contrato?
- Como vincular um contrato ao projeto?
- Como funciona a aba Financeiro?
- Como duplicar um contrato?
- Como funciona a aba Histórico?
1. Qual o objetivo da gestão de contratos?
A Gestão de Contratos permite criar contratos personalizados e vincular regras específicas a cada um deles, tornando o controle de projetos, horas e recursos mais eficiente e assertivo.
2. Como criar um contrato no Artia?
Acesse a área de Gestão de Contratos pelo menu principal.
Na tela de criação, preencha as informações do contrato: título, número do contrato, cliente, descrição e prazo de execução.
Após salvar as informações iniciais, as abas Regras do Contrato, Vincular Projeto e Histórico serão habilitadas automaticamente.
Como criar um novo contrato
💡 Importante
Para criar contratos, é necessário ser Administrador ou Líder com permissão adicional de gestão de contratos. Somente o administrador pode conceder essa permissão aos líderes.
3. Como utilizar as regras do contrato?
Na aba Regras do Contrato, você pode definir regras específicas para o contrato, sendo possível cadastrar várias regras para o mesmo contrato. Cada regra inclui os seguintes campos:
- Tipo de atividade: exibe todos os tipos de atividades disponíveis na plataforma
- Início e término da validade: define o período de vigência de cada regra
- Regras: lista as opções de regras disponíveis para cadastro
Tela de regras do contrato
Quais regras podem ser cadastradas?
- Notificação de % Completo
Envia uma notificação quando o percentual de conclusão da atividade atingir o valor definido na regra. Os destinatários são configurados no campo Quem deve ser notificado?
- Notificação de % das Horas Estimadas
Envia uma notificação quando o percentual das horas estimadas atingir o valor definido. Os destinatários também são configurados no campo Quem deve ser notificado?
- Notificação de % Completo pela Alocação Parcial
Envia notificações quando o percentual de conclusão de uma atividade atinge um valor específico, considerando a alocação parcial de recursos ou horas.
- Notificação de Horas Realizadas
Permite configurar quando a notificação será enviada, com três opções: - Esforço real igual ao esforço estimado: notifica quando os apontamentos atingirem o valor estimado
- Esforço real maior que o esforço estimado: notifica quando os apontamentos excederem o estimado
- Esforço real igual ou maior que o esforço estimado: notifica quando os apontamentos atingirem ou excederem o estimado
- Apontamentos Excedentes
Define se apontamentos acima do esforço estimado serão permitidos ou bloqueados. - Bloquear: impede qualquer apontamento além do esforço estimado
- Permitir: habilita o campo Contabilizar Esforço Real?, com as opções:
- Sim: apontamentos excedentes são contabilizados automaticamente
- Somente após aprovação: apontamentos excedentes ficam pendentes de aprovação pelo líder antes de serem contabilizados
Aprovação de Horas
Define quais apontamentos precisam de aprovação do líder do grupo de trabalho:
- Todos os apontamentos: todos os registros são enviados para aprovação
- Somente horas excedentes: apenas os apontamentos que ultrapassarem o esforço estimado são enviados para aprovação
- Horas Faturáveis
Permite que líderes determinem se as horas registradas pelos colaboradores são faturáveis ou não.
4. Como vincular um contrato ao projeto?
Existem três formas de vincular um contrato a um projeto:
- Contrato padrão
É possível definir um contrato padrão para a organização, que será aplicado automaticamente a todo novo projeto criado. Para configurar, acesse Configurar Organização, clique em Configurações e depois em Gestão de Contrato.
Cadastro de contrato padrão
- Pela gestão de contratos
Ao criar ou editar um contrato, acesse a aba Vincular Projeto e insira o ID do projeto que deseja associar.
Tela de vinculação de projetos
- Pela capa do projeto
Acesse a capa do projeto e clique no ícone de gestão de contratos para realizar a vinculação diretamente por lá.
Gestão de contrato na capa do projeto
5. Como funciona a aba Financeiro?
Dentro do contrato, na aba Financeiro permite definir o custo do usuário com base no recurso utilizado e no tipo de atividade apontada.
Aba Financeiro na gestão de contratos
💡 Importante
A permissão adicional Visualização de Informações Financeiras é necessária para acessar os valores das regras criadas por outros usuários. Sem essa permissão, o usuário pode acessar a aba, mas não visualizará os valores. Exceção: o criador do contrato sempre visualiza todos os valores, independentemente da permissão.
Como criar uma regra financeira?
Clique em + Lançamento para abrir o modal de criação. Preencha os seguintes campos:
- Tipo de atividade: selecione um ou mais tipos
- Recursos: selecione um ou mais recursos
- Tipo de custo: defina se o custo será por hora ou por período
- Classificação: informe se é um gasto (valores negativos) ou uma receita (valores positivos)
- Valor: o sistema ajusta automaticamente para positivo ou negativo conforme a classificação
- Início e fim: defina o período de vigência da regra
Modal de novo lançamento
O sistema não permite regras duplicadas e aplica a regra mais específica disponível, seguindo esta hierarquia:
- Recurso específico e tipo de atividade específico
- Recurso específico e todos os tipos de atividade
- Todos os recursos e tipo de atividade específico
- Todos os recursos e todos os tipos de atividade
Caso nenhuma regra seja encontrada, o sistema utilizará o custo padrão do usuário definido na configuração do participante.
Como visualizar e gerenciar as regras criadas?
Após criar uma regra, ela ficará listada na aba Financeiro, onde é possível editá-la ou excluí-la conforme necessário.
Listagem de regras financeiras
6. Como duplicar um contrato?
A duplicação pode ser feita de duas formas dentro da área de Gestão de Contratos:
Duplicação individual: clique em Mais opções na linha do contrato desejado e selecione Duplicar.
Duplicação individual de contrato
Duplicação múltipla: selecione dois ou mais contratos e clique em Ações, depois em Duplicar.
Duplicação múltipla de contratos
O contrato duplicado será criado com o prefixo "Cópia de" no nome e incluirá automaticamente as regras do contrato, regras financeiras (quando aplicável), número do contrato, cliente vinculado e descrição de prazo.
💡 Importante
O contrato duplicado será criado com o status Pendente e não incluirá os usuários e projetos vinculados ao contrato original. As regras financeiras só serão copiadas se o usuário que duplica for o criador do contrato ou possuir permissão para visualizar informações financeiras.
7. Como funciona a aba Histórico?
A aba Histórico exibe todas as movimentações realizadas no contrato, permitindo acompanhar alterações e ações feitas ao longo do tempo.
Histórico da gestão de contratos
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