Neste artigo:
- O que é a Alocação de Equipe?
- Como acessar a tela de Alocação de Equipe?
- Como criar atividades pela tela de Alocação de Equipe?
- Como utilizar a visão gráfica?
- Como realizar o Cálculo de Alocação de Equipe?
- Como realizar a Alocação Parcial de Esforços?
1. O que é a Alocação de Equipe?
A Alocação de Equipe permite visualizar como as horas de trabalho dos membros da equipe estão distribuídas nas atividades, ajudando a garantir que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e dentro das capacidades de cada colaborador. A funcionalidade facilita a análise entre a capacidade (horas disponíveis) e a demanda (esforço necessário para concluir as atividades).
Com ela, você pode monitorar a disponibilidade de cada colaborador, filtrar por equipe ou competência, definir prazos e esforço estimado para cada atividade e acompanhar o progresso e o esforço real gasto.
Tela de Alocação de Equipe
2. Como acessar a tela de Alocação de Equipe?
Na Tree view, selecione o contexto desejado. Para visualizar todos os projetos em que o usuário está envolvido, recomendamos a opção Ver Tudo. Em seguida, localize Alocação de Equipe no menu de aplicativos. Caso não encontre, clique no (+) no canto superior direito para adicioná-la.
Acesso à Alocação de Equipe
Visualizações disponíveis
- Visão Lista: acompanhe as atividades nas quais o usuário está alocado, com filtros de Esforço Estimado, Esforço Real e Esforço Calculado, comparando as horas registradas com as previstas.
- Visão Gráfico: visualize a capacidade de cada recurso com opções de visualização diária, semanal ou mensal, oferecendo uma visão clara da carga de trabalho.
Lista de Alocação de Equipe
Filtros disponíveis na tela
Filtros disponíveis na Alocação de Equipe
- Data: define a partir de qual data as atividades serão exibidas.
- Visualizar: ajusta o período de exibição. Na Visão Lista, o intervalo pode ser de 1 a 20 dias. Na Visão Gráfico, as opções são Diário, Semanal e Mensal.
- Recursos/Equipe: permite selecionar um usuário individual ou filtrar por equipe para visualizar a disponibilidade dos membros associados.
- Competências: filtra os usuários de acordo com competências específicas, facilitando a distribuição de tarefas para os profissionais mais adequados.
- Importante: Este filtro só deve ser utilizado caso a sua organização vincule os usuários/colaboradores a competências específicas. Caso a sua organização não utilize esta segregação, não é recomendado a utilização deste filtro.
- Esforço: permite selecionar quais tipos de esforço deseja visualizar:
- Esforço Estimado: horas previstas para execução da atividade, utilizadas no cálculo da alocação
- Esforço Real: tempo efetivamente trabalhado nas atividades, com base nos apontamentos realizados
- Esforço Calculado: relaciona as horas alocadas com as horas realizadas, redistribuindo a carga conforme o progresso real da atividade. Por exemplo, em uma atividade de 5 dias com 5 horas estimadas, se nenhuma hora for registrada nos dois primeiros dias, as 2 horas serão redistribuídas entre os dias restantes
- Nível do Usuário: filtra os recursos por nível de acesso, responsáveis, participantes e/ou informado.
- Status das Atividades: filtra as atividades com base no status atual, como Pendente, Encerrado, entre outros.
Após configurar os filtros desejados, clique em Aplicar para visualizar as informações.
3. Como criar atividades pela tela de Alocação de Equipe?
Na visão Lista, localize a linha do recurso ao qual deseja adicionar a atividade. Passe o mouse sobre a linha e clique no ícone (+) que aparecerá. Na janela que se abrir, preencha os detalhes da atividade e clique em Salvar. A atividade aparecerá no cronograma no período especificado.
Criação de atividade na tela de Alocação de Equipe
4. Como utilizar a visão gráfica?
A visão gráfica facilita o monitoramento da disponibilidade e do progresso das atividades de forma intuitiva, ajudando a identificar rapidamente colaboradores sobrecarregados ou subutilizados.
💡 Importante
Para que a visão gráfica funcione corretamente, é necessário preencher o Esforço Estimado nas atividades. Sem esse valor, as barras não serão atualizadas corretamente.
Como interpretar as barras:
- Cinza: representa o esforço estimado (horas planejadas)
- Azul: representa o esforço real (horas efetivamente trabalhadas)
À medida que o colaborador registra horas, a barra azul sobe para refletir o trabalho realizado. A diferença entre as barras fornece uma visão clara de como a execução está se alinhando ao planejamento.
Esforço estimado e real
A linha laranja no gráfico representa a jornada de trabalho configurada para cada colaborador. Colaboradores com jornadas diferentes terão linhas de disponibilidade distintas. Em caso de ausência, a linha de disponibilidade é ajustada automaticamente para o período correspondente.
Ausência do colaborador
Cores das barras de alocação:
- Verde: alocação abaixo de 75% da capacidade. O colaborador está sublocado e pode assumir mais tarefas
- Laranja: alocação entre 75% e 100% da capacidade. Alocação equilibrada e dentro do esperado
- Vermelho: alocação acima de 100%. O colaborador está sobrecarregado e pode precisar de ajustes
Exemplo de distribuição de esforço entre colaboradores
5. Como realizar o Cálculo de Alocação de Equipe?
O cálculo consolida os dados de esforço estimado, real e calculado, atualizando as barras gráficas para refletir as alocações com base nos registros realizados.
- Clique no (+) ao lado dos aplicativos e localize o app Cálculo.
- Selecione a opção Calcular Alocação de Equipe.
- Escolha rodar o cálculo para Todas as atividades ou apenas Atividades novas ou replanejadas.
- Clique em Rodar Cálculo.
Cálculo de Alocação de Equipe
💡 Importante
Selecione apenas a opção Calcular Alocação de Equipe, sem adicionar outras opções de cálculo, para que a atualização seja focada somente nas alocações de recursos.
Após o cálculo, as barras serão atualizadas automaticamente, permitindo identificar oportunidades de ajuste, como remanejar tarefas para colaboradores com menor carga ou redistribuir o esforço entre a equipe.
6. Como realizar a Alocação Parcial de Esforços?
A alocação parcial permite distribuir o esforço de uma atividade entre os membros da equipe. Existem duas formas de acessá-la:
Pela lista de atividades: clique nos três traços à esquerda da linha da atividade e selecione Alocação Parcial.
Acesso à Alocação Parcial pela lista de atividades
Pela capa da atividade: abra a atividade e localize a seção de alocação parcial. Para distribuir automaticamente, marque Distribuir alocação automaticamente e o sistema dividirá o esforço igualmente entre os recursos. Para distribuição manual, desmarque essa opção e defina o esforço de cada participante por percentual ou inserindo valores diretamente no campo Esforço Estimado.
Acesso à Alocação Parcial pela capa da atividade
Vídeo — Como utilizar a Alocação de Equipe
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