Neste artigo:

1. O que é o Reporte de Despesas?
2. Como funciona o fluxo de reporte de despesas?
3. Quais são os status disponíveis?
4. Como criar um Reporte de Despesas?
5. Como aprovar ou reprovar um Reporte de Despesas?
6. Como funciona a aprovação parcial?
7. Quais são as restrições de edição e reabertura?
8. Como gerar relatórios do Reporte de Despesas?

1. O que é o Reporte de Despesas?

O Reporte de Despesas é uma funcionalidade que permite registrar e acompanhar os gastos relacionados a projetos, atividades ou iniciativas dentro do Artia. Ele serve para controlar despesas como custos de materiais, serviços ou outros tipos de investimentos, garantindo que todos os lançamentos financeiros sejam registrados de forma organizada.

2. Como funciona o fluxo de reporte de despesas?

O fluxo de reporte de despesas no Artia segue três etapas:

1. Criação do reporte de despesas
2. Lançamento das despesas necessárias
3. Envio para aprovação

O reporte pode ser editado apenas enquanto estiver com o status Pendente. Após qualquer alteração de status, o reporte não poderá mais ser modificado. Essa restrição garante a integridade do processo, evitando alterações nos dados após a aprovação.

3. Quais são os status disponíveis?

Um reporte de despesas pode ter os seguintes status:

• Pendente: o reporte ainda pode ser editado
• Aguardando Aprovação: o reporte foi enviado e está aguardando a análise dos aprovadores
• Aprovado Parcial: pelo menos um aprovador concluiu a aprovação, mas ainda há aprovadores pendentes
• Aprovado: todos os aprovadores concluíram a aprovação
• Rejeitado: o reporte foi reprovado por um ou mais aprovadores

4. Como criar um Reporte de Despesas?

1. Selecione o escopo onde o reporte será criado, acesse Reportes de Despesas e clique em Novo.
2. Na capa do reporte, preencha o título e uma descrição detalhada para que o aprovador compreenda claramente a situação. Os campos de período e categoria são opcionais.
3. Atribua um responsável e um aprovador ao reporte e clique em Salvar.

💡 Importante

O aprovador deve estar cadastrado nas configurações da organização. Para cadastrá-lo, acesse Configurações da Organização, clique em Configurações, depois em Financeiro e selecione Aprovadores.

Como cadastrar aprovadores de reporte de despesas

1. Com o reporte criado, clique em Novo Lançamento para registrar os valores.

Como criar um lançamento no reporte de despesas

1. Preencha os campos obrigatórios: título, categoria, unidade, valor unitário e quantidade. Os campos conta contábil, centro de custo e classificação financeira são opcionais. Clique em Salvar para concluir o lançamento.

Tela de lançamento financeiro no reporte de despesas

1. Após registrar os lançamentos, é possível adicionar comentários, criar tags, associar pessoas, incluir links externos e gerar relatórios diretamente na capa do reporte. Por fim, altere o status de Pendente para Aguardando Aprovação.

Ações dentro da capa do reporte de despesas

5. Como aprovar ou reprovar um Reporte de Despesas?

O aprovador pode acessar os reportes aguardando aprovação na seção Aprovação de Despesas. Nessa área, serão listados os reportes pendentes com informações como valor e período. Ao selecionar um reporte, o aprovador terá a opção de Aprovar ou Reprovar.

Tela de aprovação de despesas

💡 Importante

O reporte pode ser aprovado ou reprovado apenas uma vez. Após essa ação, não é possível editá-lo. Se houver divergências ou erros, o procedimento correto é alterar o status para Pendente, adicionar um comentário com as correções necessárias e aguardar que o responsável faça os ajustes antes de reanalisar o reporte.

6. Como funciona a aprovação parcial?

A aprovação parcial é aplicada quando há múltiplos aprovadores configurados. O status do reporte permanece como Aprovado Parcial até que todos os aprovadores concluam a aprovação. O status só muda para Aprovado quando todos derem o seu consentimento.

Exemplo prático:

1. Acesse Configurações da Organização, clique em Configurações, depois em Financeiro e selecione Aprovadores.
2. Defina os usuários A e B como aprovadores.
3. Crie um reporte de despesas e defina o usuário C como responsável.
4. Altere o status do reporte para Aguardando Aprovação.
5. O usuário A aprova o reporte. O status muda para Aprovado Parcial.
6. O usuário B aprova o reporte. O status muda para Aprovado.

7. Quais são as restrições de edição e reabertura?

Não há configuração disponível para reabrir um reporte de despesas após a aprovação, mesmo para usuários Administradores. Isso garante que o processo de aprovação não seja alterado após sua finalização.

Caso seja necessário revisar ou ajustar um reporte já aprovado, o processo exige a exclusão do reporte e a criação de um novo.

⚠️ Importante

Após a aprovação do reporte de despesas, ele não poderá ser excluído.

8. Como gerar relatórios do Reporte de Despesas?

Relatório em PDF

1. Acesse o reporte de despesas e clique no ícone de impressora no canto superior direito.

Impressão do relatório de despesas

1. Selecione o tipo de relatório Relatório de Reporte de Despesas, escolha a orientação da página (retrato ou paisagem) e clique em Gerar PDF.

Aguarde alguns segundos. Quando pronto, clique no ícone de sino e acesse a notificação "Seu relatório PDF foi exportado" para realizar o download.

Relatório em nova guia

1. Acesse o reporte de despesas e clique no ícone de impressora.
2. Selecione o tipo de relatório, escolha a orientação e clique em Gerar em nova guia.

Opção Gerar em nova guia

Relatório em Excel

1. Acesse o reporte de despesas e clique no ícone de seta para exportar no canto superior direito, ao lado da impressora.

Como exportar os reportes de despesas em CSV

1. Selecione as colunas que deseja incluir no relatório e clique em Exportar.

Aguarde alguns segundos. Quando pronto, clique no ícone de sino e acesse a notificação "Sua exportação CSV foi concluída" para realizar o download.

Ainda tem dúvidas? Fale com um de nossos consultores pelo chat em artia.com ou pelo e-mail [email protected].