Neste artigo:

1. Como preparar o arquivo no Microsoft Project?
2. Como salvar o arquivo em XML?
3. Como importar o arquivo no Artia?
4. Dicas de usabilidade na importação

1. Como preparar o arquivo no Microsoft Project?

1. Abra o projeto no Microsoft Project.
2. Acesse a planilha de recursos, onde estarão listados todos os recursos do projeto.
3. No Artia, os recursos são identificados por e-mail. Por isso, substitua os nomes dos recursos pelos e-mails cadastrados no Artia.

Tabela de recursos no MS Project

Sobre o cronograma

• Verifique se todas as atividades têm pelo menos uma data de início e término definidas antes de exportar. Atividades sem datas podem ser importadas de forma incompleta.
• Confira se as dependências entre atividades estão configuradas corretamente no MS Project antes de exportar, pois elas serão trazidas junto com o arquivo XML.
• Evite caracteres especiais nos nomes das atividades, como aspas, barras e símbolos, pois podem causar inconsistências na leitura do arquivo.

Caso queira importar apenas o cronograma, sem os recursos, você pode excluir todos eles da planilha. Nesse caso, certifique-se de remover também as linhas em branco, pois elas podem causar problemas durante a importação.

Vá em Selecionar tudo e clique em "Deletar" pelo teclado. Ou, selecione as linhas que deseja e vá em "Eliminar recursos".

Exclusão dos recursos da tabela

Eliminar recursos

Boas práticas antes de exportar o XML do MS Project

Sobre os recursos:

• Sempre confira se todos os e-mails inseridos na planilha de recursos estão exatamente iguais aos cadastrados no Artia, incluindo letras minúsculas e sem espaços extras. Um e-mail digitado errado pode gerar erro na importação ou deixar atividades sem responsável.
• Se optar por remover os recursos, faça uma varredura nas linhas após a exclusão. Linhas aparentemente vazias podem conter formatação oculta e causar problemas. Uma boa prática é selecionar as linhas abaixo dos recursos e usar a opção "Excluir linha" ao invés de apenas apagar o conteúdo.

2. Como salvar o arquivo em XML?

Após realizar as modificações necessárias, salve o arquivo no formato XML:

1. Acesse Arquivo no menu do Microsoft Project.
2. Clique em Salvar Como.
3. No campo Tipo, selecione XML.

Sobre o arquivo:

• Após salvar em XML, abra o arquivo em um editor de texto simples (como o Bloco de Notas) e verifique se ele não está vazio ou corrompido antes de importar no Artia.
• Salve sempre uma cópia do arquivo original do MS Project antes de fazer alterações para a exportação, facilitando ajustes caso a importação precise ser refeita.

3. Como importar o arquivo no Artia?

1. Na Tree view, selecione o projeto no qual deseja realizar a importação.
2. Na capa do projeto, acesse a opção de Importação de XML.
3. Localize o arquivo XML salvo no seu computador e selecione-o.

Upload do arquivo XML

O Artia adicionará o arquivo à fila de importação. Quando o processo for concluído, você receberá uma notificação na Central de Notificações.

Notificação de importação concluída

Após a importação, as atividades do projeto estarão disponíveis e atualizadas diretamente na sua página no Artia.

4. Dicas de usabilidade na importação

• Sobre o arquivo XML: A exportação de XML do Artia foi criada especialmente para importação no Microsoft Project e no MS Project Libre, sendo compatível com ambos os sistemas.
• Como a duração é calculada no Artia: A coluna Duração existente no Microsoft Project não é repassada diretamente para o Artia. O Artia calcula a duração de cada atividade ou projeto com base nas colunas de Início e Término. Por isso, certifique-se de que essas datas estejam corretamente preenchidas antes de exportar o arquivo.
• Como o esforço é importado: A coluna Trabalho do Microsoft Project corresponde ao campo Esforço no Artia. Ao importar o arquivo, os valores dessa coluna serão espelhados automaticamente no campo de esforço das atividades.
• Como importar Marcos: É possível importar Marcos para o Artia. Para isso, na coluna Duração do Microsoft Project, deixe o valor da linha desejada como zero. O sistema interpretará automaticamente essa linha como um Marco.
• Predecessoras e Sucessoras: As predecessoras e sucessoras são importadas normalmente para o Artia. No entanto, pode ser necessário realizar pequenos ajustes diretamente na plataforma após a importação, pois as regras de gerenciamento de dependências entre os dois sistemas possuem pequenas diferenças. Por isso, é importante revisar o cronograma após a importação para garantir que todas as dependências estejam configuradas corretamente.

Ainda tem dúvidas? Fale com um de nossos consultores pelo chat em artia.com ou pelo e-mail [email protected].