1. O que é a lista de apontamentos?
2. O que é a função de aprovação de apontamentos?
3. Como criar um contrato de gestão de trabalho?
4. Como aprovar ou reprovar apontamentos?
5. Como aprovar ou reprovar apontamentos em massa?
6. Como informar horas faturáveis?
7. Como emitir relatórios?
1. O que é a lista de apontamentos?
A Lista de Apontamentos é um recurso que permite visualizar todos os registros de apontamentos realizados pelos usuários. Assim como em outras listagens do Artia, como as de Atividades e Projetos, é possível personalizar a visualização de acordo com suas preferências, escolhendo entre as opções predefinidas ou criando uma visão exclusiva para o seu usuário.
Figura 1 - Tela da lista de apontamentos
2. O que é a função de aprovação de apontamentos?
Trata-se de uma funcionalidade que permite visualizar os apontamentos registrados em uma pasta ou projeto e aprovar aqueles que estão pendentes.
Importante: A funcionalidade de aprovação de apontamentos estará disponível apenas quando o parâmetro Gestão de contrato estiver selecionado.
3. Como criar um contrato de gestão de trabalho?
No Dashboard clique no + e adicione o campo Gestão de trabalho.
Figura 2 - Tela do Dashboard com o botão de adicionar sinalizado
Figura 3 - Modal de adição de aplicativos mostrando a opção de Gestão de contrato
3.1 O que deve ser definido nas regras de contrato da gestão de trabalho?
Nas regras de apontamentos devem ser definidas as Regras do Contrato. Após definir o Tipo de atividade e Validade, selecionar em Regra a aprovação de horas e o que precisa ser aprovado.
Em Aprovadores estará disponível o campo Líderes selecionados, sendo possível selecionar quais líderes poderão aprovar os apontamentos. Após a escolha, basta clicar em Salvar regra.
Figura 4 - Tela de Regras do Contrato com as opções de configurações disponíveis
Após salvar, será exibida uma mensagem de sucesso na tela.
Figura 5 - Aviso de Regra atualizada com sucesso
Importante: Caso sejam selecionados apenas os apontamentos excedentes, os apontamentos dentro do esforço estimado da atividade serão aprovados automaticamente.
Sobre apontamentos excedentes: Quando a gestão de contratos estiver configurada para aprovar apenas as horas excedentes e o usuário registrar um apontamento que ultrapasse o esforço estimado da atividade, serão gerados dois apontamentos:
Primeiro Apontamento: Apontamento dentro do esforço estimado – aprovado automaticamente.
Segundo Apontamento: Apontamento que excede o esforço estimado – aguardando aprovação.
O contrato pode ser utilizado em todos os projetos, funcionando como o padrão para a organização.
Para configurá-lo, basta acessar a opção Configurar Organização:
Figura 6 - Menu apresentado ao clicar no nome da Organização com a opção de Configurar Organização grifada
Estando em Configurar Organização, clique em Configurações e após em Geral.
Figura 7 - Seção de Configurações dentro de Configurar organização
Em Configurações Gerais, clique no botão para definir o contrato padrão e escolha um contrato previamente criado para aprovação de horas. Depois, clique em Salvar para confirmar a seleção.
Figura 8 - Tela de Configuração Geral com a aba seleciona em Gestão de contrato e opção para Definir contrato padrão
4. Como aprovar ou reprovar apontamentos?
Os apontamentos pendentes estarão disponíveis na lista de apontamentos.
Figura 9 - Tela com a opção Ver Tudo selecionada mostrando o aplicativo Lista de apontamentos destacado
Na primeira coluna, caso você esteja configurado como aprovador, estarão os botões para aprovar ou reprovar. Vale ressaltar que esses botões só estarão disponíveis para apontamentos que estiverem aguardando aprovação.
Figura 10 - Tela de Lista de Apontamentos mostrando as opções de aprovar ou recusar um apontamento na primeira coluna
Quando você optar por aprovar um apontamento, será exibido o modal de Aprovação de Apontamentos, contendo as informações do apontamento a ser aprovado. Se necessário, ajuste o esforço da atividade e clique em Salvar.
Figura 11 - Modal de Aprovação de Apontamentos com as informações do apontamento e atividade
Se você optar por rejeitar o apontamento, será aberto um modal com as informações do apontamento a ser reprovado. Será obrigatório preencher o campo de comentário de reprovação. Após preencher, clique em Salvar.
Figura 12 - Modal de Rejeição de Apontamentos
Importante: Apenas os usuários com o perfil de acesso de Líder do grupo de trabalho terão permissão para fazer a aprovação dos apontamentos de acordo com a configuração de contrato.
5. Como aprovar ou reprovar apontamentos em massa?
Se for necessário aprovar múltiplos apontamentos de uma vez (aprovação em massa), selecione os apontamentos desejados marcando as caixas de seleção na Lista de Apontamentos. Em seguida, clique em Ações para aprovar ou reprovar os apontamentos.
Se você realizar a aprovação, um modal de confirmação será exibido com as informações detalhadas da aprovação em massa, como os apontamentos a serem aprovados, nome, esforço real e esforço aprovado. Caso necessário, você poderá ajustar o esforço estimado da atividade. Após revisar as informações, clique em Salvar.
Figura 13 - GIF demonstrando os passos para a aprovação em massa de apontamentos
Se você optar por reprovar múltiplos apontamentos (reprovação em massa), um modal será exibido com as informações das atividades, incluindo nome, esforço real, esforço reprovado e comentário de reprovação. Além disso, foi adicionado um checkbox para permitir que o comentário seja repetido nas demais atividades, caso o motivo da reprovação seja o mesmo. Após revisar, clique em Salvar.
Figura 14 - GIF demonstrando os passos para a reprovação em massa dos apontamentos
Importante: Se os apontamentos não forem aprovados ou reprovados até a data de validade do contrato configurado, os botões de aprovação ou reprovação serão desativados e não serão mais exibidos. Nesse caso, os apontamentos serão aprovados automaticamente.
6. Como informar horas faturáveis?
Para sinalizar as horas faturáveis na lista de apontamentos, é necessário que o contrato de horas faturáveis tenha sido criado e que o projeto esteja vinculado a esse contrato. Para saber como realizar esse cadastro, clique aqui. Após concluir o processo, acesse a lista de apontamentos, selecione os apontamentos que deseja identificar e, em 'Ações' e 'Horas Faturáveis', indique se a hora é faturável ou não.
Figura 15 - Gif de horas faturáveis
Para visualizar se o apontamento foi identificado como faturável ou não, atualize a visão da lista de apontamentos e adicione a coluna "Faturável". Para mais informações sobre como alterar a visão, acesse aqui.
Figura 16 - Coluna Faturável da lista de apontamentos
7. Como emitir relatórios?
No Artia, é possível emitir relatórios nos formatos PDF, CSV ou abrir em uma nova guia. Abaixo ensinaremos cada uma destas possibilidades.
7.1 Relatório em PDF
Vá em lista de apontamentos e clique no ícone da impressora no canto superior direito.
Figura 17 - Tela da Lista de Apontamentos com a opção de impressora destacada
Selecione entre as opções de tipo de relatório. Em seguida, na opção Orientação de Página, escolha entre modo retrato ou paisagem. Por fim, clique em Gerar PDF.
Figura 18 - Janela para a seleção de relatórios com a opção de Gerar PDF
Aguarde alguns segundos para a confecção do relatório. Em seguida, clique no x para fechar a aba. No canto superior direito do Artia, ao lado da sua foto de perfil, clique no ícone do sino de notificações. Aparecerá a notificação: Seu relatório PDF foi exportado. Clique aqui para realizar o download do arquivo.
7.1.1 Como adicionar um filtro de data no relatório em PDF?
Ao gerar relatórios em PDF na tela de Lista de Apontamentos, caso haja um filtro na coluna "Data", será exibida a indicação "Filtros de data aplicados", juntamente com a data utilizada no filtro. Isso aumenta a transparência do relatório, informando ao usuário que os dados foram restritos a um período específico, sem comprometer a legibilidade do documento. Ao acessar a tela da Lista de Apontamentos, o usuário pode criar ou editar uma visão, selecionando as colunas a serem exibidas. A coluna "Data" oferece a opção de aplicar filtros para períodos, os quais serão refletidos nos relatórios, caso utilizados.
Figura 19 - Filtro de data
Se o usuário aplicar um filtro na coluna "Data", o período filtrado será exibido no rodapé dos relatórios, no campo "Filtros de data aplicados". Caso nenhum filtro seja aplicado, esse campo não será mostrado no relatório.
Figura 20 - Filtro de data aplicado no relatório
7.2 Relatório em nova guia
Vá em lista de apontamentos e clique no ícone da impressora no canto superior direito.
Figura 21 - Tela da Lista de Apontamentos com a opção de impressora destacada
Selecione o tipo de relatório desejado e, em seguida, na opção Orientação de Página, escolha entre modo retrato ou paisagem. Por fim, clique em Gerar em nova guia.
Figura 22 - Janela de seleção de relatórios com a opção Gerar em nova guia destacada
Aguarde alguns segundos, o artia irá abrir uma nova guia com o relatório de atividades.
7.3 Relatório em Excel
Vá em lista de apontamentos:
Figura 23 - Tela da Lista de Apontamentos
Clique na seta em exportar (canto superior direito), ao lado da impressora.
Figura 24 - Tela de Lista de Apontamentos com o ícone de seta para exportação destacado
Na coluna, selecione as informações que devem constar no relatório e clique em Exportar.
Figura 25 - Janela para seleção de colunas para exportação de relatório
Aguarde alguns segundos para a confecção do relatório. Em seguida, clique no x para fechar a aba. No canto superior direito do Artia, ao lado da sua foto de perfil, clique no ícone do sino de notificação. Aparecerá a notificação: Sua exportação CSV foi concluída. Clique aqui para realizar o download do arquivo.
Figura 26 - Notificação que a exportação CSV foi concluída
Importante: Caso a mensagem de que a consulta retornou mais de 500 registros para exportação apareça na sua tela, verifique se você está com a opção "Ver tudo" selecionada na Tree View e tente novamente selecionando apenas um Grupo de Trabalho. Caso já tenha um Grupo de Trabalho selecionado, experimente filtrar ainda mais as informações através da Visão para realizar a exportação para respeitar a limitação de 500 registros.
Se necessário, selecione escopos menores ou entre em contato com o time de suporte pelo e-mail [email protected]. A equipe avaliará o plano da sua empresa e verificará se é necessário um upgrade para liberar as funcionalidades de BI ou Excel, que não possuem limites de linhas para exportação, ao contrário do Artia.
Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]