1. O que é e para que serve uma lista de projetos?
2. O que é e para que serve o desvio de esforço?
3. O que é o IDC (Índice de Desempenho de Custo) e como ele funciona?
4. O que é o Índice de Desempenho de Prazo (IDP) e como ele funciona?
5. Como funciona o cálculo do IDP para Projetos?
6. Como funciona o cálculo de IDP para a última linha de base de projetos?
7. Como utilizar o indicador de prazo?
8. Como emitir um relatório em PDF pela lista de projetos?
9. Como emitir um relatório em uma nova guia pela lista de projetos?
10. Como emitir um relatório em Excel pela lista de projetos?
1. O que é e para que serve uma lista de projetos?
A lista de projetos é um registro organizado de todos os projetos em andamento, planejados e concluídos. Com a lista de projetos do Artia, você poderá acompanhar o progresso dos projetos de forma mais rápida e eficaz, visualizando colunas como: Indicadores de Prazo e Esforço, % de Desvio de Esforço, Desvio de Prazo, % Completo, Esforço Projetado, entre outras.
Figura 1 - Tela da Lista de Projetos
2. O que é e para que serve o desvio de esforço?
O campo 'Porcentagem de Desvio de Esforço' serve como um indicador visual para comparar o esforço estimado com o esforço real. Ele mostra a diferença entre o número de horas originalmente previstas para a conclusão da atividade e o tempo efetivamente gasto para concluí-la. O percentual de desvio de esforço será negativo quando o esforço real for menor do que o esforço estimado.
Figura 2 - Tela da Lista de Projetos mostrando o percentual de esforço negativo
O percentual de desvio de esforço será positivo quando o esforço real for maior do que o esforço estimado.
Figura 3 - Tela da Lista de Projetos mostrando o percentual de esforço positivo
O percentual de desvio de esforço ficará zerado, quando o esforço real for igual ao esforço estimado.
Figura 4 - Tela da Lista de Projetos mostrando o percentual de esforço zerado
A coluna 'Desvio de Prazo' compara a data de término estimada com a data real de conclusão da atividade. O desvio de prazo será negativo quando o término real da atividade acontecer antes do término estimado.
Figura 5 - Tela da Lista de Projetos mostrando o desvio de prazo negativo
O desvio de prazo será positivo quando o término real da atividade acontecer depois do término estimado.
Figura 6 - Tela da Lista de Projetos mostrando o desvio de prazo positivo
Observação: O campo "Desvio de prazo" de atividades e projetos é calculado com base nos valores do término estimado e real. A contagem do intervalo de dias entre essas datas não considera as regras de 'Dias de trabalho' ou feriados configurados na organização. Por exemplo, se o término estimado de um projeto for em uma sexta-feira e ele for encerrado na segunda-feira seguinte, o desvio de prazo será de 3 dias, e não 1.
3. O que é o IDC (Índice de Desempenho de Custo) e como ele funciona?
O Índice de Desempenho de Custo (IDC) é uma métrica utilizada em gestão de projetos para avaliar o desempenho financeiro de um projeto. No Artia, o IDC é calculado com base nas despesas associadas às atividades de uma pasta ou projeto. A fórmula do IDC no Artia é: (Custo Previsto Encerrado + Custo Previsto Pendente) / Custo Realizado.
O cálculo do IDC é gerado a partir dos três componentes abaixo:
Custo Previsto Encerrado: soma do valor total das finanças do tipo previsto associadas a atividades que já foram encerradas;
Custo Previsto Pendente: soma dos resultados obtidos pela multiplicação do percentual de conclusão de cada atividade (dividido por 100) pelo valor total do lançamento financeiro vinculado a ela;
Custo Realizado: soma do valor total das finanças realizadas associadas às atividades que fazem parte do escopo do cálculo.
Importante:
Custo Previsto Encerrado é equivalente ao Gasto Agregado Parcial.
Custo Realizado é equivalente ao Total Gasto Realizado.
Gasto Agregado Parcial: Refere-se ao total de lançamentos financeiros previstos (negativos) vinculados a atividades encerradas.
Total Gasto Realizado: Refere-se ao total de lançamentos financeiros realizados (negativos).
Interpretação dos resultados:
Se o resultado da relação for igual a 1, significa que o projeto está sendo executado conforme o planejado.
Se o resultado for maior que 1, isso indica que há uma economia no orçamento.
Se o resultado for menor que 1, isso indica que houve um estouro do orçamento.
4. O que é o Índice de Desempenho de Prazo (IDP) e como ele funciona?
O Índice de Desempenho de Prazo (IDP) é uma métrica usada na gestão de projetos para avaliar a eficiência do andamento de um projeto em relação ao seu cronograma. O cálculo do Índice de Desempenho de Prazo (IDP) no Artia considera diversos fatores, como a Duração Estimada, o Esforço Estimado e a Porcentagem Completa Estimada.
4.1. Cálculo da Duração Estimada:
Se as datas de início e término estimados estiverem presentes, o cálculo retorna o total de dias entre essas duas datas.
Se apenas uma das datas (início ou término) estiver ausente, o resultado será zero.
Se nenhuma das duas datas (início e término estimados) estiver presente, o resultado também será zero.
4.2. Cálculo de Esforço Estimado Calculado
O cálculo de Esforço Estimado Calculado no Artia é fundamental para compreender a distribuição do esforço ao longo do tempo. Abaixo está um guia simples para entender como ele funciona:
Passo 1: Contagem de Datas
São realizadas duas contagens de datas:
Contagem_1: Refere-se ao número de dias entre a data de início estimada e a data de término estimada do objeto.
Contagem_2: Refere-se ao número de dias entre a data de início estimada e a data atual (ou qualquer outra data relevante para o cálculo).
Passo 2: Verificação das Condições
Se Contagem_2 for maior que Contagem_1: O cálculo retorna o valor do esforço estimado.
Se Contagem_2 for menor ou igual a Contagem_1: O cálculo retorna o valor proporcional ao tempo decorrido até a data atual.
Se nenhuma das condições acima for atendida, o resultado será zero
4.3. Cálculo de % (Porcentagem) Completo Estimado:
Se o esforço estimado for diferente de zero, o cálculo retorna a porcentagem do esforço calculado em relação ao esforço estimado.
Se a data atual for maior que a data de término estimado, o cálculo retorna 100%
Se a data de início estimado for maior que a data atual, o cálculo retorna 0%
Caso contrário, retorna um cálculo baseado nas datas.
Se nenhuma das condições anteriores for atendida, o cálculo será realizado da seguinte forma:
Figura 7 - Imagem demonstrando o cálculo do IDP
5. Como funciona o cálculo do IDP para Projetos?
Índice de Desempenho de Prazo (IDP) para projetos com status pendente:
O cálculo do IDP será nulo nas seguintes condições:
- Se as datas de início e término estimadas não estiverem definidas.
- Se a porcentagem estimada for zero e a porcentagem real for maior que zero.
- Se não houver atividades no projeto.
- Se houver atividades sem datas ou esforço estimado.
Caso contrário (se o projeto não estiver pendente e as condições anteriores não forem atendidas):
- Se tanto a porcentagem estimada quanto a porcentagem real forem zero, o resultado será 1.
- Se a porcentagem estimada for maior que zero e a porcentagem real for zero, o resultado será zero.
- Se nenhuma das condições anteriores for verdadeira, o IDP será calculado como a proporção entre a porcentagem real e a porcentagem estimada.
Índice de Desempenho de Prazo (IDP) para projetos com status encerrado:
O resultado será nulo nas seguintes condições:
- Se as datas de início e término estimadas forem nulas.
- Se não houver atividades no projeto.
- Se houver atividades sem datas ou esforço estimado.
- Se as datas reais de término ou as datas estimadas de início e término forem nulas.
Caso contrário (se o projeto não estiver encerrado e as condições anteriores não forem atendidas):
- Se a data real de término for maior ou igual à data estimada de término, calculamos o IDP como a proporção entre a contagem de dias do início estimado até o término estimado e a contagem de dias do início estimado até o término real.
Se nenhuma das condições acima for verdadeira:
- Aplicamos as mesmas condições utilizadas no cálculo do IDP para um projeto com status pendente.
6. Como funciona o cálculo de IDP para a última linha de base de projetos?
Índice de Desempenho de Prazo (IDP) da última linha de base do projeto com status pendente:
O resultado será nulo nas seguintes condições:
- Se as datas de início e término estimadas forem nulas;
- Se o cálculo estimado do % Completo na última linha de base do projeto for zero e o % Completo real for maior que zero;
- Se a duração total da execução de todas as atividades ou a duração estimada total das atividades na última linha de base do projeto for zero.
Caso contrário (se a última linha de base do projeto não estiver pendente e as condições anteriores não forem atendidas):
- Se o cálculo estimado do % Completo na última linha de base do projeto e o % Completo real forem zero, o resultado será 1.
- Se o cálculo estimado do % Completo na última linha de base do projeto for maior que zero e o % Completo real for zero, o resultado será 0.
- Se nenhuma das condições acima for verdadeira, o cálculo retornará o valor de % Completo real dividido pelo % Completo Estimado Calculado da última linha de base do projeto.
Índice de Desempenho de Prazo (IDP) da última linha de base do projeto com status encerrado:
O resultado será nulo nas seguintes condições:
As datas de início e término estimadas forem nulas;
Não houver atividades no escopo do projeto;
Houver atividades, mas com datas de início e término estimado nulas e esforço estimado igual a zero;
As datas de término real ou as datas de início ou término estimado forem nulas;
Caso contrário (se a última linha de base do projeto não estiver encerrada e as condições anteriores não forem atendidas):
Se a data de término real for maior ou igual à data de término estimado, o resultado será o valor do seguinte cálculo: (contagem de dias do início estimado até o término estimado) ÷ (contagem de dias do início estimado até o término real)
Se nenhuma das condições anteriores for atendida:
Aplica-se as mesmas condições utilizadas no cálculo do Índice de Desempenho de Prazo (IDP) da última linha de base do projeto com status encerrado.
Importante: Durante os cálculos, utilizamos a contagem de dias a partir de uma data de início até uma data de fim — por exemplo, para determinar a quantidade de dias entre a data de início e o término estimado de uma atividade. Ao realizar essa contagem de dias, é importante observar o seguinte:
A configuração de 'Dias de trabalho' no Artia não influencia a contagem de dias.
Sábados, domingos e feriados cadastrados no Artia não são considerados nessa contagem.
Essa abordagem garante uma contagem precisa de dias úteis, excluindo fins de semana e feriados.
7. Como utilizar o indicador de prazo?
O indicador de prazo está diretamente ligado às datas de Início e Término estimado dos projetos. Para visualizá-lo corretamente, estas datas precisam estar ajustadas nos projetos e a coluna de Prazo adicionada na visão. Como mostra a explicação a seguir, a coluna de prazo possui quatro tipos de símbolos e cores:
Figura 8 - Símbolos da coluna de Prazo.
Cinza: Sem Data Estimada.
Caso o esforço estimado seja nulo ou zero ou não haja uma data estimada de conclusão, o projeto será classificado como "Sem Data Estimada".
Verde: No Prazo.
Se a data estimada de término ainda não passou e a data real de término não existe ou é menor/igual à data estimada de término e a porcentagem de atividades concluídas for maior ou igual à porcentagem de conclusão esperada, o projeto será considerado "No Prazo".
Amarelo: Risco de Atraso.
Se a data atual está próxima da data de término estimada e a porcentagem de atividades concluídas for menor que a porcentagem de conclusão esperada, o projeto será classificado com "Risco de Atraso".
Vermelho: Atrasado.
Se a data atual for posterior à data de término estimada e o projeto não tiver sido concluído, ele será classificado como "Atrasado".
8. Como emitir um relatório em PDF pela lista de projetos?
Selecione o projeto, pasta ou grupo de trabalho na Tree View (lateral esquerda da tela do Artia):
Figura 9 - Tree view do Artia
Vá na lista de projetos:
Figura 10 - Tela do Grupo de Trabalho sinalizando a opção para a Lista de Projetos
Na barra de visão é necessário inserir todas as colunas que devam estar incluídas no relatório, para inserir as informações clique em criar nova visão, selecione todas as colunas necessárias e por fim clique em “salvar e aplicar”:
Figura 11 - Tela de Visões na Lista de Projetos mostrando a opção para criar nova visão
Figura 12 - Tela de personalização da visão da Lista de Projetos
Clique na opção da impressora, no canto direito superior:
Figura 13 - Tela da Lista de Projetos mostrando a opção de impressão de relatório.
Selecione o tipo de relatório: "Relatório de Atividades". Em seguida, na opção "Orientação de Página", escolha entre modo retrato ou paisagem conforme desejado. Por fim, clique em Gerar PDF. Aguarde alguns segundos. Em seguida, clique no "x" para fechar a aba. No canto superior direito do Artia, ao lado da sua foto de perfil, clique no ícone do sino de notificações. Aparecerá a notificação: Seu relatório PDF foi exportado. Clique aqui para realizar o download do arquivo.
Figura 14 - Notificação informando que o relatório está pronto
9. Como emitir um relatório em uma nova guia pela lista de projetos?
Selecione o projeto, pasta ou grupo de trabalho na Tree View (lateral esquerda da tela do Artia):
Figura 15 - Tree view do Artia
Vá na lista de projetos:
Figura 16 - Tela do Grupo do Trabalho mostrando a opção de Lista de Projetos
Na barra de visão é necessário inserir todas as colunas que devem estar incluídas no relatório, para inserir as informações clique em criar nova visão, selecione todas as informações e por fim clique em “salvar e aplicar”:
Figura 17 - Tela de Visões com a opção para Criar nova visão
Figura 18 - Tela de customização da Visão
Clique na opção da impressora, no canto direito superior:
Figura 19 - Tela da Lista de Projetos mostrando a opção para a impressão de relatórios
Selecione o tipo de relatório: "Relatório de Atividades". Em seguida, na opção "Orientação de Página", escolha entre modo retrato ou paisagem. Por fim, clique em Gerar em uma nova guia.
Figura 20 - Tela de seleção de relatório mostrando a opção para Gerar em nova guia
10. Como emitir um relatório em Excel pela lista de projetos?
Selecione o projeto, pasta ou grupo de trabalho na Tree View (lateral esquerda da tela do Artia):
Figura 21 - Tree view do Artia
Vá na lista de projetos:
Figura 22 - Tela de Grupo de Trabalho destacando a Lista de Projetos
Clique no ícone com uma seta para exportar (lado superior direito), ao lado da impressora. Na coluna, selecione as informações que devem constar no relatório e clique em Exportar.
Figura 23 - Tela de customização da Visão com a opção de Exportar
Aguarde alguns segundos para a geração do relatório. Em seguida, clique no "x" para fechar a aba. No canto superior direito do Artia, ao lado da sua foto de perfil, clique no ícone do sino de notificações. Aparecerá a notificação: Sua exportação CSV foi concluída. Clique aqui para realizar o download do arquivo.
Figura 24 - Notificação com o aviso da exportação CSV concluída
Importante: Caso a mensagem de que a consulta retornou mais de 500 registros para exportação apareça na sua tela, verifique se você está com a opção "Ver tudo" selecionada na Tree View e tente novamente selecionando apenas um Grupo de Trabalho. Caso já tenha um Grupo de Trabalho selecionado, experimente filtrar ainda mais as informações através da Visão para realizar a exportação para respeitar a limitação de 500 registros.
Figura 25 - Aviso de consulta com um resultado maior que os 500 registros permitidos
Se necessário, selecione escopos menores ou entre em contato com o time de suporte pelo e-mail [email protected]. A equipe avaliará o plano da sua empresa e verificará se é necessário um upgrade para liberar as funcionalidades de BI ou Excel, que não possuem limites de linhas para exportação, ao contrário do Artia.
Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]