1. Qual o objetivo da criação de atividades no Artia?
2. Como adicionar e remover participantes em massa nas atividades do Artia?
3. Como criar atividades recorrentes no Artia?
4. Como criar lembretes para atividades cadastradas?
5. Como fazer vínculos de sucessoras e predecessoras pela tela de criação da atividade?
6. Como criar atividades a partir da tree view?
7. Como criar atividades pela lista de atividades?
8. Como criar atividades importando uma planilha no Artia?
9. Como criar atividades pelo Gantt?
10. Como criar atividades pelo calendário?
1. Qual o objetivo da criação de atividades no Artia?
A criação de atividades no Artia é uma parte fundamental do processo de gestão de projetos, pois permite organizar, planejar, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso das tarefas de forma estruturada. Na tela de criação de atividade, você encontrará os seguintes campos a serem preenchidos:
Campos Obrigatórios
Título: Insira um nome para a atividade que a descreva de forma clara (exemplo, Atividade 1).
Prioridade: Defina a prioridade da atividade (por exemplo, Prioridade 2).
Campos Opcionais
Tipo de atividade: Escolha o tipo de atividade, conforme as opções configuradas em sua organização.
Descrição: Adicione uma descrição detalhada sobre a atividade, explicando seu objetivo ou requisitos.
Categorias: Se houver categorias pré-definidas em sua organização, selecione as que melhor se aplicam à atividade.
Lembrete: Defina um lembrete para ser notificado por e-mail antes ou após a atividade.
Data de Início e Término: Escolha as datas estimadas para o início e término da atividade.
Esforço estimado: Informe o número de horas estimadas para concluir a atividade.
Se a atividade for recorrente, você pode configurar os dias de repetição e a duração da atividade. Caso contrário, deixe essa opção desmarcada.
Você pode adicionar participantes à atividade. Clique no ícone + e selecione as pessoas para associar à atividade. Depois de preencher todos os campos necessários, clique em Salvar.
Figura 1 - Tela de Criação de Nova Atividade
Vídeo de como criar atividades:
2. Como adicionar e remover participantes em massa nas atividades do Artia?
Acesse as atividades, selecione as tarefas desejadas e clique em Ações > Associar Pessoas.
Figura 2 - Tela de Atividades mostrando a lista suspensa ao clicar em Ações com a opção de Associar pessoas destacada
No modal que se abrir, adicione ou remova os usuários conforme necessário e clique em salvar.
Figura 3 - Modal com as opções de associação ou remoção de participantes da atividade
3. Como criar atividades recorrentes no artia?
Ao criar ou editar uma atividade, habilite a opção Repetir. Ao habilitar a opção de repetição, serão apresentados os campos necessários para configurar suas atividades recorrentes.
Tipo de Repetição: Escolha entre Diária, Semanal ou Mensal. Em seguida, defina a recorrência no campo A cada.
Exemplo: Se a atividade deve se repetir a cada 1 semana, selecione Semanal e em A cada insira o valor 1.
Dias de Repetição: Defina os dias da semana em que a atividade se repetirá.
Exemplo: Se a atividade deve ser criada a cada semana, selecione Semanal e escolha os dias específicos da semana para a repetição.
Data de Início: Informe a data em que a primeira atividade será criada.
Data de Término: Defina a data para a última ocorrência ou, se preferir, insira a quantidade de repetições que deseja adicionar. Caso opte por limitar o número de repetições, selecione Após e insira o número desejado de recorrências.
Ajuste para Finais de Semana: Se a repetição coincidir com um final de semana, você pode escolher como deseja que a atividade seja ajustada:
Manter: A atividade ocorrerá normalmente, mesmo no final de semana.
Antecipar: A atividade será movida para antes do final de semana.
Postergar: A atividade será movida para depois do final de semana.
O mesmo ajuste pode ser feito para a Data de Término, caso a repetição coincida com o final de semana.
Figura 4 - Modal de Repetir com as opções a configurar
Vídeo de como criar atividades recorrentes:
4. Como criar lembretes para atividades cadastradas?
É possível adicionar múltiplos lembretes às atividades, configurando-os para serem enviados em datas específicas ou com base nas datas de início e término estimado das atividades. Cada lembrete registrado enviará uma notificação por e-mail, ajudando você e sua equipe a acompanhar e concluir as tarefas de forma mais eficiente.
Para adicionar lembretes, basta acessar a tela de edição da atividade. No final dos campos de preenchimento, você encontrará a opção Adicionar lembrete. Ao marcá-la, será exibida uma caixa de configurações onde você poderá selecionar as datas e ajustar os lembretes conforme necessário.
Figura 5 - Seção de Lembrar-me com a configuração de lembrete por atividade
Vídeo de como criar lembrete de atividades:
5. Como fazer vinculo de sucessoras e predecessoras pela tela de criação da atividade?
Dentro da atividade, role a página até a seção Atividades Vinculadas e clique em Vincular Atividade.
Figura 6 - Aba de Atividades Vinculadas mostrando a opção de Vincular atividade destacada
Ao clicar em Vincular Atividade, selecione o tipo de vínculo (Sucessora, Predecessora ou Relacionada), preencha as informações necessárias e clique em Adicionar.
Figura 7 - Seção com as atividades vinculadas mostrando os diferentes vínculos
6. Como criar atividades a partir da Tree view?
A Tree view é a área onde você gerencia as atividades e projetos da sua organização. Para criar uma nova atividade, acesse a Tree view, clique nos três pontinhos ao lado da pasta ou projeto desejado e selecione a opção Nova Atividade.
Figura 8 - Tree view com a lista suspensa ao clicar nas reticências ao lado do nome do projeto
mostrando a opção de Criar atividade destacada
7. Como criar atividades pela lista de atividade?
A partir da lista de atividades, você pode criar uma nova atividade clicando no botão verde Novo. Ao fazer isso, preencha os campos, como título, data de início, data de término, esforço estimado e e-mail do responsável.
Se precisar criar várias atividades de uma vez, clique em Mais para adicionar múltiplas atividades simultaneamente.
Depois de preencher todas as informações necessárias, finalize o processo e suas atividades serão automaticamente listadas na página.
Figura 9 - Tela de Atividades mostrando a opção de Novo destacada
8. Como criar atividades importando uma planilha no Artia?
Se você possui um arquivo com várias atividades, pode importá-lo diretamente para o Artia.
8.1. Definindo o local de importação:
Decida se as atividades serão importadas para uma pasta ou para um projeto específico.
Figura 10 - Selecionando o Projeto ou Pasta para realizar a importação.
Certifique-se de que o aplicativo 'Atividades' esteja disponível em sua área principal. Caso não esteja, acesse 'Mais' > 'Adicionar aplicativos' e procure por 'Atividades' para adicioná-lo.
Figura 11 - Adicionando o aplicativo Atividades.
8.2. Preparando a planilha:
Acesse a opção de importação clicando em 'Ações' e, em seguida, em 'Importar CSV'.
Figura 12 - Onde localizar a opção de Importar CSV.
Baixe o arquivo modelo clicando no link 'Modelos de arquivos de atividades.csv'. O download será realizado automaticamente.
Figura 13 - Onde localizar o modelo de arquivo de atividades em csv.
Ao abrir o arquivo modelo, todos os dados estarão organizados em uma única coluna. Para facilitar o preenchimento:
Selecione a coluna com os dados no Excel.
Acesse a guia 'Dados'.
Selecione 'Texto para colunas'.
Escolha a opção 'Delimitado', clique em 'Avançar'.
Marque 'Vírgula' como delimitador e clique em 'Concluir'.
Figura 14 - Gif de como organizar as colunas pelo Excel.
Agora os dados estarão organizados em colunas, facilitando o preenchimento.
8.3. Preenchendo os dados:
Título*: Campo destinado ao título da atividade (Campo Obrigatório).
Descrição: Campo onde deve ser preenchido a descrição da atividade.
Tipo de atividade: Campo onde o usuário irá informar o nome do tipo de atividade que deve já estar cadastrada no artia.
Categoria: Este campo será preenchido com a categoria informada no arquivo deve já estar cadastrado no artia.
ID da Pasta/Projeto: Este campo preenche o id da pasta ou projeto informado no arquivo, o código da pasta ou projeto está disponível ao entrar na capa deve ser observado a URL.
Exemplo: https://app2.artia.com/a/6162326/f/6196071 <- Este é o ID da pasta ou projeto.
Início Estimado: Deve ser informado a data seguindo o padrão 00/00/000 Dia, mês e ano.
Término Estimado: Deve ser informado a data seguindo o padrão 00/00/000 Dia, mês e ano.
Esforço Estimado: Deve ser informado o esforço seguindo o padrão 0,00.
% Completo: Este campo o usuário deve informar a % seguindo o padrão 0,00.
E-mail do Responsável: Deve ser informado o email do responsável pela atividade, é necessário que o usuário já esteja cadastrado no Artia.
E-mail do Participante: Deve ser informado os e-mails dos participantes, caso a atividade tenham mais de um usuário deve ser utilizado | para fazer a separação de cada um deles. Exemplo: [email protected]|[email protected] (Este campo não possui uma limitação podendo incluir quantos e-mails for necessário).
Pontos Estimados: Campos destinado ao preenchimento dos pontos estimados podendo ser números inteiros ou decimal Exemplo: 2 ou 2,1.
Prioridade: Campo para informar a prioridade aceito apenas números.
Predecessoras: Campo destinado a associação da predecessora o valor informado deve seguir o padrão aceito no Artia, por exemplo: (cód.atividade)+2FS.
Deve ser utilizado os tipos de dependências:
Para ter acesso ao código da atividade, o usuário deve acessar a capa da atividade logo abaixo do campo Projeto/Pasta existe a informação de Id por Grupo de trabalho.
FS Término Início
FF Término Término
SS Início Início
SF Início Término.
Sucessoras: Campo destinado a associação da sucessora, o valor informado deve seguir o padrão aceito no Artia, por exemplo: (cód.atividade)+2FS.
Deve ser utilizado os tipos de dependências:
Para ter acesso ao código da atividade, o usuário deve acessar a capa da atividade logo abaixo do campo Projeto/Pasta existe a informação de Id por Grupo de trabalho.
FS Término Início
FF Término Término
SS Início Início
SF Início Término.
Campos Customizados:
Ao exportar o modelo de planilha para importação, os campos customizados já serão exibidos automaticamente como colunas no arquivo.
Cada campo customizado possui um código interno (hash), utilizado pelo sistema para identificar corretamente o campo durante a importação.
⚠️ Importante:
O usuário não precisa preencher, alterar ou inserir nenhuma hash manualmente.
A hash é apenas uma referência interna do sistema para realizar o mapeamento correto do campo customizado com a organização.
Como preencher corretamente?
Basta inserir na planilha apenas o valor que deseja importar para cada campo customizado, na coluna correspondente.
Exemplo:
Se existir um campo customizado chamado “Status do Faturamento”, o usuário deve apenas preencher a informação desejada nessa coluna. O sistema fará automaticamente a associação com o campo correto no momento da importação.
Exemplo como está no Artia:
Figura 15 - Exemplo de campo customizado
Como está na planilha:
Figura 16 - Exemplo de campo customizado na planilha de importação
INFORMAÇÕES ADICIONAIS NA ASSOCIAÇÃO DE DEPÊNDENCIA
Relacionamento com Atividades Já Existentes
Para criar dependências com atividades que já existem no sistema:
- O usuário deve informar o código da atividade existente no campo Predecessora ou Sucessora do CSV.
- O sistema utilizará esse código para vincular corretamente as atividades.
Relacionamento Entre Novas Atividades do Mesmo CSV
Para importar atividades que se relacionam entre si no mesmo arquivo CSV:
- O usuário pode utilizar o número da linha de referência do próprio CSV para criar o vínculo entre as atividades.
- Essa referência permite estabelecer dependências mesmo antes das atividades existirem no sistema.
Exemplo: L2+FS (L2 indica que a relação é na linha 2 do arquivo CSV).
Identificação da Referência Informada
Durante a importação, o sistema deve identificar automaticamente se o valor informado nos campos Predecessora ou Sucessora corresponde a:
- Um código de atividade já existente no sistema, ou
- Uma referência de linha do arquivo CSV.
Criação Automática das Dependências
Após a confirmação da importação:
As dependências entre as atividades devem ser criadas automaticamente, conforme definido no arquivo CSV. Ao acessar as atividades os vínculos serão preenchidos entre elas.
Tratamento de Erros
Caso ocorra qualquer problema durante a importação, como:
- Erro de formatação do arquivo
- Referência inválida
- Dependência inconsistente
- O Sistema deve exibir uma mensagem de erro, seguindo o padrão já utilizado atualmente na importação CSV.
Esses erros serão mostrados no final da importação informando ao usuário para que seja feito o ajuste e processamento novamente da importação.
Campos de dependência vazios
Se os campos Predecessora ou Sucessora estiverem vazios:
- A atividade deve ser criada sem dependências,
- Mantendo exatamente o comportamento atual do sistema.
Esses erros serão mostrados no final da importação informando ao usuário para que seja feito o ajuste e processamento novamente da importação.
Compatibilidade com Funcionalidades Existentes
- Nenhuma funcionalidade atual da importação CSV foi alterada.
- A solução deve apenas estender a funcionalidade existente, adicionando o suporte à criação de dependências.
Como localizar o código da atividade
Para visualizar o código da atividade, o usuário deve acessar a capa da atividade. Logo abaixo do campo Projeto/Pasta, está disponível a informação ID por Grupo de Trabalho, que corresponde ao código da atividade.
Esse código é o identificador utilizado no processo de importação, sendo responsável por realizar a associação correta entre os dados importados e a respectiva atividade no sistema.
Figura 17 - Como localizar o código da atividade
Na hora de salvar a planilha, salve o arquivo no formato CSV (separado por vírgulas) ( *. csv).
Figura 18 - Salvando o arquivo em formato csv (separado por vírgulas) ( *. csv).
8.4. Realizando a importação:
Salve a planilha após o preenchimento.
Retorne ao Artia e clique em 'Escolher arquivo' para selecionar a planilha que você acabou de editar.
Selecione a opção de separador 'Ponto e vírgula' e em delimitador deixe a opção ".
Clique em enviar.
Figura 19 - Escolhendo o arquivo, separador e delimitador.
Realize o mapeamento dos campos (ex.: título para título, descrição para descrição) para garantir que os dados sejam importados corretamente.
Clique em 'Enviar' para finalizar a importação.
Figura 20 - Selecionando as colunas para importar as atividades
Cada linha preenchida representará uma atividade que será importada para o Artia.
8.5. Verificando o status da importação:
Você receberá uma notificação no ícone de sino do Artia indicando que a importação foi concluída com sucesso.
Clique na notificação para acessar diretamente as atividades importadas e verificar os dados preenchidos.
Figura 21 - Conferindo a importação csv concluida.
Vídeo de como realizar a importação:
9. Como criar atividades pelo Gantt?
No Gantt Avançado, clique no ícone + no canto superior esquerdo para adicionar uma nova linha (passo 1). Em seguida, preencha os campos com o título, data de início e término, esforço estimado e recursos (participantes) da atividade (passo 2) . Após preencher todas as informações, clique em Salvar para registrar a atividade no cronograma (passo 3).
Figura 22 - Tela do Gantt destacando os passos enumeados para a criação de atividade
10. Como criar atividades pelo calendário?
Acesse o Calendário, indo até a seção de Calendário para visualizar as atividades agendadas. Selecione o dia desejado no calendário e clique no ícone + para criar uma nova atividade.
Figura 23 - Tela do Calendário destacando a opção para a criação de atividade
Preencha as Informações, incluindo o nome da atividade, tipo, data de término e participantes. Após preencher as informações, clique em Salvar para registrar a atividade no calendário.
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