1. É possível vincular arquivos no Artia? 

2. Quais tipos de arquivos anexados o Artia suporta? 

3. Quais são as possibilidades de vincular os arquivos no Artia?  

4. Como gerenciar os arquivos? 

5. É possível baixar os arquivos após anexados?  

6. Posso restringir o acesso aos arquivos para determinados usuários?  

7. O arquivo tem limitação de tamanho no Artia? 

8. O Artia em limite de armazenamento? 

1. É possível vincular arquivos no Artia? 

O Artia oferece a possibilidade de anexar e gerenciar arquivos dentro de atividades, projetos e pastas. Neste artigo, vamos explorar como utilizar esses recursos de forma eficiente, garantindo que todos os documentos estejam organizados e acessíveis. 

2. Quais tipos de arquivos anexados o Artia suporta? 

O Artia permite o upload de todos os tipos de arquivos, sem restrições quanto ao formato. Isso significa que você pode anexar documentos de texto (como docx e pdf), planilhas, apresentações, imagens, vídeos, entre outros. No entanto, é importante observar o limite de tamanho para visualização direta no sistema: arquivos de até 5MB podem ser visualizados no Artia, enquanto arquivos maiores estarão disponíveis apenas para download. 

3. Quais são as possibilidades de vincular os arquivos no Artia?  

No Artia, você pode vincular arquivos de forma prática em diferentes locais: diretamente em uma pasta, no projeto ou na atividade. Isso garante que os arquivos fiquem bem-organizados no contexto correto, facilitando o acesso e a gestão dentro da estrutura do seu projeto. 

3.1 Criando e vinculando arquivo na Pasta / Projeto pela Tree-view 

Na tree-view, na lateral esquerda, escolha o Grupo de Trabalho onde deseja vincular o arquivo; em seguida, clique na pasta/projeto desejados e, nas reticências ao lado do nome da pasta/projeto, selecione a opção "Criar Arquivo".

Figura 1 - Localização da função de criar arquivo pela pasta/projeto tree viewPreencha as informações na capa do arquivo e faça o upload, conforme gif a seguir 

Gif 2 - Vinculação do arquivo na pasta e projeto

3.2 Pelo aplicativo Atividades 

Localize o app “Atividades” na listagem de aplicativos fixos; caso não esteja aparecendo, busque no botão de adição. Em seguida, localize a atividade em que deseja anexar um arquivo e clique sobre o nome da atividade. Aparecerá o Pop-up com as opções de edições na capa da atividade; vá para o ícone de arquivo, localizado na parte superior do Pop-up, e vincule o arquivo, conforme o gif abaixo:

Observação: adicione um Novo Arquivo ou use um Existente para adicionar um arquivo já existente na sua organização, basta selecioná-lo. 

Caso prefira inserir um novo arquivo, clique em “Novo Arquivo”, escolha o arquivo desejado em sua pasta no computador e clique em “Enviar” e Salve o Arquivo. Gif 3 - Vinculação do arquivo no App atividades

3.3 Pelo aplicativo Kanban 

Localize o app “kanban” na listagem de aplicativos fixos; caso não esteja aparecendo, busque no botão de adição. Em seguida, localize a atividade/card em que deseja anexar um arquivo e clique sobre o nome da atividade. Aparecerá o Pop-up com as opções de edições na capa da atividade; vá para o ícone de arquivo, localizado na parte superior do Pop-up, e vincule o arquivo, conforme o gif abaixo. Além disso, é possível definir uma Imagem Destacada, ou seja, adicionar imagens ao card para exibição no Kanban. Após fazer o upload, clique em “Definir Imagem Destacada” e salve.Gif 4 - Vinculação do arquivo pelo Kanban

Na tela de criação do arquivo, seja em pasta/projeto ou atividade, há 6 campos a configurar: Título (nome que identifica o arquivo, escolha um título claro); Descrição do arquivo (detalhes sobre o conteúdo); Descrição da versão atual (alterações ou características da versão); Categorias (classificação por temas ou tipos); Disponibilizar Download (define se o arquivo estará disponível para download ou apenas visualização); e Data de expiração (data limite para acesso ao arquivo). Para atualizar versões, abra o arquivo, clique no nome vinculado e insira a nova versão.

Imagem 5 - Adição de nova versão do arquivo

4. Como gerenciar os arquivos? 

Para visualizar e gerenciar os arquivos vinculados a um projeto/pasta ou atividades, acesse o app Arquivos na lista fixa de aplicativos ou adicione-o no menu de novos aplicativos. Os arquivos são organizados em listas, com opções para criar visões personalizadas. Também é possível clicar no balão de comentários para visualizar anotações ou comentar, marcando o usuário interessado.

Comentários: Adicione comentários diretamente nos arquivos para validações ou feedback. Esses comentários são independentes da atividade principal. 

Notificações: Selecione os membros que devem ser notificados sobre o arquivo. 

Limitações de Tamanho: Arquivos acima de 5 MB devem ser baixados para visualização. 

5. É possível baixar os arquivos após anexados?  

Sim, porém, é fundamental atentar-se ao inserir os arquivos no Artia, certificando-se de que a opção de download esteja selecionada, conforme mostrado na imagem abaixoImagem 7 - Opções de download do arquivo

6. Posso restringir o acesso aos arquivos para determinados usuários?  

Para restringir o acesso a um determinado usuário, basta ter a permissão do tipo administrador e seguir este passo a passo: Acesse Configuração da Organização, Usuários, localize o usuário, clique na engrenagem ao lado do usuário selecionado, edite, vá para o menu Segurança, permissões adicionais e desmarque a opção arquivos.

Imagem 8 - Restrição de acesso aos arquivos

Observação: para mais detalhes, basta clicar aqui 

7. O arquivo tem limitação de tamanho no Artia? 

No Artia, não há limite de tamanho para os arquivos.. No entanto, arquivos superiores a 5 MB precisam ser baixados para visualização, enquanto arquivos menores podem ser acessados diretamente no sistema. 

8. O Artia em limite de armazenamento? 

Sim, o limite é de 1000 GB.

Imagem 9 - Quantidade de GB disponíveis para arquivos

Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]