1. Como criar um projeto?
2. Como realizar o preenchimento dos campos do projeto?
3. Como acessar a capa do projeto?
4. Como Importar um XML?
5. Como funciona a sessão andamento?
6. Como funciona a sessão informações calculadas?
7. Como funciona o histórico no projeto?
8. Como funcionam os links públicos?
9. Como Criar Projeto Utilizando Inteligência Artificial?
FAQ
1. É possível alterar a data de criação de um projeto?
1. Como criar um projeto?
A criação de um projeto no Artia pode ser feita de diversas maneiras, oferecendo flexibilidade na escolha da opção que melhor se adapta à sua necessidade. Abaixo, explicamos como abrir um novo projeto utilizando diferentes métodos:
1.1. Criação Rápida
Selecione o local onde o projeto será criado (Grupo de Trabalho, Pasta ou Projeto), clique em Criação Rápida e, em seguida, escolha a opção Projeto. Isso abrirá a capa do projeto, onde você deverá preencher as informações necessárias.
Figura 1 - Exemplo de criação rápida
1.2. Aba "Informações" do Grupo
Selecione um grupo de trabalho, acesse a aba Informações e clique em Novo Projeto.
Figura 2 - Criação de um projeto pela aba de informação
1.3. Utilizando o Grupo de Trabalho
Selecione um grupo de trabalho, clique nos três pontos no final da linha do nome do grupo e escolha a opção Criar Projeto para abrir a tela de cadastro do projeto.
Figura 3 - Criação de projeto por um grupo de trabalho
2. Como realizar o preenchimento dos campos do projeto?
Após abrir o projeto utilizando uma das opções acima, você será direcionado à capa do projeto. Nessa etapa, há diversos campos para preencher, alguns obrigatórios e outros opcionais, que ajudam na gestão eficiente do projeto.
2.1. Campos Principais
Título do Projeto (Obrigatório): Preencha com o nome do projeto.
Figura 4 - Título do projeto
Número do Projeto: Insira um código de identificação do projeto, como um ID ou número de contrato.
Cliente: Selecione um cliente existente ou crie um novo clicando em Novo Cliente. Este campo é útil para agrupar projetos e associar atividades ao cliente.
Centro de Custo: Associe o projeto a um centro de custo específico para facilitar o controle financeiro.
Figura 7 - Campo Centro de Custo
Tipo de Projeto: Classifique o projeto com opções predefinidas, como Interno ou Externo.
Figura 8 - Campo Tipo de projeto
Descrição: Utilize este campo para detalhar o escopo do projeto. É possível inserir imagens e formatar o texto.
Figura 9 - Campo Descrição
Categoria: Personalize categorias nas configurações gerais para um controle eficaz de todos os projetos.
Figura 10 - Campo categoria
Prioridade: Defina a importância do projeto em uma escala numérica de 1 a 999.
Importante: A prioridade definida no projeto é replicada para todas as atividades vinculadas a esse projeto. Essa replicação também se aplica às atividades que estão dentro de pastas, mantendo toda a hierarquia alinhada à prioridade definida no projeto pai.
Figura 11 - Campo Prioridade
Justificativa: Registre o motivo para a execução do projeto.
Figura 12 - Campo Justificativa
Premissas: Liste as condições que devem ser atendidas para a execução do projeto.
Figura 13 - Campo Premissas
Restrições: Documente limitações ou desafios que podem impactar o projeto.
Figura 14 - Campo Restrições
Últimas Informações: Insira detalhes adicionais que sejam relevantes para o projeto.
Figura 15 - Campo Últimas informações
2.2. Prazo
Início Estimados: Data planejada para o início de uma atividade ou projeto, definida durante o planejamento inicial.
Término Estimado: Data planejada para a conclusão de uma atividade ou projeto, também estabelecida no planejamento.
Figura 16 - Cadastro de inicio e término estimado do projeto
Início Real: Data em que a atividade ou projeto foi efetivamente iniciado. No Artia, este campo é preenchido automaticamente com a data do primeiro apontamento de horas realizado na atividade.
Término Real: Data em que a atividade ou projeto foi efetivamente concluído. No Artia, este campo é preenchido automaticamente quando a atividade é encerrada, assumindo o valor da data do último apontamento de horas realizado na atividade.
Figura 17 - Cadastro do inicio e término real do projeto
2.3. Esforço
Esforço: Estime o esforço total do projeto em horas. O preenchimento desse campo não é obrigatório, ele será atualizado após o cálculo do projeto estimado, levando em consideração as atividades do cronograma.
Figura 18 - Campo esforço estimado
% de Conclusão: Atualizado automaticamente com base na execução das atividades do projeto.
Cenário 1: Atividades sem Dados Estimados
Quando as atividades do projeto não têm esforço estimado (0 horas) e não possuem datas de início e término previstas, o % Completo do projeto será zero, mesmo que essas atividades estejam marcadas como concluídas.
Por quê?
Porque essas atividades não têm peso no cálculo do progresso. Sem esforço e sem duração, elas não contribuem para o avanço medido do projeto. É como se não existissem no total a ser completado.
Cenário 2: Atividades com Dados Estimados
Quando as atividades têm esforço estimado (por exemplo, 10 horas) e datas previstas de início e término, elas passam a contar no cálculo do % Completo do projeto.
Por quê?
Porque agora essas atividades têm peso — elas representam parte do trabalho total. À medida que essas atividades são concluídas, o progresso do projeto também avança proporcionalmente.
Figura 19 - Campo Percentual de conclusão
2.4. Financeiro
Receita Estimada: Informe a receita esperada. Este campo não é atualizado automaticamente e não está vinculado ao app financeiro.
Figura 20 - Campo Receita estimada
Gasto Estimado: Registre os gastos previstos, utilizando um valor negativo. Este campo também não é atualizado automaticamente.
Figura 21 - Campo Gasto estimado
Margem Estimada: Calcule a margem financeira com base na diferença entre receita e gasto estimados.
Figura 22 - Campo margem estimada
Receita Real: Informe a receita real obtida no projeto.
Gasto Real: Insira os gastos reais, utilizando um valor negativo.
Figura 24 - Campo gasto real
Margem Real: Calcule a margem real com base na diferença entre receita e gasto real.
Figura 25 - Campo margem real
Após preencher os campos da capa do projeto, é essencial salvar suas alterações. Na parte inferior da tela, você encontrará as seguintes opções:
Salvar: Salva os dados preenchidos.
Salvar e Novo: Salva o projeto atual e inicia a abertura de um novo.
Cancelar: Cancela o cadastro do projeto.
Figura 26 - Botões de ações para salvar e cancelar
3. Como acessar a capa do projeto?
Na parte superior da capa de projeto você tem acessos a outras funcionalidades que permitem você utilizar no projeto.
3.1. + Pessoas
Permite atribuir membros da equipe ao projeto e definir os papéis que cada um desempenhará. Para associar um usuário ao projeto, acesse a capa do projeto e vá até a seção "+ Pessoas".
Figura 27 - Adição de pessoas ao projeto
Selecione os usuários que estão listados no lado direito. Sequencialmente, clique na seta central que está indicando para esquerda.
Figura 28 - Associação de participantes
Após adicionar o usuário ao projeto, defina seu papel. Selecione o usuário e clique em "Definir Como", escolhendo uma das opções disponíveis.
Responsável: O usuário responsável pela execução direta do projeto ou das atividades principais. Pode editar o status do projeto e gerenciar atividades.
Participante: Usuário que colabora na execução do projeto, mas não tem responsabilidades de liderança no projeto.
Informado: Usuário que não participa diretamente do projeto, mas recebe notificações sobre o progresso e alterações no projeto via e-mail.
Figura 29 -Definição de papel dos usuários no projeto
Salvar: Após adicionar os usuários e definir seus papéis, salve as alterações. Agora, os usuários estarão oficialmente associados ao projeto e terão acesso às informações pertinentes.
Figura 30 - Salvando as alterações de associação de pessoas
3.2 Novo
Possibilita criar novo projeto. Ao selecionar essa opção, será apresentada uma nova capa de projeto para ser preenchida.
Figura 31 - Criação de novo na capa do projeto
3.3 Editar
Possibilitará a edição da capa de projeto atual.
Figura 32 - Edição na capa do projeto
3.4 Apagar
Apagar o projeto atual.
Figura 33 - Opção de apagar na capa do projeto
3.5 Situação do Projeto
No painel superior, encontre a situação do projeto. Escolha entre as opções predefinidas: Pendente e Encerrado. Você pode personalizar essas situações nas configurações, criando, como Aguardando Aprovação, aprovado, etc. Para criar situação, basta selecionar “Nova Situação”.
Figura 34 - Configuração de situação do projeto
3.6 Comentários
Na capa do projeto, você pode adicionar comentários para comunicação interna. Marque os usuários envolvidos no projeto para que recebam um e-mail com o comentário.
Figura 35 - Adição de comentários na capa do projeto
3.7 Tags
Ajudam a organizar o projeto de forma personalizada. Qualquer usuário pode criar até 15 tags para filtrar projetos. Elas são usadas para identificar e organizar os projetos, podendo ser criadas dentro de um projeto e refletidas na lista de projetos para facilitar o agrupamento. As tags são pessoais, ou seja, apenas o usuário que as cria pode visualizá-las.
Figura 36 - Adição de tags na capa do projeto
3.8 Linha de Base
A funcionalidade Linha de Base permite salvar as informações estimadas dos dados contidos nos campos Início Estimado, Término Estimado, Esforço Estimado e % Completo em um determinado momento do projeto. Isso garante que a referência do planejamento acordado com os stakeholders do projeto não seja perdida.
Como utilizar:
1º Passo: Após replanejar suas atividades ou projeto, acesse a edição do Projeto no qual deseja gerar a Linha de Base.
2º Passo: Na capa do seu projeto, acesse a aba Linha de Base.
Figura 37 - Acesso a linha de base
3º Passo: Informe os dados referentes à sua Linha de Base:
Nome: Defina o nome para sua linha base.
Data: Data de referência de quando sua linha de base foi salva.
Descrição: Caso necessário, informe uma breve descrição sobre a linha de base que está sendo salva.
Subprojetos: Ao selecionar esta opção, a linha de base será gerada para todas as pastas e projetos que constam no projeto/pasta. Caso a opção não esteja habilitada, a linha de base será salva somente para as Atividades e Pastas, e subprojetos não terão a linha de base armazenada.
Somente para novas atividades: Esta opção é útil para sobrescrever uma linha de base, atualizando apenas os dados referentes às atividades criadas após o armazenamento da linha de base.
Salvar em: Escolha a linha onde a base será armazenada. É possível salvar até 10 linhas de base.
Figura 38 - Cadastro da linha de base
4º Passo: Para conferir as linhas de base salvas, acesse uma das seguintes funcionalidades:
Gantt Avançado: Após salvar a Linha de Base, você pode visualizá-la através do Gantt Avançado. Na opção de Comparar, é possível selecionar a Última Linha de Base ou escolher uma linha específica para verificar. Você pode comparar até duas linhas de base se necessário.
Figura 39 - Visualização da linha de base no Gantt
Visão de Lista de Atividades ou Lista de Projetos: As linhas de base também podem ser verificadas nas visões Atividades e Projetos. Basta adicionar colunas referentes à Linha de Base em uma Visão.
Figura 40 - Seleção de linha de base na coluna das listas
Acompanhamento de Entrega: A Linha de Base também aparece no acompanhamento de entregas, permitindo verificar a última linha de base dos projetos e pastas.
Figura 41 - Linha de base no acompanhamento de entregas
Importante: Ao usar a função "Comparar", o Artia sempre considera as datas da primeira coluna selecionada como referência para checar as dependências entre as atividades.
Por exemplo, se a linha de base for escolhida primeiro, o Artia irá destacar dependências com base na situação registrada no momento em que a linha de base foi salva — mesmo que atualmente as dependências estejam corretas.
Isso significa que o destaque pode representar inconsistências passadas, e não necessariamente um erro atual.
3.9 Relatório de Situação
Trata-se de uma funcionalidade do Artia, para facilitar a visualização do andamento dos projetos, onde você cria relatórios com gráficos personalizados para determinados períodos.
Figura 42 - Relatório de situação na capa do projeto
3.10 EAP (Estrutura Analítica de Projeto)
É a subdivisão hierárquica do trabalho do projeto em partes menores. Ela garante ao gerente de projetos a visibilidade das principais entregas, facilitando o controle de tempo e de custo.
Figura 43 - Acesso ao EAP na capa do projeto
3.11 Compartilhar Relatório de Situação
É possível compartilhar diversas informações acerca do projeto com terceiros através da geração de um link compartilhável e para acessar o conteúdo da URL pública não é necessário possuir acesso ao Artia. As URLs ficam disponíveis na seção “Links Públicos”.
Figura 44 - Opção de compartilhar relatório de situação
3.12 Gestão de Contratos
Objetivo de criar contratos e vincular regras para cada tipo de contrato gerado, desta forma transformando a gestão de cada contrato mais eficiente e assertiva.
Figura 45 - Acesso a gestão de contratos
4. Como Importar um XML?
No Artia, é possível criar projeto a partir de um arquivo XML exportado do MS Project. Abaixo, apresentamos como você deve realizar essa ação:
4.1 Prepare o Arquivo no Microsoft Project
Abra o seu projeto no Microsoft Project.
Vá até a planilha de recursos onde estarão listados os recursos do seu projeto. No Artia, os recursos são identificados por e-mail, então você precisa alterar os nomes dos recursos para os e-mails cadastrados no Artia.
Figura 46 - Acesso a tabela de Recurso no MS Project
Caso queira importar apenas o cronograma sem os recursos, pode excluir todos os recursos. Porém, ao excluir, certifique-se de remover também as linhas em branco, pois se não as excluir, elas podem causar problemas na importação.
Figura 47 - Acesso a tabela de recursos do MS Project
Figura 48 - Deleção dos recursos da tabela do MS Project
4.2 Salvar o Arquivo em XML
Após as modificações, salve o arquivo no formato XML (Arquivo, Salvar Como, Tipo: XML).
4.3 Importar no Artia
Na Treeview, selecione o projeto que você deseja importar.
No Artia, vá até a opção de importação de XML na capa do projeto. Você será redirecionado para a tela de importação.
Figura 49 - Importação de XML na capa do projeto
Encontre o arquivo XML que você salvou e selecione-o.
Figura 50 - Upload do XML
O Artia irá adicionar o arquivo à fila de importação, e você será avisado na Central de Notificação quando a importação for concluída.
Figura 51 - Notificação da importação do XML
Após a importação, as atividades do projeto estarão disponíveis e atualizadas na sua página do Artia.
5. Como funciona a sessão andamento?
Possibilita acompanhar dois indicadores de avanço do projeto, sendo:
Duração: Quantidade de dias corridos de execução do projeto (Dias entre a Data de início e a Data de término). Comparando estimado e real.
Esforço: Quantidade de esforço do projeto, comparando estimado e real.
Figura 52 - Andamento do projeto
6. Como funciona a sessão informações calculadas?
Fornece métricas e dados gerados automaticamente pelo sistema, com base nas atividades e no progresso do projeto. Essas informações auxiliam no monitoramento e controle, permitindo uma visão clara do andamento e facilitando a tomada de decisões. Importante destacar que esses dados não são atualizados automaticamente; é necessário executar o cálculo de projeto.
Figura 53 - Informações calculadas na capa do projeto
6.1 Dados das Atividades
Início Estimado Atividades: Refere-se à data estimada de início de cada atividade no escopo do projeto.
Término Estimado Atividades: Refere-se à data estimada de término de cada atividade no escopo do projeto.
Esforço Estimado Atividades: É a soma do esforço estimado de todas as atividades no escopo do projeto.
Esforço Real Atividades: É a soma do esforço real de todas as atividades no escopo do projeto.
Esforço Projetado Atividades: É a soma do Esforço Real das Atividades e do Esforço Restante das Atividades.
ULB Esforço Estimado Atividades: É a soma das horas que foram estimadas para cada Atividade do Projeto realizada na data do Último cálculo.
Início Real Atividades: Refere-se à data real de início de cada atividade no escopo do projeto.
Término Real Atividades: Refere-se à data real de término de cada atividade no escopo do projeto.
Esforço Estimado Atividades com Prazo: É a soma do esforço estimado de todas as atividades que possuem datas de início e término estimadas.
Esforço Restante Atividades: É a soma do esforço restante de todas as atividades no escopo do projeto.
Tendência de Término: É a data prevista de término do Projeto de acordo com o andamento das Atividades.
Cálculo da tendência de término:
A data de Tendência de Término é gerada a partir da seguinte lógica:
- Se houver data de término real, retorna a data de término real.
- Se o resultado do % Completo do projeto dividido por 100 for maior ou igual a 1, retorna a data da execução do calculo.
- Se a quantidade de dias entre a data de início estimado do projeto e a data da execução do calculo for menor ou igual a zero, retorna a data de término estimado do projeto.
- Caso nenhuma das três opções acima se torne verdadeira, retorna a data gerada a partir do seguinte calculo:
Calculo do % completo = % Completo do projeto / 100
Duração estimada = Contagem de dias a partir do início estimado ao término estimado do projeto.
Duração restante = Duração estimada * (1 - Calculo do % completo)
Dia atual do calculo mais a quantidade de dias adicionados pelo Duração restante.
ULB Esforço Estimado Atividade com Prazo: É a soma das horas que foram estimadas para cada Atividade do Projeto que contém data limite realizada na data do Último cálculo.
Figura 54 - Campo da dados da atividade
6.2 Agregado
Esforço Agregado: É o esforço estimado do projeto que já foi concluído. Para as atividades encerradas, todo o esforço estimado é considerado. Para as em aberto, é considerado o % Completo da Atividade x Esforço Estimado.
% Esforço Agregado: É o percentual de esforço estimado do projeto que já foi concluído. Para as atividades encerradas, todo o esforço estimado é considerado. Para as em aberto, é considerado o % Completo da Atividade.
ULB Esforço Agregado: Este número demonstra quanto do esforço estimado da última linha de base do projeto já foi concluído. Para as atividades encerradas, todo o esforço estimado da última linha de base é considerado. Para as em aberto, é considerado o % Completo da Atividade x o esforço estimado da última linha de base.
ULB % Esforço Agregado: É o percentual de esforço estimado do projeto que já foi concluído. Para as atividades encerradas, todo o esforço estimado da última linha de base é considerado. Para as atividades em aberto, é considerado o % Completo da Atividade x o Esforço Estimado da Última Linha de Base.
Figura 55 - Campo de agregado
6.3 Como Deveria Estar Seu Projeto
Esforço Estimado Calculado: É quanto de esforço o seu projeto deveria ter realizado na data do último cálculo.
% Completo Estimado Calculado: Este percentual indica o progresso que o projeto deveria ter alcançado até a data do último cálculo, com base no planejamento e nos dias úteis disponíveis até o término estimado. Você pode comparar esta informação com o "% Completo", assim você consegue entender se está conseguindo avançar de acordo com o planejamento.
ULB Esforço Estimado Calculado: É quanto de esforço o seu projeto deveria ter realizado na data do último cálculo, considerando os valores da última linha de base.
ULB % Completo Estimado Calculado: É quanto de esforço o seu projeto deveria ter realizado na data do último cálculo, considerando os valores da última linha de base.
Figura 56 - Campo de como deveria estar o projeto
6.4 Gastos
Total Gasto Estimado: Total de lançamentos previstos negativos.
Total Gasto Realizado: Total de lançamentos realizados negativos.
Gasto Estimado Parcial: Total de lançamentos previstos negativos com data de hoje ou passada.
% Gasto Estimado Parcial: Razão entre Gastos Estimado Parcial e Total Gasto Estimado.
Gasto Agregado Parcial: Total de lançamentos previstos negativos vinculados a atividades encerradas.
% Gasto Agregado Parcial: Razão entre Gasto Agregado Parcial e Total Gasto Estimado.
6.5 Receitas
Total Receita Estimada: Total de lançamentos previstos positivos.
Total Receita Realizada: Total de lançamentos realizados positivos.
Receita Estimada Parcial: Total de lançamentos previstos positivos com data de hoje ou passada.
% Receita Estimada Parcial: Razão entre Receita Estimada Parcial e Total Receita Estimada.
Figura 58 - Campo de receitas
6.6 Margem
Margem Estimada Lançamentos: Diferença entre Total Receita Estimada e Total Gasto Estimado.
Margem Real Lançamentos: Diferença entre Total Receita Realizada e Total Gasto Realizado.
Figura 59 - Campo de margem
7. Como funciona o histórico no projeto?
Registra todas as movimentações realizadas no projeto pelos recursos. Você tem a opção de filtrar por tipo, como comentários, atualizações, visualizar tudo ou apenas as alterações nas quais você está diretamente envolvido. Para saber mais, acesse aqui.
Figura 60 - Histórico do projeto
8. Como funcionam os links públicos?
É possível compartilhar diversas informações sobre o projeto com terceiros por meio do relatório de situação. Nesta seção, ficam listados os URLs dos Relatórios de Situação que foram compartilhados.
Figura 61 - Links públicos
9. Como Criar Projeto Utilizando Inteligência Artificial?
A criação de um cronograma de projeto utilizando Inteligência Artificial (IA) na plataforma Artia é um processo simples e eficiente. A seguir, explicamos o passo a passo para gerar um cronograma automatizado com a ajuda da IA.
Acesse o app do “Dashboard”
Figura 62 - Acesso ao app Dashboard
Em seguida, siga um dos dois caminhos para criar um projeto com IA:
Através do app Dashboard: Clique no botão “+ Criar Projeto”
Figura 63 - Criação de projeto
Selecione “Novo Projeto com IA”.
Figura 64 - Criação de projeto com IA
Através da Lista de Projetos: Clique no botão “Novo”.
Figura 65 - Criação de projetos pela lista de projetos
Selecione “Novo Projeto com IA”.
Figura 66 - Criação de projeto com IA via lista de projetos
Após selecionar uma das opções para criar o projeto por IA, uma tela será aberta para a geração do cronograma. Nessa tela, o usuário deve preencher as seguintes informações:
Título: Nome do projeto.
Descrição: Descrição do escopo do projeto, que será utilizada pela IA para criar o cronograma.
Data de Início Estimada: A data de início da primeira atividade.
Em seguida, clique em salvar
Figura 67 - Criação de projeto com IA
A tela será atualizada automaticamente, exibindo a estrutura do cronograma dividido em Projetos, Pastas e Atividades.
Figura 68 - Geração de cronograma com a IA
Após a criação do cronograma o usuário conseguirá realizar algumas edições, sendo:
Na linha de projeto é possível editar o nome e adicionar/remover pastas. Para isso, na coluna “ações”, basta clicar no ícone de três pontos ao lado do item.
Figura 69 - Ações na geração do cronograma
Na linha da pasta é possível editar o nome e adicionar/remover atividade. Para isso, na coluna “ações”, basta clicar no ícone de três pontos ao lado do item.
Figura 70 - Ações na tela de geração do cronograma
Na linha da atividade é possível editar o nome e remover atividade. Para isso, na coluna “ações”, basta clicar no ícone de três pontos ao lado do item.
Figura 71 - Edição de nome e remoção de atividade utilizando IA
Além disso, o sistema exibirá a duração total ao lado do projeto, o totaFigura 71 - Edição de nome e remoção de atividade utilizando IA duração das pastas, e o total de duração de cada atividade. O usuário pode alterar manualmente a duração das atividades, e isso será refletido na duração das pastas e do projeto.
Figura 72 - Edição de prazo da atividade utilizando IA
Caso não esteja satisfeito com as sugestões apresentadas pela IA, ele pode gerar novas sugestões clicando no botão “Gerar Novas Sugestões”.
Figura 73 - Gerar novas sugestões com a IA
Após ajustar o cronograma conforme necessário, clique em Aplicar. Uma mensagem de sucesso será exibida informando que a criação está em processamento.
Figura 74 - Função voltar e aplicar na IA
Após concluído, na central de notificação será sinalizado, confirmando que o cronograma foi gerado automaticamente.
Figura 75 - Confirmação da geração do cronograma por IA
Figura 76 - Notificação do cronograma criado por IA na central de notificações
Ao acessar a capa do projeto, o usuário poderá visualizar que o Título e a Descrição do projeto estão de acordo com as informações fornecidas durante a criação do cronograma.
Vídeo de como criar o projeto através da IA:
Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]