1. Cálculo de projetos
- O que é o cálculo de projetos
- Como calcular um projeto?
- Como calcular mais de um projeto?
- Como saber se os indicadores de projetos estão atualizados?
2. Cálculo de Atividades
- O que é o cálculo de atividades
- Como configurar os parâmetros do cálculo de atividades?
3. Cálculo de Alocação de Equipe
4. Cálculo de Caminho Crítico
5. Como visualizar o LOG dos cálculos?
1.Cálculo de Projetos:
a. O que é o cálculo de projetos?
O cálculo de projetos é utilizado para atualizar as informações estimadas e realizadas atuais do projeto baseado no cronograma de atividades.
Exemplo: Término estimado e real do projeto, esforço estimado e real do projeto, % completo do projeto.
Além disso o Artia vai calcular e gerar indicadores para facilitar a gestão do portfólio como: IDP (Indice de desempenho de prazo), Indicador de Prazo (Projeto atrasado, risco de atraso, dentro do prazo), Gastos e Receitas do projeto, entre outros.
É muito importante realizar uma rotina de cálculo periodicamente para que os indicadores totais do projeto sempre estejam atualizados.
b. Como calcular um projeto?
Para realizar o cálculo de um projeto, você pode seguir o passo a passo abaixo:
Passo 1:
Na Tree View (Menu lateral esquerdo), selecione o projeto que você deseja atualizar e clique no aplicativo Informações conforme imagem abaixo:
Figura 1 - Imagem de como selecionar um projeto na tree view
Passo 2:
Desça um pouco até encontrar a aba de Informações Calculadas. Clique no botão Atualizar conforme imagem abaixo:
Figura 2 - Imagem de como atualizar um projeto
Agora basta aguardar a atualização ser finalizada, você pode continuar utilizando o Artia enquanto o cálculo é executado.
Quando o projeto for finalizado, você receberá um aviso na central de notificações conforme imagem abaixo:
Figura 3 - Imagem do cálculo finalizado na central de notificações
Agora é só atualizar a página. Os indicadores serão atualizados conforme o cronograma planejado e execução das atividades!
Você pode visualizar as informações através do painel Informações Calculadas conforme imagem abaixo:
Figura 4 - Imagem dos indicadores de projeto atualizados após o cálculo
c. Como calcular mais de um projeto?
É possível atualizar mais de um projeto ao mesmo tempo através do aplicativo Cálculos, para isso, basta seguir o passo a passo abaixo:
Passo 1:
Selecionar na Tree View o contexto no qual você deseja realizar o cálculo.
Exemplo: Ver Tudo (Atualiza todos os projetos de todos os grupos de trabalho), Grupo de trabalho (Atualiza todos os projetos dentro do grupo selecionado) ou pasta (Atualizado todos os projetos dentro da pasta selecionada).
Figura 5 - Imagem mostrando seleção de contextos
Passo 2:
No menu superior, acesse a opção adicionar aplicativos ( + ) conforme imagem abaixo:
Figura 6 - Imagem da opção adicionar aplicativo ( + )
Passo 3:
Procure e selecione o aplicativo cálculo conforme imagem abaixo:
Figura 7 - Imagem mostrando como selecionar o cálculo no menu
Passo 4:
No aplicativo de cálculo você vai selecionar a opção Calcular Projetos. Ao selecionar, a opção irá expandir.
Você terá mais duas opções para selecionar:
Atualizar informações cadastrais do projeto
Estimado: Selecione a opção estimado para atualizar todos os indicadores de planejamento do projeto. (Início/Término Estimado, Esforço Estimado...)
Realizado: Selecione esta opção para atualizar todos os dados baseados na execução do projeto. (Início/Término Real, Esforço Real...)
OBS: Indicamos sempre manter as duas selecionadas.
Após selecionar as opções desejadas, basta clicar no botão calcular.
Figura 8 - Imagem mostrando a tela de cálculos
Agora basta aguardar a atualização ser finalizada, você pode continuar utilizando o Artia enquanto o cálculo é executado.
Quando o projeto for finalizado, você receberá um aviso na central de notificações conforme imagem abaixo:
Figura 9 - Imagem do cálculo finalizado na central de notificações
d. Como saber se os indicadores de projetos estão atualizados?
Para saber se o seu projeto já está atualizado, você pode abrir novamente as informações do projeto e descer até o botão de atualização que foi citado no tópico 1. b.
Ao lado esquerdo do botão atualizar, você verá a data e horário da última atualização feita no projeto.
Caso não tenha nenhuma data, significa que o projeto nunca foi atualizado.
Figura 10 - Gif data da ultima atualização
É possível também verificar a data da última atualização através da lista de projetos adicionando a coluna Último Cálculo ao relatório!
Esta coluna é muito importante, pois caso os projetos não tenham sido atualizados recentemente, os indicadores do relatório não estarão corretos.
Figura 11 - Gif coluna último cálculo na lista de projetos
2. Cálculo de Atividades
- Para que serve o cálculo de atividades
O cálculo de atividades é utilizado para replanejar as tarefas de um cronograma, considerando os parâmetros configurados.
IMPORTANTE: sempre que o cálculo é executado e provoca alterações no cronograma, essas modificações não podem ser desfeitas automaticamente. Para reverter ou ajustar o cronograma, é necessário corrigir manualmente as informações das datas do projeto.
- Como configurar os parâmetros do cálculo de atividades?
Atividades vinculadas a projetos
Este parâmetro do cálculo de atividades ajusta as datas de atividades dentro de um projeto, considerando:
Data de início do projeto:
Selecione o projeto que você deseja replanejar e acesse a aba de informações do projeto e altere a data de início estimado. Após isso, realize o cálculo de atividades conforme a animação abaixo.
O cronograma será replanejado de acordo com a data de início cadastrada no projeto:
Figura 12 - Gif do parametro respeitar data do projeto
Data específica:
Selecione o projeto que você deseja replanejar, acesse a aba de cálculos e realize o cálculo de atividades marcando a opção data específica e escolha uma data conforme animação abaixo. O cronograma será replanejado de acordo com a data informada:
IMPORTANTE: Este parâmetro replaneja somente as atividades que não possuem predecessoras ou que ainda não foram iniciadas, sem impactar aquelas já iniciadas ou concluídas.
Caso você não utilize dependências no seu projeto, indicamos realizar o replanejamento manualmente pelo Gantt, pois o cálculo replanejará todas as atividades para a data informada no cálculo, já que nenhuma delas possui predecessora.
Atividades não vinculadas a projetos
Este parâmetro do cálculo de atividades ajusta as datas de atividades dentro de uma pasta, considerando:
Data específica:
Selecione a pasta em que as atividades que você deseja replanejar estão, acesse a aba de cálculos e realize o cálculo de atividades marcando a opção data específica e escolha uma data conforme imagem abaixo. As atividades serão replanejadas de acordo com a data informada:
Figura 14 - Imagem mostrando cálculo de atividades em pastas
Cálculo de Atividades (Estimado / Realizado)
Com o cálculo de atividade você também pode replanejar as atividades sucessoras no cronograma, baseado em alguma alteração no planejamento ou execução do projeto.
Estimado:
Quando alguma alteração nas datas das atividades é feita sem utilizar o gantt (kanban, lista de atividades, alocação de equipe) as atividades sucessoras não são replanejadas automaticamente.
Figura 15 - Gif mostrando alterações de data fora do gantt
Para que as atividades sejam replanejadas é preciso realizar o cálculo de atividades deixando as opções Atividades vinculadas a projetos e Atividades não vinculadas a projetos em NÃO ALTERAR.
Figura 16 - Parametros
Assim que o cálculo for finalizado, as atividades sucessoras da atividade com prazo alterado serão replanejadas conforme as dependências.
Realizado:
Quando um cronograma de projetos inicia, pode acontecer na hora da execução uma antecipação ou atraso na entrega da atividade.
Caso isso aconteça, é possível replanejar o cronograma a partir da data de término real da atividade, desde que as dependências estejam criadas corretamente.
Figura 17 - Gif mostrando o replanejamento realizado pelo cálculo
3. Cálculo de alocação de Equipe
O cálculo de alocação de equipe atualiza o Esforço Calculado
O esforço calculado pode ser encontrado no aplicativo Alocação de Equipe no formato gráfico, representado pelas barras coloridas conforme imagem abaixo:
Figura 18 - Imagem mostrando esforço calculado na alocação de equipe
O Esforço Calculado é a relação entre as horas alocadas do usuário e as horas realizadas. Durante a execução da atividade, o usuário pode executar uma atividade levando mais ou menos horas do que o previsto. Desta forma, conforme a execução, é importante saber se a alocação do usuário permanece a mesma.
Para executar o cálculo de alocação de equipe, basta seguir o passo a passo abaixo:
Passo 1:
Selecione na Tree View o contexto no qual você deseja realizar o cálculo. (Para o cálculo de alocação de equipe, sugerimos selecionar a opção Ver Tudo.
Figura 19 - Imagem mostrando a selção de contextos
Passo 2:
Acesse o aplicativo Cálculos e marque a opção Calcular Alocação de Equipe
Figura 20 - Imagem mostrando parametro de cálculo de alocação de equipe
Passo 3:
Marque se você deseja realizar o cálculo de alocação de equipe para todas as atividades do contexto selecionado, ou apenas as novas atividades criadas e execute o cálculo!
Figura 21 - Imagem cálculo de alocação de equipe
Aguarde o cálculo ser finalizado para visualizar o resultado!
4. Cálculo de caminho crítico
Caminho crítico é uma técnica de gestão de projetos que identifica a sequência de atividades mais importantes para a conclusão de um projeto no prazo.
O caminho crítico é gerado a partir de todas as atividades que estão diretamente relacionadas com a última atividade do projeto através das dependências.
Desta forma, caso seja necessário replanejar qualquer uma das atividades que fazem parte do caminho crítico, a entrega do projeto será comprometida.
É possível colocar uma coluna na lista de atividades chamada caminho crítico. A coluna indica se a atividade faz parte ou não do caminho crítico do projeto (Sim / Não).
Figura 22 - Imagem da coluna caminho crítico na lista de atividades
Para que as informações destas colunas sejam atualizadas conforme a criação do cronograma, é preciso realizar o cálculo de caminho crítico.
Para isso, basta acessar o aplicativo Cálculos, selecionar a opção Calcular Caminho Crítico, e execute o cálculo.
Figura 23 - Tela do cálculo de caminho crítico
5. Como visualizar o LOG dos cálculos?
Ao executar qualquer um dos cálculos, um log é gerado para que o usuário possa acompanhar o andamento e os parâmetros definidos.
Para acessar o log, basta a abrir o aplicativo Cálculos e descer até o final da tela conforme imagem abaixo:
Figura 24 - Imagem mostrando o log de cálculos
No log você pode acompanhar as seguintes informações:
- Data e hora da execução do cálculo;
- Estado: Mostra se o cálculo está pendente, concluído ou cancelado;
- Usuário que executou o cálculo;
- O caminho em que o cálculo foi executado;
- Parâmetros definidos no cálculo;
- Erros (Caso aconteça algum problema com a execução).
Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]