1. O que é o Kanban?
2. Como funciona o Kanban no Artia?
3. Como funciona a ordenação dos cards no Kanban do Artia?
4. Como funciona o card personalizado?
5. Como anexar arquivos dentro dos cards?
6. Qual o limite de cards exibidos no Kanban?
1. O que é o Kanban?
Trata-se de uma solução de gestão visual de processos que ajuda as equipes a visualizar e gerenciar os fluxos de trabalho, tornando o trabalho mais eficiente. A palavra Kanban, de origem japonesa, significa 'cartão' ou 'sinalização'. No Artia, o Kanban é uma interface que oferece maior visibilidade do andamento das Atividades.
2. Como funciona o Kanban no Artia?
Por meio de cartões que representam as atividades e colunas que indicam suas respectivas situações, o Kanban no Artia permite acompanhar as filas de trabalho e mover atividades entre as situações, facilitando o acompanhamento do progresso da equipe. Para começar a usar o Kanban, é necessário cadastrar as Situações primeiro. Se tiver dúvidas sobre como realizar o cadastro, acesse nosso tutorial 'Personalização de Situação'.
Após o cadastro das Situações, elas podem ser atribuídas às Atividades, permitindo que o Kanban seja utilizado para visualizar o status das atividades por Situação.
No Artia, o Kanban pode ser acessado através da Dashboard > Kanban.
Figura 1 - Tela inicial de Ver Tudo com a opção de Kanban destacada
As colunas do Kanban representam as Situações cadastradas, enquanto os cartões correspondem às Atividades associadas a essas situações.
Figura 2 - Tela do Kanban com as Situações e coluna destacadas
A principal funcionalidade do Kanban é permitir a visualização da fila de trabalho da equipe e o movimento das Atividades entre as diferentes Situações.
Para mover uma atividade, basta clicar na Atividade desejada e arrastá-la para a nova Situação.
Importante: Apenas Líderes ou Responsáveis pela Atividade têm permissão para realizar essa movimentação.
Assim como na Lista de Atividades, ao se cadastrar no Artia, você já terá uma visão padrão com as seguintes configurações:
Filtro por Período: 'Término Estimado' com a opção 'Esta semana';
Tipo de Kanban: 'Situação';
Layout de Exibição: 'Coluna fixa';
Ordenação: 'Término';
Compartilhamento: 'Organização'.
Além disso, é possível criar e editar novas Visões no canto superior direito, ao lado do botão de pesquisa.
Figura 3 - Tela com a lista suspensa e opções da Visão de Kanban
Ao clicar em Visões > Nova Visão, o Artia abrirá uma janela para configurar a nova visão.
Figura 4 - Tela de Personalizar Visão no Kanban
Você pode atribuir um nome à sua Visão e adicionar filtros personalizados, como:
Estado: selecione entre Encerrado ou Pendente;
Situação: escolha uma ou mais Situações cadastradas previamente;
Período: defina o filtro por Início Estimado, Término Estimado, Término ou Passar Por, com as opções de Hoje, Esta Semana, Semana Passada ou Próxima Semana;
Tipo de Kanban: escolha entre visualizar o Kanban por Situação ou Tipo de Atividade
Na opção Tipo de Atividade, são utilizados os Tipos de Atividade cadastrados previamente para a Organização, permitindo visualizar as atividades em formato de fila de trabalho.
Quando o Kanban for configurado por Tipo de Atividade, será exibido o layout conforme mostrado abaixo. Nessa configuração, não é possível mover as Atividades entre as colunas; você poderá apenas visualizar a fila de trabalho, identificar quais atividades estão pendentes e quais foram encerradas. Além disso, será possível realizar apontamentos, encerrar atividades, gerenciar comentários, participantes e arquivos, editar atividades e criar novas, tudo diretamente na tela do Kanban.
Figura 5 - Tela do Kanban com as colunas utilizando Tipos de Atividade
Mesmo quando o tipo de Kanban for configurado por Situação, se houver Tipos de Atividades cadastrados e associados às atividades, elas serão exibidas com uma borda na cor correspondente ao Tipo de Atividade selecionado.
Figura 6 - Coluna mostrando as atividades em colunas de Situação com as bordas representando os Tipos de Atividade
Para facilitar o gerenciamento de projetos no Artia, diversas funcionalidades adicionais estão disponíveis diretamente na tela do Kanban ao clicar no card:
Inserir comentários diretamente no card;
Associar pessoas responsáveis;
Incluir arquivos;
Editar as informações da atividade;
Figura 7 - Modal aberta ao clicar no card de atividade do Kanban com as ações possíveis destacadas
Além disso, você pode criar novos cards diretamente na tela do Kanban, é só clicar no ícone de adição (+) e adicionar uma nova atividade.
Figura 8 - Tela do Kanban com a opção de criação de novas atividades destacada
Vale ressaltar que as informações dos cards no Kanban são as mesmas que estão na Lista de Atividades — ou seja, não há duplicidade de dados, apenas uma forma diferente de visualizar as tarefas.
Cada card tem um indicador de status para mostrar a situação da atividade:
Vermelho: atividade atrasada.
Amarelo: atividade em risco de atraso.
Verde: atividade em dia.
Figura 9 - Coluna com atividades no Kanban com as datas destacadas mostrando as cores conforme prazo
3. Como funciona a ordenação dos cards no Kanban do Artia?
No Kanban, o formato dos cards de atividades segue o padrão do Artia, organizado da seguinte forma:
Primeiro: Data de Término Real;
Segundo: Data de Término Estimado;
Terceiro: ID da Atividade;
Quarto: Título da Atividade.
Essa estrutura deixa a organização das atividades mais clara e facilita a visualização no Kanban.
Importante: O padrão de ordenação do Artia pode ser alterado caso haja filtros de ordenação configurados no sistema. Se algum dos critérios utilizados anteriormente estiver ausente, a ordem das atividades seguirá automaticamente o próximo critério disponível. Por exemplo, se a ordenação for feita apenas pelo ID da Atividade, as atividades serão listadas com base nesse critério.
Além disso, ao acessar a Lista de Atividades, você pode criar uma Nova Visão personalizada. Nesse caso, é possível adicionar uma coluna chamada ID da Atividade, que permite identificar a ID de todas as atividades listadas de forma clara e organizada.
Figura 10 - Modal de Personalizar Visão mostrando a adição da informação de ID da Atividade
Essa versão organiza as informações de maneira mais clara e objetiva, melhorando a compreensão do processo.
Figura 11 - Tela da Lista de Atividades com a ordenação por ID da Atividade destacada
Ao visualizar o Kanban, os cards das atividades serão ordenados com base na ID de cada atividade, do menor para o maior.
Figura 12 - Tela mostrando no Kanban a ordenação configurada por ID da Atividade
Neste exemplo, foram utilizados a ID da Atividade e a Data de Término Estimado:
Figura 13 - Tela da Lista de Atividades com as colunas de ID da Atividade e Término Estimado destacadas.
Assim, a ordenação dos cards no Kanban seguirá a prioridade da Data de Término Estimado de cada atividade, do menor para o maior.
Figura 14 - Tela do Kanban com as datas destacadas mostrando a ordenação pelo Término Estimado
Importante: Para que o critério seja validado e utilizado na ordenação, é necessário que todas as atividades no Kanban possuam o mesmo critério preenchido e salvo. Por exemplo, suponha que existam 3 atividades, cada uma com uma ID única. Se apenas 2 dessas atividades tiverem a Data de Término Estimado preenchida, a ordenação no Kanban será feita com base na ID da Atividade.
Ordenar por prioridade
Na Lista de Projetos e Lista de Atividades, é possível aplicar filtros, ordenar por coluna e agrupar por Prioridade. No Kanban, as opções disponíveis incluem a adição de filtros e a ordenação por Prioridade.
As opções de ordenação disponíveis em ambas as visualizações são:
Do maior para o menor (A-Z)
Do menor para o maior (Z-A)
Importante: O campo de Prioridade pode ser preenchido com números inteiros de 0 a 999 e está disponível tanto na capa de Atividade quanto de Projeto.
Figura 15 - Lista suspensa ao clicar em Visões com a opção de Criar nova visão destacada
Ao acessar a visão, será aberta a tela Personalizar Visão, que contém as seguintes opções: Filtros, Colunas e Agrupar Por.
Filtro: Ao clicar em Adicionar filtro, será aberto um campo de pesquisa. Selecione o filtro Prioridade e, em seguida, as prioridades existentes na organização serão exibidas. Escolha uma ou mais prioridades conforme desejado.
Colunas: Ao clicar em Selecionar coluna, procure por Prioridade e selecione-a. Em seguida, mova-a para a seção Ordenação das Selecionadas. Após aplicar a coluna, você poderá ordená-la diretamente na listagem.
Agrupador por: Ao clicar no campo de pesquisa, procure por Prioridade e selecione-a. Depois, defina a ordenação desejada ao lado.
Após personalizar a visão, clique em Salvar e Aplicar para finalizar. A nova visão estará disponível na listagem onde foi criada.
Figura 16 - Janela para criação de visão e personalização de Filtros, Colunas e Agrupar Por
Para utilizar a informação de Prioridade, é necessário acessar a Visão do Kanban, onde você pode realizar alterações ou criar uma nova visão.
Figura 17 - Lista suspensa ao selecionar Visão no Kanban
Na tela de Personalizar Visão, clique no botão Adicionar Filtro e selecione Tipo de Atividade:
Figura 18 - Tela de Personalizar Visão com a lista suspensa de Adicionar filtro e a opção Tipo de Atividade destacada
Quando o filtro Tipo de Atividade estiver ativado, você poderá definir a forma de filtragem desejada.
Após ajustar as configurações, clique no botão Salvar para confirmar as alterações.
Figura 19 - Tela de Personalizar Visão com a opção de Tipo de Kanban destacada
4. Como funciona o card personalizado?
Foi criado um template personalizado para os cards do Kanban.
Importante: Para solicitar o envio, entre em contato com o suporte pelo e-mail [email protected].
Para habilitar o novo card, é necessário ter permissões de acesso de Administrador. Com essas permissões, você poderá acessar a funcionalidade de Cards Customizados do Kanban e cadastrar o novo template. Após solicitar ao suporte, o novo card estará disponível para uso no Kanban.
Para visualizar selecione a opção Kanban e vá em nova visão:
Figura 20 - Lista suspensa no Kanban de Visão geral destacando a opção de Nova visão
Com o modal Personalizar Visão aberto, clique em Layout de Exibição > Card Customizado > selecione o card criado com as configurações da nova funcionalidade e clique em Salvar.
Figura 21 - Tela de Personalizar Visão enumerando o caminho para o Card Customizado e Salvar Ao habilitar, a visualização do card customizado ficará disponível.
Figura 22 - Tela do Kanban mostrando a coluna com os cards personalizados
5. Como anexar arquivos dentro dos cards?
É possível anexar arquivos nas atividades diretamente pelo Kanban. Para adicionar arquivos arrastando-os diretamente para a atividade, siga os passos abaixo e atente-se às regras:
Regras
1. Arquivos menores que 1 MB não serão anexados.
2. Arquivos maiores que 5 MB não serão anexados.
Como anexar o arquivo
Acesse o Kanban e localize o arquivo na sua máquina que deseja anexar.
Clique no arquivo e arraste-o até o card da atividade correspondente.
Figura 23 - Demonstração do movimento entre o arquivo no computador e o card no Kanban
Importante: Para anexar o arquivo, o card da atividade não pode estar em modal (aberto); ele deve estar conforme mostrado na imagem acima. Se o card estiver em modal, siga os seguintes passos para anexar o arquivo. Clique no ícone para anexar o arquivo e, em seguida, clique em Escolher arquivo (Clique 2) para selecionar o arquivo que deseja anexar.
Figura 24 - Modal de atividade com a opção para anexar arquivo e procurar em destaque.
6. Qual o limite de cards exibidos no Kanban?
Ao utilizar a visualização do Kanban para monitorar suas atividades, é importante estar ciente de que há um limite de 5000 cards exibidos simultaneamente. Essa limitação foi implementada para preservar o desempenho do sistema e garantir uma melhor experiência para o usuário.
Escopo de Atividades
A exibição das atividades no Kanban depende do escopo selecionado na Tree view. Se você não encontrar algumas atividades dentro do escopo atual devido a essa limitação, basta selecionar um escopo menor na Tree view para visualizar as atividades correspondentes.
Filtros Personalizados
As atividades exibidas no Kanban também são filtradas com base nos filtros personalizados definidos na visão. Caso sua organização ou projeto tenha menos de 5000 atividades, mas você perceba que nem todas as atividades estão sendo exibidas no Kanban, verifique os filtros configurados. Eles podem estar limitando a exibição de determinadas atividades.
Ajuste de Filtros
É essencial garantir que os filtros na visão estejam ajustados conforme suas necessidades. Isso assegurará que o Kanban mostre todas as atividades relevantes para o seu acompanhamento. Ao fazer isso, você poderá monitorar e gerenciar suas tarefas de maneira eficaz, respeitando os limites estabelecidos.
Importante: Exibição de Atividades Repetidas — dependendo dos filtros aplicados, pode ocorrer de a mesma atividade ser exibida mais de uma vez no Kanban. Isso significa que você poderá ver dois ou mais cards representando a mesma atividade. Fique atento a isso para evitar confusões ao gerenciar as atividades.
Vídeo - Como utilizar o kanban:
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