1. Como acessar o Calendário?
2. Quais informações eu encontro no Calendário?
3. Como visualizar atividades no Calendário?
4. Como filtrar eventos no Calendário?
5. Como alterar a visualização do Calendário?
6. Como configurar o Calendário para visualização de ausências, finais de semana e feriados?
7. Como publicar o Calendário com outras plataformas?
8. Como imprimir o Calendário?
O Calendário no Artia é uma ferramenta prática para visualizar e acompanhar atividades ao longo do mês, semana ou dia. Ele permite personalizar e filtrar a exibição das tarefas, além de integrar compromissos com outras plataformas, como o Outlook, facilitando o gerenciamento da agenda e o cumprimento do planejamento.
1. Como acessar o Calendário
No menu superior, acesse a opção “adicionar aplicativos” (+) e localize o Calendário, conforme imagem abaixo:
Figura 1 - Janela de aplicativos com a opção de Calendário.
Essa função permite que você visualize todas as atividades planejadas para você durante o mês, a semana ou o dia, facilitando o acompanhamento de prazos.
2. Quais informações eu encontro no Calendário?
No Calendário, você pode visualizar todas as atividades planejadas, com detalhes como o projeto, o caminho da atividade, as horas planejadas e outras informações que ajudam a gerenciar seu tempo. A visualização completa traz todos os detalhes das atividades, enquanto a reduzida exibe apenas informações essenciais.
Figura 2 - Tela inicial do Calendário
3. Como visualizar atividades no Calendário?
As atividades são exibidas no Calendário conforme as datas planejadas. Você pode clicar em uma atividade para visualizar os detalhes, o projeto ao qual pertence, descrição e anexos. Se tiver permissão, é possível editar informações, adicionar comentários e atribuir ou remover colaboradores nas atividades.
4. Como filtrar eventos no Calendário?
O Calendário permite filtrar as atividades por responsável, status, data e até mesmo por participantes da organização. Isso possibilita focar nas atividades específicas que são relevantes para você ou sua equipe, facilitando o gerenciamento do tempo e das tarefas.
Primeiro Filtro:
Usuário: Pode ser um usuário específico da organização ou selecionar todos os participantes.
Figura 3 - Seleção da opção de Usuário mostrando a lista suspensa dos usuários
Segundo Filtro:
Visualizar na Agenda: neste campo deve ser preenchido o checkbox de acordo com a definição do primeiro filtro "usuário". Quando um usuário em específico for selecionado no filtro de usuário, vai aparecer dois checkbox em Atividades no filtro de "Visualizar na Agenda" para que você selecione se deseja ver as atividades em que este usuário é responsável ou as que ele também está envolvido. A opção de Marcos funciona na mesma forma, todavia mostrando os Marcos atrelados àquele usuário além das Atividades.
Figura 4 - Opções disponíveis na lista suspensa de Visualizar Agenda, no Calendário
Terceiro Filtro:
Selecione o usuário ao qual deseja ver as ausências. Especificamente neste caso, elas não serão mostradas caso múltiplos usuários estejam selecionados. Os dias não disponíveis estarão em cinza, conforme mostrado no print abaixo:
Figura 5 - Opções da lista suspensa no filtro Estado da Atividade na tela Calendário
Quarto Filtro:
Tipo de Marco: neste campo deve ser preenchido o checkbox de acordo com o Tipo de Marco que você deseja visualizar, os Marcos que irão aparecer serão os cadastrados em sua Organização, ou seja, são customizáveis.
Figura 6 - Tela com a lista suspensa das opções de Marcos no Calendário
5. Como alterar a visualização do Calendário?
Você pode alterar a visualização do Calendário para ver atividades por dia, semana ou mês. Também é possível escolher exibir apenas os dias úteis, desconsiderando finais de semana, o que torna o Calendário mais adequado para o planejamento de dias de trabalho.
Na lateral superior direita, clique na opção desejada.
Figura 7 - Opções de períodos de tempo para a visualização do Calendário
6. Como configurar a Agenda para visualização de ausências, finais de semana e feriados?
É possível visualizar os dias em que um recurso não esteve disponível assim como prever futuras ausências baseadas no Calendário. Para isso, basta seguir os próximos passos para a configuração e visualização dessas informações. Localize entre seus aplicativos a opção de Calendário:
Figura 8 - Janela de aplicativos com a opção de Calendário
Selecione o usuário ao qual deseja ver as ausências. Especificamente neste caso, elas não serão mostradas caso múltiplos usuários estejam selecionados. Os dias não disponíveis estarão em cinza, conforme mostrado no print abaixo:
Figura 9 - Tela de Calendário mostrando os dias ausentes de um usuário
Para mostrar a ausência do usuário, siga em Usuários > Editar (ao lado do usuário necessário) > Ausências.
Figura 10 - Tela de configuração de usuário com a opção de Ausências selecionada
Importante: Para que sejam visíveis os feriados, estes devem ser configurados diretamente na sua Organização — isso é possível seguindo para Configurações (nome da Organização no canto superior esquerdo > Configurar Organização) > Feriados.
7. Como publicar o Calendário com outras plataformas?
O Artia oferece a opção de compartilhar o Calendário com outras plataformas. Você pode gerar um link para compartilhar compromissos ou apenas horários ocupados. Para isso, basta selecionar a opção de compartilhar e copiar o link, que pode ser colado em outra agenda, como a do Outlook e Gmail. Abaixo mostraremos como publicar seu calendário nestas duas plataformas, lembrando que é importante as atividades possuírem as datas de início e término estimado configuradas.
Importante: O link gerado pela agenda do Artia compartilha informações de forma dinâmica. No entanto, o Artia não é responsável pela sincronização automática das mudanças ocorridas na agenda do Artia com os calendários do Gmail e do Outlook. O usuário deve estar ciente de como as ferramentas de agenda do Gmail e do Outlook funcionam para garantir a sincronização das alterações.
Na tela de Calendário, selecione o ícone de Publicar Agenda:
Figura 11 - Tela de Calendário com a opção de publicar agenda em destaque
Após, clique em Gerar novo link para o campo Compromissos:
Figura 12 - Tela de Publicar Agenda com a opção de Gerar novo link
Copie o link gerado e feche a aba.
Figura 13 - Campo com o link gerado a ser copiado
7.1 Outlook
Acesse a função Calendário diretamente no seu Outlook.
Figura 14 - Menu inicial do Outlook destacando a opção de Calendário
Com a seção de Calendário aberta, clique em Adicionar Calendário > Assinar da Web.
Figura 15 - Tela de Calendário com a opção de Adicionar calendário destacada
Figura 16 - Tela da opção Adicionar calendário com Assinar na Web destacado
Cole o link gerado na Agenda do Artia e salve.
Figura 17 - Tela de Assinar na Web para colar o link e botão de Importar
O calendário do Artia será publicado no Outlook.
Importante: As alterações feitas no Artia não serão refletidas automaticamente na agenda do Outlook. Para atualizar o calendário, basta seguir novamente o processo. Ao finalizar o processo, será exibida a mensagem: "Já existe inscrição do calendário da web".
Figura 18 - Mensagem mostrando que já existe a inscrição no calendário
O calendário será atualizado com as modificações feitas no calendário do Artia, mas às vezes é necessário atualizar a tela manualmente de acordo com o aplicativo terceiro.
Figura 19 - Tela de Calendário do Outlook mostrando os eventos
7.2 Gmail
O mesmo processo pode ser seguido para espelhar a agenda do Artia na agenda do Gmail. No Gmail, porém, o calendário deve ser apagado e inserido novamente para que as atualizações sejam vistas.
7.2 Google Calendário
Realize o mesmo passo a passo descrito no tópico: 7. Como publicar o Calendário com outras plataformas, até a figura Figura 13 - Campo com o link gerado a ser copiado.
Após copiar o link gerado em publicar agenda do Artia, acesso o Google Calendário, e clique na engrenagem e em configurações.
Figura 20 - Botão de configurações do Google Calendário.
Clique em Adicionar Calendário e Da URL
Figura 21 - Adicionar calendário e Da URL.
Cole o link copiado de publicar agenda do Artia em URL do calendário e clique em Adicionar calendário.
Figura 22 - Adicionando link em URL do calendário.
🔁 Observação:
O Google Agenda não sincroniza em tempo real, então os eventos podem demorar algumas horas para aparecer.
8. Como imprimir o Calendário?
Para imprimir o Calendário do Artia, clique no ícone da impressora na lateral direita da tela de Calendário e configure para que a impressão seja realizada na versão completa do calendário.
Figura 23 - Tela de Calendário destacando a opção de impressora
Vídeo - Como utilizar a agenda:
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