1. O que é checklist e para que serve?

2. Como criar um modelo de checklist? 

3. Como adicionar um modelo de checklist a uma atividade?

4. Como editar modelos de checklist?

5. Como criar checklist manualmente? 

1. O que é checklist e para que serve?

Checklist é uma lista de controle de atividades que auxilia na organização, acompanhamento e verificação do cumprimento de tarefas. O termo surgiu da junção dos termos “check”, que significa verificar, e “list”, que significa lista.

Também são usados para fazer verificações sistemáticas de atividades ou produtos, garantindo que o trabalhador ou inspetor não se esqueça de nada importante. Para organizar melhor suas responsabilidades e obrigações e verificar, de forma fácil e visual, suas tarefas mais importantes.

Sendo assim, o checklist serve para reduzir erros e garantir consistência e integridade na execução de uma tarefa.

2. Como Criar um Modelo de Checklist?

A criação de um modelo de checklist no Artia requer permissões de Administrador da organização. O Administrador pode configurar modelos de checklist prontos diretamente nas configurações da organização, garantindo padronização e agilidade no uso.

Acesse as configurações de sua organização clicando no nome de sua empresa no canto superior esquerdo. 

Figura 1 - Imagem de como acessar o menu de configurações da organização

Em seguida, vá para Configurações > Personalização > Checklist 

 Figura 2 - Imagem de como acessar as configurações do checklist

Preencha os campos a seguir para criar o modelo de checklist

Título: serve para identificar para qual atividade o usuário deve associar o modelo;

Situação após o preenchimento: escolha a situação que será aplicada à atividade quando todas as etapas forem concluídas;

Observação: são apresentadas todas as situações cadastradas no artia, (porém, situações inativas e que foram deletas serão retiradas do cadastro de checklist) ao selecionar uma situação as atividades que possuírem o checklist serão automaticamente alteradas para a situação escolhida

Importante: no checklist somente aparecerão as situações que estão habilitadas em todos os grupos de trabalho da organização.

 Figura 3 - Imagem da configuração de situação após preenchimento do checklist

Considerar peso da etapa: se estiver marcado, cada etapa terá um peso específico, com a soma de até 100% distribuído entre todas as etapas;

Caso esteja desmarcada, os apontamentos serão considerados na % completo da atividade;

Etapas cadastradas: Mostra as etapas já criadas para esse checklist;

Salvar o Checklist: Depois de preenchido, clique em Salvar Checklist para registrar as configurações;

 Figura 4 - Imagem mostrando a configuração de pesos de cada etapa do checklist

Exemplo da porcentagem e peso das etapas na execução da atividade

Figura 5 - Imagem do avanço de percentual a partir do preenchimento do checklist

3. Como editar modelos de checklists? 

Você pode editar checklists já vinculados a atividades. Para isso, clique em Editar ao lado do checklist na lista de Checklists Cadastrados em Configurações da Organização e altere as informações ou etapas conforme necessárias;

Após a edição, clique em Salvar Checklist para confirmar as alterações.

 Figura 6 - Passo a passo de como editar um modelo de checklist

Cuidados com a Edição: Ao editar o nome de uma etapa, as atividades vinculadas terão esse nome alterado. No entanto, os pesos das etapas só afetarão as que ainda não foram concluídas.

4. Como Adicionar um modelo de checklist a uma Atividade?

Existem vários caminhos de vincular um checklist pronto a uma atividade, confira os passos:

Modelo de checklist pelo app Atividades

Acesse o Grupo de Trabalho desejado, escolha o projeto e procure pelo app Atividades. Se ele não aparecer na sua lista de aplicativos, clique no botão “+” no canto superior direito para adicioná-lo.

Figura 7 - Imagem de como acessar o app Atividades

Clique na atividade em que deseja adicionar o checklist. No lado esquerdo da tela, clique no ícone com três linhas. Em seguida, selecione a opção Checklist. No pop-up que aparecer, escolha o modelo desejado e clique em Salvar

Figura 8 - Passo a passo de como vincular um modelo de checklist em uma atividade

Modelo de checklist pelo app Kanban

Acesse o Grupo de Trabalho desejado, escolha o projeto e procure pelo app Kanban. Se ele não aparecer na sua lista de aplicativos, clique no botão “+” no canto superior direito para adicioná-lo.

Figura 9 - Imagem de como acessar o app Kanban

No card da atividade, clique no ícone de checklist e selecione o modelo desejado;

Figura 10 - Passo a passo de como inserir um checklist pelo Kanban

5. Como criar checklist manualmente?

Além da criação do checklist através das configurações, é possível deixar liberada a criação manual. Onde será possível criar checklists no mesmo momento em que será vinculado. Basta selecionar a opção “Habilitar Checklist Manual”.

OBS: somente o administrador poderá liberar esta função.

Figura 11 - Imagem de como habilitar o checklist manual nas configurações da organização

Checklist manual pelo app Atividades

Figura 12 - Passo a passo de como criar um checklist manual pelo app Atividades

Checklist manual pelo app kanban

 Figura 13 - Passo a passo de como criar um checklist manual pelo app Kanban

Acompanhamento das Etapas do Checklist: após vincular ou criar o checklist, a equipe pode começar a marcar as etapas como concluídas. Dependendo de como o checklist foi configurado, o percentual de conclusão da atividade pode ser ajustado conforme as etapas são finalizadas.

Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]