1. Qual o objetivo da gestão de contratos? 

2. Como criar um contrato no Artia? 

3. Como utilizar as regras do contrato? 

4. Como vincular um contrato ao projeto? 

5. Como funciona a aba financeiro?

6. Como duplicar um contrato?

7. Como funciona a aba histórico?

1. Qual o objetivo da gestão de contratos? 

A Gestão de Contratos foi desenvolvida com o objetivo de permitir a criação de contratos personalizados, nos quais é possível vincular regras específicas para cada tipo de contrato. Dessa forma, a gestão se torna mais eficiente e assertiva. 

2. Como criar um contrato no Artia? 

Para criar um contrato acesse a aba de Gestão de contratos 

Gif 1 - Acesso a gestão de contratos

Na Gestão de Contratos, é possível criar um novo contrato, especificando informações como título, número do contrato, cliente, descrição e prazo de execução. 

Figura 2 - Tela de edição da gestão de contratos

Atenção: Para criar um contrato dentro da plataforma, é necessário ser um usuário administrador ou um líder com permissão adicional de gestão de contratos. Vale destacar que apenas o administrador tem a capacidade de conceder essa permissão aos líderes. Para mais detalhes consulte nosso artigo sobre configurações de usuário. 

Após o cadastro da capa do contrato, serão habilitadas as abas Regras do Contrato, Vincular Projeto e Histórico. 

3. Como utilizar as regras do contrato? 

Na aba Regras do Contrato, é possível definir as regras específicas para o contrato em questão, com a opção de cadastrar várias regras para o mesmo contrato. O cadastro de regras inclui os seguintes campos: 

Tipo de Atividade: Exibe todos os tipos de atividades disponíveis na plataforma. 

Início e Término da Validade: Permite definir o período de validade de cada regra, com data de início e término. 

Regras: Apresenta a listagem das regras que podem ser cadastradas. 

Figura 3 - Tela da regra

3.1 Quais regras podem ser cadastradas? 

3.1.1 Notificação % Completo

Enviará uma notificação quando o percentual de conclusão (representado pelo % Completo) atingir o valor definido na regra. As notificações serão enviadas para os destinatários definidos no campo: Quem deve ser notificado? 

Figura 4 - Tela da regra Notificação % Completo

3.1.2 Notificação de % das Horas Estimadas

Enviará uma notificação quando o percentual das horas estimadas atingir o valor definido na regra. As notificações serão enviadas para os destinatários definidos no campo: Quem deve ser notificado? 

Figura 5 - Regra Notificação de % de horas estimadas

3.1.3 Notificação de % completo pela alocação parcial

Enviará notificações quando a porcentagem de conclusão de uma atividade ou tarefa atinge um valor específico, levando em consideração a alocação parcial de recursos ou horas para essa atividade. 

Figura 6 - Regra de Notificação % completo pela alocação parcial

3.1.4 Notificação de Horas Realizadas

Ao definir esta regra, o sistema habilita o campo Notificar quando, com as seguintes opções: 

Esforço real igual ao esforço estimado: Quando os apontamentos da atividade atingirem o mesmo valor de esforço estimado, o sistema enviará a notificação. 

Esforço real maior que o esforço estimado: Quando os apontamentos da atividade excederem o esforço estimado, o sistema enviará a notificação. 

Esforço real igual ou maior que o esforço estimado: Quando os apontamentos da atividade atingirem ou excederem o valor de esforço estimado, o sistema enviará a notificação. Lembrando que as notificações serão enviadas para os destinatários configurados. 

Figura 7 - Tela da regra de notificação de horas realizadas

3.1.5 Apontamentos Excedentes

Ao definir a regra Apontamento Excedente, serão apresentadas duas opções no campo “Permitir apontamentos excedentes?”: Permitir ou Bloquear. 

Se a opção “Bloquear” for escolhida, o sistema não permitirá apontamentos excedentes ao valor definido de Esforço Estimado. 

Se a opção “Permitir” for escolhida, será necessário definir no campo Contabilizar Esforço Real? uma das opções: Sim ou Somente após aprovação. 

Se a opção Sim for selecionada, os apontamentos excedentes serão permitidos e contabilizados sem necessidade de aprovação. 

Se a opção “Somente após aprovação” for escolhida, os apontamentos excedentes poderão ser realizados, mas ficarão pendentes de aprovação pelo líder do grupo de trabalho antes de serem contabilizados no esforço real da atividade. 

Figura 8 - Tela de regra de apontamentos excedentes

3.1.6 Aprovação de Horas

Ao definir a regra Aprovação de Horas, serão apresentadas duas opções no campo O que precisa ser aprovado? Todos os apontamentos ou Somente Horas Excedentes. 

Se a opção “Todos os apontamentos" for escolhida, todos os apontamentos realizados nas atividades do projeto serão enviados para aprovação do líder do grupo de trabalho. 

Se a opção Somente Horas Excedentes for escolhida, apenas os apontamentos que excederem o valor do esforço estimado serão enviados para aprovação do líder do grupo de trabalho. 

Parâmetros das Regras: Mostra os parâmetros específicos conforme a regra definida. 

Figura 9 - Regra de aprovação de horas

3.1.7 Horas faturáveis

As horas faturáveis são aquelas em que os líderes de projeto ou líderes designados podem determinar se as horas registradas pelos colaboradores são faturáveis ou não.  

Figura 10 - Regra de horas faturáveis

Atenção: A aprovação de apontamentos pode ser realizada na lista correspondente. Para mais informações, consulte nosso material sobre esse recurso. 

4. Como vincular um contrato ao projeto? 

Existem três formas de realizar a vinculação de um contrato ao projeto, sendo elas: 

4.1 Contrato Padrão

É possível criar um contrato padrão para cada organização, que, ao ser utilizado na criação de um novo projeto, aplicará automaticamente as regras definidas neste contrato. Caso necessário, o projeto também pode ser criado sem um contrato definido. Para definir um contrato padrão, acesse acesse Configurar organização, Configurações, Gestão de contrato.

Figura 11 - Cadastro de um contrato padrão

4.2 Vincular pela gestão de contratos

Ao criar ou editar um contrato, na aba Vincular Projeto, é possível associar um projeto inserindo o ID do projeto desejado. 

Figura 12 - Tela de vinculação de projetos

4.3 Vincular pela capa do projeto

Na capa do projeto clique no ícone de gestão de contratos. 

Figura 13 - Capa do projeto para vinculação de contato

Figura 14 - Tela da gestão de contrato na capa do projeto

5. Como funciona a aba financeiro?

Essa aba permite definir o custo do usuário com base no recurso utilizado e no tipo de atividade apontada.

Figura 15 - Aba financeiro na gestão de contratos

Importante:

-  A permissão adicional "Visualização de Informações Financeiras" passa a ser aplicada também à aba Financeiro na Gestão de Contratos.

- Usuários com acesso à Gestão de Contratos, mas sem essa permissão adicional, não poderão visualizar os valores das regras criadas por outros usuários.

- Exceção: Se o usuário for o criador do contrato, ele poderá visualizar todos os valores, mesmo sem a permissão extra.

5.1 Como criar uma regra?

Na aba Financeiro da funcionalidade Gestão de Contratos, ao clicar em + Lançamento, será exibido um modal para a criação de regras financeiras. Nesse modal, é possível definir os parâmetros desejados para configurar a regra de acordo com as necessidades do contrato. Nesse modal você preencherá:

Tipo de atividade: Seleciona um ou mais tipos de atividades

Recursos: Seleciona um ou mais recursos

Tipo de custo: Informa se o custo será por hora ou por período.

Classificação: Define se o lançamento será um gasto (apenas valores negativos) ou uma receita (apenas valores positivos)

Valor: Informa o valor que será aplicado. Lembrando que será ajustado automaticamente para positivo ou negativo conforme a classificação financeira selecionada.

Inicio e fim: Informa o inicio e fim de vigência da regra cadastrada.

Figura 16 - Novo lançamentos

O sistema não permite a criação de regras duplicadas e segue uma hierarquia para aplicar a regra mais específica disponível, conforme a ordem abaixo:

1º Recurso + Tipo de atividade específico

2º Recurso específico + Todos os tipos de atividade

3º Todos os recursos + Tipo de atividade específico

4º Todos os recursos + Todos os tipos de atividade

Caso nenhuma regra seja encontrada, será utilizado o custo padrão do usuário, conforme definido na configuração do participante. Durante o cálculo de mão de obra, essa hierarquia é utilizada para garantir que a regra mais adequada seja aplicada.

Observação: Caso o tipo de atividade esteja vinculado a alguma regra financeira, não será possível excluí-lo da organização.

5.2 Como visualizar as regras financeiras criadas?

Após a criação de uma regra, é possível editá-la ou excluí-la conforme necessário pela lista de regra financeira:

Figura 17 - Listagem de regras

6. Como duplicar um contrato?

A funcionalidade de duplicar contrato pode ser acessada de duas formas, dentro da área de Gestão de Contratos, no escopo de um grupo de trabalho:

Duplicação individual: Através da opção "Mais opções" disponível na linha do contrato

Figura 18 - Duplicação de contrato

Duplicação múltipla: Ao selecionar dois ou mais contratos e clicar em "Ações > Duplicar".

Figura 19 - Duplicação múltipla

Ao duplicar um contrato, o sistema criará uma versão com o prefixo “Cópia de” no nome, facilitando a identificação da origem da duplicação. A nova cópia irá incluir automaticamente as seguintes informações do contrato original: regras do contrato, regras financeiras (se houver), número do contrato, cliente vinculado, descrição de prazo.

Importante: - O contrato duplicado será criado com o status 'Pendente' e não incluirá os usuários e projetos que estavam vinculados ao contrato original.

                     - As *regras financeiras só serão copiadas se o usuário que está duplicando for o criador do contrato ou possuir permissão para visualizar as informações financeiras. Caso contrário, as regras financeiras não serão replicadas, mas os demais dados serão mantidos normalmente.

7. Como funciona a aba histórico?

O Histórico exibe todas as movimentações realizadas no contrato.

Figura 18 - Histórico da tela de gestão de contratos

Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]