Neste artigo:
- Como cadastrar um novo usuário?
- Quais os níveis de acesso disponíveis?
- Tipos de usuário disponíveis
- Permissões adicionais
- Como utilizar os filtros na seção de usuários?
- Como configurar o modelo de visualização (Apps)?
- O que acontece com as atividades e projetos quando um usuário vira Externo?
1. Como cadastrar um novo usuário?
Para cadastrar um novo usuário no Artia, siga os passos abaixo:
- No canto superior esquerdo da plataforma, clique no nome da sua Organização;
- Selecione a opção Configurar Organização.
- Clique em Usuários;
- Vá em "Novo usuário"
Menu de configuração na seção de Usuários e opção de Novo Usuário.
Em seguida, preencha as informações do novo usuário:
- Nome;
- E-mail (preferencialmente um e-mail corporativo).
Janela para inserção do nome e e-mail do novo usuário.
Após preencher os dados, selecione o Tipo de Usuário que será atribuído.
Os tipos disponíveis podem variar conforme as permissões e configurações da Organização.
Opções disponíveis de Tipo de Usuário.
2. Quais os níveis de acesso disponíveis?
No Artia, os níveis de acesso permitem controlar quais funcionalidades e informações cada usuário poderá visualizar ou editar dentro da Organização.
As permissões podem ser configuradas conforme a necessidade de cada equipe, garantindo mais segurança e organização no gerenciamento dos projetos e atividades.
Os níveis de acesso são definidos dentro dos Grupos de Trabalho, permitindo que um mesmo usuário tenha permissões diferentes em cada grupo.
Por exemplo:
- um usuário pode ser Líder em um Grupo de Trabalho;
- e possuir acesso Restrito em outro.
Além disso, cada perfil também pode receber permissões adicionais configuradas pelo Administrador.
3. Tipos de usuário disponíveis
Externo
O usuário Externo é um perfil gratuito, normalmente utilizado para:
- clientes;
- parceiros;
- fornecedores;
- ou terceiros que precisam apenas acompanhar atividades e projetos.
Esse perfil possui acesso limitado e:
- não pode gerenciar atividades;
- não pode registrar horas;
- não visualiza informações reais de execução das atividades.
O usuário Externo consegue visualizar apenas informações planejadas, como:
- descrição;
- prazos;
- comentários;
- e anexos.
Além disso, ele só terá acesso às atividades ou projetos em que for explicitamente associado.
Líder
O usuário Líder possui acesso completo dentro do Grupo de Trabalho.
Entre suas permissões estão:
- gerenciar projetos;
- criar e editar atividades;
- configurar cronogramas;
- definir responsáveis;
- visualizar relatórios;
- alterar informações das atividades;
- acompanhar todas as tarefas do grupo.
Esse perfil é indicado para gestores e responsáveis pela condução dos projetos.
Colaborador
O usuário Colaborador possui acesso voltado à execução das atividades atribuídas a ele.
Esse perfil pode:
- registrar horas;
- alterar situação das atividades associadas;
- comentar atividades;
- anexar arquivos;
- criar e editar visões;
- atualizar cálculos do projeto.
Porém, o Colaborador não possui:
- não possui acesso ao Gantt;
- não pode criar ou editar lançamentos financeiros;
- exceto em casos de Report de Despesas.
Além disso, ele só consegue alterar atividades em que estiver associado.
Restrito
O usuário Restrito possui acesso limitado às atividades e projetos aos quais foi associado.
Esse perfil pode:
- visualizar atividades vinculadas;
- registrar horas;
- comentar;
- alterar situações (quando permitido);
- acompanhar atividades específicas.
Porém, o usuário Restrito não possui:
- não possui acesso ao Gantt;
- não pode criar ou editar lançamentos financeiros;
- e possui visibilidade reduzida dentro da plataforma.
Administrador
O Administrador possui acesso amplo às configurações e gerenciamento da Organização.
Esse perfil pode:
- configurar a Organização;
- criar e gerenciar Grupos de Trabalho;
- gerenciar usuários;
- cadastrar custos de mão de obra;
- criar contratos;
- ajustar permissões e regras do sistema.
Embora Administrador seja um tipo de usuário e não um nível de acesso, normalmente ele possui perfil de Líder nos Grupos de Trabalho.
Isso garante acesso avançado para gerenciamento completo da plataforma.
4. Permissões adicionais
Além dos níveis de acesso padrão, o Artia também permite configurar permissões adicionais para cada usuário.
Essas permissões ajudam a tornar os acessos mais flexíveis, permitindo liberar funcionalidades específicas conforme a necessidade de cada perfil.
As permissões adicionais são configuradas pelo Administrador da Organização, garantindo maior controle sobre:
- segurança;
- autonomia;
- e acesso às funcionalidades da plataforma.
Tela de ajuste de Permissões Adicionais.
5. Como utilizar os filtros na seção de usuários?
Os filtros da seção de usuários ajudam a localizar e organizar os usuários da Organização de forma mais rápida e precisa.
Para utilizar corretamente os filtros:
- Selecione o Grupo de Trabalho desejado e clique em Filtrar;
- Depois, escolha o Tipo de Usuário e clique novamente em Filtrar;
- Por fim, selecione o Nível de Acesso desejado e clique em Filtrar para concluir.
Importante: Para que os níveis de acesso sejam exibidos corretamente, é necessário seguir exatamente essa ordem de seleção dos filtros.
Esse processo garante uma visualização mais precisa das permissões e usuários vinculados a cada grupo de trabalho.
GIF demonstrando a utilização dos filtros na seção de Usuários.
6. Como adicionar o modelo de visualização do Artia (APPS)?
Na opção Apps, o administrador pode definir qual modelo de visualização será utilizado pelo usuário dentro do Artia. É possível manter a visualização padrão configurada para toda a organização ou selecionar uma visualização personalizada, adaptando os aplicativos exibidos conforme a necessidade de cada usuário.
Essa configuração permite organizar melhor o ambiente de trabalho, facilitando o acesso às funcionalidades mais utilizadas e tornando a navegação mais prática e eficiente.
Tela de escolha de visualização de Apps
7. O que acontece com as atividades e projetos quando um usuário vira Externo?
Nada acontece automaticamente. O sistema não transfere a responsabilidade das atividades e projetos para outra pessoa quando um usuário tem seu papel alterado para Externo. Ele continua aparecendo como responsável normalmente, mesmo após a mudança de perfil.
O que o sistema verifica na hora da troca?
Quando alguém altera o papel de um usuário para Externo, o sistema realiza apenas uma verificação: se esse usuário é o último Líder ativo do Grupo de Trabalho. Ele não verifica quantas atividades ou projetos esse usuário lidera, nem se há alguém disponível para assumir a responsabilidade.
O fluxo é o seguinte:
- O usuário é Líder no Grupo de Trabalho e aparece como responsável em atividades ou projetos.
- Um Líder ou Administrador altera o papel dele para Externo pela tela de gestão de usuários.
- O sistema verifica apenas se ele é o último Líder ativo do Grupo de Trabalho.
- Se não for o último, a troca é concluída. A responsabilidade das atividades e projetos permanece com o mesmo usuário, sem nenhum aviso ou correção automática.
Qual é a única trava existente?
A única validação que pode impedir a troca é a mensagem: "Você é o único Líder ativo deste Grupo de Trabalho"
Essa trava é sobre a liderança do Grupo de Trabalho, não sobre a responsabilidade de atividades ou projetos. Se houver qualquer outro Líder ativo no grupo, a troca é permitida, mesmo que o usuário seja responsável único por várias atividades e projetos.
O que não não é feito automaticamente:
- Reatribuição automática de responsabilidade para outro Líder, para o dono da conta ou para qualquer outro usuário
- Bloqueio da troca de papel com base em quantas atividades ou projetos o usuário lidera
- Aviso, alerta ou notificação informando que uma atividade ou projeto ficou com um responsável Externo
- Revisão automática futura: o sistema nunca volta a verificar esse dado após a troca, a menos que alguém edite manualmente a atividade ou projeto
Mensagens que podem aparecer após a troca:
As regras existentes são preventivas e só bloqueiam tentativas de reatribuição manual a partir do momento em que o usuário já é Externo:
- Ao tentar promover um usuário Externo para Líder ou Administrador:
"Usuário não pode ser Líder ou Administrador sendo Externo no Grupo de Trabalho" - Ao tentar associar um usuário Externo como responsável ou executor de uma atividade:
"O(A) participante 'Fulano' é externo e só pode ser associado(a) como informado."
Situações comuns e o que fazer:
"Mudei um usuário para Externo e a atividade continua com ele como responsável"
Esse é o comportamento esperado do sistema. Não há reatribuição automática. Oriente o cliente a reatribuir manualmente o responsável para outro participante pela tela de membros da atividade ou projeto.
"Não consigo trocar um Líder para Externo"
Provavelmente ele é o último Líder ativo do Grupo de Trabalho. Oriente o cliente a nomear outro Líder no grupo antes de repetir a troca.
"Esse usuário era o único participante da atividade e agora não sei quem é o responsável"
Não há reatribuição nem escolha automática nesse caso. O campo de responsável simplesmente não é alterado. O cliente precisa adicionar outro participante à atividade ou projeto e definir manualmente o novo responsável.
"Tentei recolocar o mesmo usuário como responsável e deu erro"
Essa é a validação preventiva de associação. A partir do momento em que o papel do usuário virou Externo, ele não pode mais ser reassociado como responsável ou executor, apenas como informado.
Após esta explicação ainda restam dúvidas? Então fale diretamente com um de nossos consultores no chat do https://artia.com/ ou através do e-mail: [email protected]